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Vor Behörden hat wohl jeder gesetzestreue Bundesbürger eine gewisse Ehrfurcht und dass eine Unternehmensanmeldung im bundesdeutschen Bürokratiedschungel auch mal umfangreich und teuer werden kann, überrascht da wenig. Doch hier gilt es, als angehender Unternehmer Vorsicht walten zu lassen: Nicht überall wo Behörde drauf steht, ist auch Behörde drin.

Wozu dienen das Handelsregister und der Handelsregister-Eintrag?

Will man ein Unternehmen gründen, ist einer der ersten Gänge der zum Notar, um eine Eintragung beim Handelsregister vorzunehmen. Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle Unternehmen eines bestimmten geografischen Gebietes eingetragen werden. In den Auszügen des Handelsregisters werden alle Gesellschafter  eines Unternehmens aufgelistet und die Anteile, die sie am Stammkapital des jeweiligen Unternehmens haben. Ändern sich die Firmendaten, die Gesellschafterverteilung oder die Gesellschafterliste ist stets auch eine Änderung im Handelsregister erforderlich.

Das Handelsregister kann durch jeden Bundesbürger kostenlos eingesehen werden und wird je nach Land von unterschiedlichen Institutionen geführt. In Deutschland und Österreich sind Amtsgerichte für das Handelsregister zuständig und in der Schweiz Handelregisterämter. Dem Handelsregister kommt so eine gewisse Transparenzfunktion zu, die das deutsche Unternehmertum ordnet.

So funktioniert die Handelsregister-Anmeldung

Das Register setzt sich aus zwei Handelsregister-Abteilungen zusammen. In Abteilung A (HRA) finden sich Einzelunternehmen, Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine, während in Abteilung B (HRB) Kapitalgesellschaften gelistet sind. Das Handelsregister wird nach einer EU-Richtlinie seit 2007 vollständig elektronisch geführt, sodass eine Handelsregister-Anmeldung – was eine Neueintragung, aber auch eine Veränderung oder Löschung umfassen kann – elektronisch in öffentlich beglaubigter Form erfolgen muss.

Handelsregister-Eintragungen erfolgen grundsätzlich nur auf Antrag und eine ausbleibende Firmen-Eintragung kann mit zum Teil hohen Strafen belegt werden. Eine Eintragung ins Handelsregister ist dann erforderlich, wenn ein Unternehmen einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb darstellt (mit Ausnahme von Kleingewerbetreibenden). Eine solche Eintragung erfordert stets den Gang zum Notar, weshalb auf postalische Angebote, wie sie im Folgenden thematisiert werden, auch nicht unbedacht eingegangen werden sollte.

Drittanbieter erwecken den Eindruck eines Handelsregister-Eintrags

Für Eintragungen in das Handelsregister und für das Ausdrucken von Handelsregister-Auszügen werden Gebühren nach der Kostenordnung (KostO) erhoben, sodass eine Handelsregister-Anmeldung für gewöhnlich im Rahmen von 100,00 Euro für eine Erstanmeldung und rund 50,00 Euro für Änderungen liegt (hinzu kommen natürlich noch die Kosten für den Notar), während der Abruf einer Gesellschafterliste über das Internet-Portal des Handelsregisters nur 1,50 Euro kostet.

Doch es häuft sich die Anzahl externer Anbieter, die versuchen, mit dem Handelsregister Geld zu machen. Dies kann zwei Formen annehmen: Verschiedene Drittanbieter bieten das Downloaden von Gesellschafterlisten von GmbHs und anderen Rechtsformen zu erhöhten Preisen an. Oder aber Firmen offerieren frisch gegründeten Unternehmen eine Eintragung in ihr Register, welches von der Aufmachung jedoch gezielt dem Handelsregister ähnelt und natürlich wesentlich teurer ist.

