In den überfüllten Großstädten gehören die Autos diverser Carsharing-Anbieter seit einigen Jahren zum Stadtbild. Dabei hat mit der Verbreitung von Smartphones insbesondere das „Free Floating Car-Konzept“, bei dem die Autos innerhalb eines Geschäftsgebietes völlig frei angemietet und wieder abgegeben werden können, einen besonderen Schub erfahren.
Allein in Berlin stehen derzeit fast 2500 solcher Autos anbieterübergreifend zur Verfügung. Insbesondere im Zentrum von Berlin muss man nur selten mehr als 200 Meter laufen, bis man auf das erste Carsharing-Auto stößt. Angesichts dessen wird mancher Unternehmer daran denken, Carsharing auch für seine geschäftliche Tätigkeit zu nutzen. Sei es zur flexiblen Erweiterung des existierenden Fuhrparks oder, um als Freiberufler unkompliziert zum Kunden zu kommen: Das Konzept nur zu zahlen, wenn ein Auto tatsächlich genutzt wird, kann in vielerlei Hinsicht attraktiv erscheinen.
Aber ist es wirklich so einfach, Carsharing im Rahmen geschäftlicher Tätigkeit zu nutzen? Was muss man hinsichtlich Buchführung und Steuern dabei beachten? Und gibt es Anbieter, die für eine geschäftliche Nutzung besonders geeignet sind? felix1.de hat sich die unterschiedlichen Angebote aus buchhalterischer und steuerlicher Sicht einmal angeschaut und erklärt, auf was Sie bei der Nutzung von Carsharing in Ihrem Unternehmen achten sollten.
Was muss ich im Hinblick auf meine Buchhaltung beachten?
1. Erledigen Sie Ihre Carsharing-Abrechnung für Dienstreisen zeitnah. Nicht alle Anbieter weisen die Orte für Beginn und Beendigung der Miete exakt auf ihren Rechnungen aus. Wenn Sie Ihre Belege zu lange liegen lassen, wird es unter Umständen schwierig, festzustellen, ob es sich bei einer Fahrt um eine Dienstreise oder eine private Fahrt gehandelt hat.
2. Trennen Sie Dienstreisen und private Fahrten möglichst schon bei der Nutzung, in dem Sie für private und geschäftliche Fahrten unterschiedliche Accounts verwenden oder von der Option mancher Carsharing-Anbieter Gebrauch machen, einzelne Fahrten als geschäftliche Fahrt abzurechnen.
ACHTUNG!! Heimfahrten vom Büro sind keine Dienstreisen und gelten nicht als Betriebsausgaben.
3. Achten Sie darauf, dass die Rechnungen, die Sie für Ihre Fahrten erhalten, korrekt adressiert sind und ggf. alle Kriterien zum Vorsteuerabzug erfüllt werden. (Sind sie sich unsicher, was diese Kriterien sind? Lesen Sie hier mehr dazu.) Die beiden großen Carsharing-Anbieter DriveNow und Car2Go bieten die Möglichkeit, gesonderte Abrechnungen für Geschäftsfahrten einzurichten. Davon sollten Sie Gebrauch machen.
Wie kann ich geschäftliche Fahrten steuerlich geltend machen?
1. Nimmt Ihr Arbeitnehmer einen Carsharing-Wagen für die Fahrt zu einem Kunden, handelt es sich um eine Dienstreise. Er reicht dann die Rechnung bei seinem Unternehmen ein und erhält die Kosten steuerfrei erstattet. Für den Arbeitgeber ist die Fahrt eine Betriebsausgabe, die er bei der Steuer von den Betriebseinnahmen abziehen kann.
Unternehmen Sie als Unternehmer die Dienstreise selbst, liegt natürlich ebenfalls eine Betriebsausgabe vor.
2. Wenn Ihr Arbeitnehmer von der Arbeit nach Hause oder von zu Hause zur Arbeit fährt und einen Carsharing-Wagen nimmt liegt eine private Fahrt vor. Er kann hier lediglich die Entfernungspauschale (0,30 €/km) in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
ACHTUNG!!! Es handelt sich dabei NICHT um die tatsächlich gefahrenen Kilometer, sondern um die Entfernung zwischen Arbeitsstätte und Wohnsitz. Sollte das Unternehmen dem Arbeitnehmer diese Fahrten in voller Höhe erstatten, ist das für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil und gilt als Arbeitslohn. Dies erhöht somit auch Lohnsteuer und Lohnnebenkosten. Fahren Sie als Unternehmer nach Hause, können Sie ebenfalls die Entfernungspauschale von 0,30 Euro geltend machen.
3. Wenn Sie oder Ihr Mitarbeiter erst zum Kunden und von dort aus nach Hause fahren, liegt für die komplette Fahrt eine Dienstreise vor. Folge: Die Kosten können Sie in voller Höhe steuerlich geltend machen.
Carsharing kann für Unternehmen eine günstige Möglichkeit darstellen, innerhalb deutscher Großstädte mobil zu sein. Wenn Sie unsere buchhalterischen und steuerlichen Ratschläge befolgen, sollte es dabei auch mit dem Finanzamt keine Probleme geben.
