Ein Beitrag von Jörg Frey, Geschäftsführer bei der Haufe-Lexware GmbH & Co KG, einem Unternehmen der Haufe Gruppe.

Steht der Betriebsprüfer des Finanzamts vor der Tür, kann einem schon mal mulmig werden. Selbst wenn man sich nichts vorzuwerfen hat: Das deutsche Steuerrecht ist so kompliziert, dass Fehler leicht passieren können. Zu wissen, wie ein Betriebsprüfer arbeitet, hilft Startups und Selbstständigen die Prüfung zu überstehen – auch ohne eigene Finanzabteilung. Neun Schritte des Betriebsprüfers.

1. Smalltalk mit Hintergedanken

Ein erfahrener Betriebsprüfer startet seine Prüfung mit Smalltalk. Die Gespräche über Auto, Urlaub, Hobby und die Familie sind bereits erste Amtshandlungen, denn der Unternehmer könnte so etwas von seinen privaten Vorlieben preisgeben. Der Betriebsprüfer kontrolliert die Buchhaltung auch auf Betriebsausgaben, mit denen der Unternehmer Privates über seine Firma finanziert haben könnte. Eine Dienstreise mit anschließendem Familienurlaub? Kein Problem – aber die Aufteilung von privaten und geschäftlichen Ausgaben muss stets dokumentiert und im Zweifelsfall schlüssig argumentiert werden.

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Tipp: Beim ersten Treffen mit dem Prüfer sollte der Steuerberater dabei sein. Dieser wird für eine sachliche Diskussion sorgen und die private Ebene außen vor lassen.

2. Kontrollmaterial

Finden sich in der Buchhaltung eines Unternehmens Rechnungen von anderen Firmen, werden dazu stichprobenartig Kontrollmitteilungen an diese Geschäftspartner verschickt. Damit kann bei ihnen die korrekte Aufzeichnung der Betriebseinnahmen überprüft werden. Im Visier der Prüfer sind dabei vor allem hohe Rechnungsbeträge, die bar bezahlt wurden.

3. Online-Shops: Auch Betriebsprüfer kennen Archive.org

Wenn ein Betriebsprüfer den Verdacht hegt, dass ein Online-Händler in den vergangenen Jahren bestimmte Waren in seinem Shop angeboten hat, die korrespondierenden Einnahmen aber nicht aufgezeichnet wurden, ist Leugnen meist zwecklos. Denn auch das Finanzamt kennt Archive.org und kann prüfen, wie ein Online-Shop vor einigen Jahren ausgesehen hat. Auf der Seite werden Online-Portale aus aller Welt zu bestimmten Terminen ungefragt gescannt – und jeder kann unter der Domain nachsehen, wie eine Webseite zu einem früheren Zeitpunkt ausgesehen und welche Produkte ein Online-Shop angeboten hat.

4. Zeitgemäßes Fahrtenbuch

Meldet sich der Prüfer des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Dumm nur, wenn man dabei ein Fahrtenbuch verwendet, das im betreffenden Jahr noch gar nicht auf dem Markt war. Die Hersteller von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Das erkennen die Prüfer. Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

5. Lieblingszahlen überführen Steuersünder

Das Finanzamt prüft die Zahlen eines Unternehmens mit dem Chi-Quadrattest. Das funktioniert so: Der Betriebsprüfer speist die steuerlichen Datenkolonnen in die Prüfersoftware IDEA ein. Die zeigt an, wenn bestimmte Zahlen auffällig häufig verwendet werden. In Betrugsfällen kommt es regelmäßig vor, dass Unternehmer unbewusst bestimmte Lieblingszahlen verwenden, wenn sie beispielsweise falsche Zahlen ein- oder nachtragen. Der Chi-Quadrattest kann das entlarven.

Tipp: Wenn der Chi-Quadrattest scheinbare Manipulationen auswirft, gibt das dem Finanzamt nicht das Recht, bei Gewinn oder Umsatz Hinzuschätzungen vorzunehmen. Dazu müssen weitere Indizien für eine fehlerhafte Buchführung vorliegen. Das Testergebnis sorgt aber für erhöhte Aufmerksamkeit beim Prüfer.