Vorsicht 1: Ein überteuerter Handelsregister-Auszug von einem externen Anbieter

Wissen über die Gesellschafter-Strukur der Konkurrenz ist eine hilfreiche strategische Information, für die viele Unternehmer bereit sind, gutes Geld zu bezahlen. Eine Gesellschafterliste lässt sich beim Online-Portal des Handelsregisters mittlerweile schon für 1,50 Euro abrufen, vor Ort ist sogar eine kostenlose Einsicht möglich.

Daher gilt es, im Internet Vorsicht walten zu lassen, fordern doch Drittanbieter teilweise bis zu 13,00 Euro und mehr für eine Gesellschafterliste ein – das Achteinhalbfache der Summe, die das Handelsregister aufruft. Einige dieser Anbieter aggregieren mehrere Quellen für Firmendaten und verkaufen die gesammelten Daten teurer weiter, nachdem sie diese in ihrem System verarbeitet haben. Hier gilt es, sich besonders vor möglichen Abos in Acht zu nehmen, die dann dauerhaft hohe Kosten bedeuten. Wer den sicheren und kostenfreundlicheren Weg beschreiten möchte, sollte sich stets an die gängigen öffentlichen Stellen halten.

Vorsicht 2: Teure Veröffentlichungsofferten in Fake-Handelsregister

Eine andere Variante, bei Handelsregister-Eintragungen viel Geld zu lassen, besteht auch im umgekehrten Fall: durch die Eintragung. Findige Drittanbieter versenden an frisch gegründete Unternehmen Briefe, die den Eindruck offizieller Schreiben erwecken. Darin kommt es zu einer Veröffentlichungsofferte, laut der das betreffende Unternehmen seinen Firmendatensatz in das Register des Anbieters eintragen lassen kann.

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Vielfach erwecken diese Schreiben den Eindruck, ein offizielles, amtliches Register zu repräsentieren und schnell stellt sich bei frischen Existenzgründern der Eindruck ein, dass bereits eine Leistung erbracht wurde, für die das eigene Unternehmen nun zahlen müsse. Dafür werden unter anderem auch die Registerdaten des angeschriebenen Unternehmens dem Schreiben angefügt, sodass es scheint, als stünden die aufgelisteten Kosten im Zusammenhang zur kürzlich erfolgten Handelsregister-Eintragung. In kleiner Schrift wird erst mitgeteilt, dass es sich nicht um ein offizielles Register, geschweige denn um eine Rechnung handelt. Zahlungsfristen von sieben Tagen “bei Annahme” erwecken für den Empfänger dennoch den Eindruck, dass die Rechnung bezahlt werden müsse.

Der Eintrag in solch ein Adressenregister ist freilich völlig wertlos, da diese Adressenregister quasi von niemandem aufgesucht werden und meist vollständig unbekannt sind. Die Kosten dafür fallen dennoch an und sind teilweise horrende. Im Bildbeispiel werden etwa 570 Euro für eine Eintragung fällig, im schlimmsten Fall können sogar Abos folgen, bei denen dann Druck durch wiederholte Zahlungsaufforderungen und ähnliche Mahnschritte auf die frischen Existenzgründer ausgeübt wird, wenn diese über eine Kündigung nachdenken. Schnell meinen Gründer, sie haben bei der Handelsregister-Eintragung etwas falsch gemacht und müssten nun zahlen.

Die Realität: Derartige Adressbuchschwindlereien zu Handelsregister-Eintragungen sind vom Bundesgerichtshof (BGH) als Betrugsversuch identifiziert und verboten worden, wie ein paar interessante Beispiele zeigen. Die entsprechenden Anbieter solcher Fake-Handelsregister – offiziell wird natürlich in den Schreiben nicht von einem Handelsregister-Status gesprochen, doch die Aufmachung erweckt leicht diesen Eindruck – greifen auf Briefkastenfirmen zurück und sind im Nachhinein für die Betrogenen nicht mehr greifbar. Auch für die Eintragung in das Handelsregister gilt also, dass sich nur an offizielle Stellen und den Notar des Vertrauens gehalten werden sollte.

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