6. Klassiker: Anonyme Anzeigen

Enttäuschte Mitarbeiter und ehemalige Geschäftspartner geben häufig Insider-Informationen über eine Firma an Betriebsprüfer weiter. Stellt der Betriebsprüfer gezielte Fragen zu Geschäftspraktiken, die eigentlich nur der Geschäftsinhaber und seine Vertrauten wissen können, ist es möglich, dass er im Besitz einer anonymen Anzeige ist und konkreten Anschuldigen nachgeht.

7. Auskunftsersuchen schafft Klarheit

Bietet ein Händler seine Ware über Online-Portale und Internet-Auktionshäuser an, wird das Finanzamt bei Unstimmigkeiten Auskunft bei den Betreibern dieser Portale einfordern. So erhält der Betriebsprüfer alle notwendigen Informationen zu den Erlösen des Händlers. Doch nicht nur Händler sind hier im Visier des Finanzamts. Auch Selbstständige wie Handwerker, die ihre Leistungen beispielsweise über Online-Portale anbieten oder versteigern, müssen damit rechnen, dass das Finanzamt die aufgezeichneten Betriebseinnahmen mit den Daten aus Auskunftsersuchen abgleicht.

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Tipp: Bereits seit einigen Jahren durchforsten speziell geschulte Finanzbeamte mit der Software XPIDER das Internet auf der Suche nach Online-Aktivitäten wie Ebay-Handel, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Betrug wird durch die Informationen von zwei Seiten schnell aufgedeckt und teuer.

8. Elektronische Plausibilitätskontrollen

Das Formular EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) und die Bilanzdaten von Unternehmern sollen nicht nur elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden, um dem Unternehmer die Arbeit zu erleichtern. Der wichtigste Nutzen für das Finanzamt ist, dass sich hiermit Plausibilitätskontrollen machen lassen, die Auffälligkeiten zeigen. Dadurch landen scheinbar harmlose Steuerfälle, deren Daten aber von der Norm abweichen oder deren Eintragungen Fehler vermuten lassen, auf dem Tisch des Betriebsprüfers.

9. Lohnsteuer-Nachschau

Seit Juni 2013 ist es Lohnsteuerprüfern des Finanzamts erlaubt, unangekündigt im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau (gemäß § 42g EStG) vor der Tür zu stehen und lohnsteuerlich relevante Daten anzufordern. Der Überraschungsbesuch soll bewirken, dass ein Unternehmer keine Zeit hat, sich auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten und seine Aufzeichnungen zu sehr aufzubereiten. Durch diese Regel kann der Prüfer einen schnellen Überblick erhalten, ob – und falls ja, wo – etwas nicht korrekt angegeben wurde.

Tipp: Steht ein Lohnsteuerprüfer überraschend vor der Tür, sollten Sie ihm keine Unterlagen aushändigen. Vereinbaren Sie stattdessen mit Ihm einen neuen Termin mit Ihrem Steuerberater und händigen Sie Unterlagen nur in dessen Beisein aus. Fordert der Lohnsteuerprüfer während einer Lohnsteuer-Nachschau Bargeld von Ihnen, rufen Sie die Polizei. Der Grund: Bereits bei Einführung der Umsatzsteuer-Nachschau haben Betrüger sich als Prüfer des Finanzamts ausgegeben und angeboten, die vermeintliche Prüfung gegen Geldzahlungen zu stoppen.

Fazit

Der Betriebsprüfer ist nicht der Feind der Unternehmer. Er folgt seinem Auftrag, Geld einzutreiben, das dem Staat zusteht. Mit einer gezielten Vorbereitung und etwas Detailwissen kann jeder Gründer der Betriebsprüfung des Finanzamts gelassen entgegensehen.

Bild: © panthermedia.net / Werner Heiber