Ein Beitrag von Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Bernd Pirpamer, Partner bei der Kanzlei Heisse Kursawe Eversheds, und Rechtsreferendar Timo Kloster, Wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Heisse Kursawe Eversheds im Fachbereich Arbeitsrecht.
Startups arbeiten in kleinen Teams. Jeder hat seine Aufgaben und mit diesen Aufgaben kommen Kontakte, die dann nur bei einer Person gespeichert, aber für das Startup wichtig sind. Verlässt nun einer der Mitarbeiter das Unternehmen und nimmt Kontakte mit zur Konkurrenz, kann diese – an sich sinnvolle – Kompetenzverteilung schnell die Existenz des Startups gefährden. Gründer sollten daher auf den sogenannten Know-Who-Schutz einen ähnlichen Wert legen, wie auf Know-How-Schutz.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Geschäftskontakte laufen über soziale Netzwerke wie Xing und LinkedIn. Kunden-, Zulieferer- oder auch Pressekontakte sind in Outlook gespeichert. Obwohl die elektronische Speicherung mittlerweile ganz selbstverständlich ist: Der gesetzliche Rahmen hat sich seit der Zeit der klassischen Rollkartei kaum verändert: Handelt es sich bei Kontaktdaten um Arbeitsmittel des Unternehmens, hat der ausgeschiedene Mitarbeiter diese nach allgemeinen Rechtsgrundsätzen an das Unternehmen herauszugeben. Wurden vertraglich keine weiteren Regelungen getroffen, darf der Mitarbeiter während der Beschäftigungszeit erworbene Geschäftskontakte nach Vertragsende grundsätzlich weiternutzen. Eine Ausnahme besteht, wenn es sich bei den Kundendaten um Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) handelt. Die unbefugte Verwendung von Geschäftsgeheimnissen ist im Extremfall sogar nach dem UWG und bei personenbezogenen Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz strafbar.
Interne Sammlung von Geschäftskontakten
Eine beispielsweise im Mailprogramm abgespeicherte Kundenkartei stellt ein Arbeitsmittel dar und ist als solche beim Ausscheiden des Mitarbeiters an das Unternehmen herauszugeben. Gleichzeitig sind interne Kundenlisten in der Regel auch Geschäftsgeheimnisse nach dem UWG. Die Veräußerung der Kundenliste an einen Konkurrenten ist dem Ex-Mitarbeiter deswegen untersagt, nicht hingegen die Nutzung der Kundendaten selbst – aber nur wenn er „aus seinem Gedächtnis“ auf die Kundendaten zurückgreifen kann. Kopiert sich der Mitarbeiter also der Öffentlichkeit nicht zugängliche Kundendaten auf seinen (privaten) Laptop, sein Smartphone oder ähnliches, kann das Unternehmen nach dessen Ausscheiden die Löschung der Kundendaten fordern und auch eine Verwendung der „Kopie“ untersagen. Schreibt der Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden beispielsweise mehrere hundert ehemalige Kunden an, wird das nach allgemeiner Lebenserfahrung nicht mehr gedächtnisgestützt vonstattengehen.
Dieselben Grundsätze gelten, wenn es sich bei den abgespeicherten Geschäftskontakten nicht um Kundenlisten, sondern zum Beispiel um die Daten von Investoren oder um Pressekontakte handelt. Entscheidend ist, dass es sich um Tatsachen handelt, die geheim gehalten werden sollen, nur einem eng begrenzten Personenkreis bekannt sind und an deren Geheimhaltung ein schutzwürdiges wirtschaftliches Interesse des Startups besteht.
Kontakte in sozialen Netzwerken
Ob dieselben Regeln aber auch für Xing- oder LinkedIn-Kontakte gelten, ist gerichtlich noch nicht abschließend geklärt. Gegen die Gleichbehandlung von intern gespeicherten Listen und Social-Network-Kontakten spricht, dass letztere keine geheime Sammlung von Kunden- oder Investorendaten, sondern letztlich Ergebnis offener sozialer Interaktion sind. Gedanklich muss in diesem Fall schärfer zwischen dem Herausgabeanspruch einerseits und dem Anspruch auf Löschung von Kontakten beziehungsweise der Untersagung deren Nutzung andererseits unterschieden werden.
Herausgabe des kompletten Accounts?
Ein Anspruch auf Herausgabe von Social-Network-Kontakten besteht, wenn die Daten dem Unternehmen „gehören“. Ein reiner Unternehmens-Account liegt vor, wenn er auf den Namen des Unternehmens angemeldet ist und von diesem bezahlt wird. Ein solcher Account, den ein bestimmter Mitarbeiter betreut hat, ist nach dessen Ausscheiden auch komplett an das Unternehmen herauszugeben. Das gilt auch, wenn der betroffene Mitarbeiter zwischenzeitlich private Kontakte hierüber organisiert hat. Dem Mitarbeiter muss aber Gelegenheit gegeben werden, rein private Kontakte und Korrespondenz zu löschen.
Herausgabe einzelner Kontakte?
Handelt es sich hingegen wie so oft um einen „Misch-Account“, der beispielsweise unter dem Namen des Mitarbeiters läuft, aber vom Unternehmen gezahlt wird, wird es komplizierter: Die Herausgabe des gesamten Accounts kann hier sicherlich nicht verlangt werden. Es besteht aber unter Umständen ein Anspruch auf die Übertragung einzelner Kundendaten und gegebenenfalls auch entsprechender Korrespondenz, beispielsweise mittels einer bereinigten Export-Liste. Zur Abgrenzung von „privaten“ Kontakten müssen hierfür aber einige Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Kontaktaufnahme muss im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit erfolgt sein.
- Es muss ein Zusammenhang zwischen Kontaktaufnahme und der geschuldeten arbeitsvertraglichen Tätigkeit bestehen.
- Auch der Geschäftspartner muss bei der Kontaktaufnahme für seinen Arbeitgeber gehandelt haben.
Das Problem ist offensichtlich: Die Beweislast für diese Abgrenzung trägt das Unternehmen. Den Beweis wird das Unternehmen aber unter normalen Umständen kaum erbringen können, solange der Mitarbeiter die Umstände der Kontaktaufnahme nicht von sich aus darlegt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Einbindung von Kunden zu Beweiszwecken üblicherweise unerwünscht ist. Der Herausgabeanspruch besteht also letztlich nur theoretisch.
Bild: (c) Bildagentur PantherMedia – 4761588 / Randolf Berold
Nutzungsuntersagung beziehungsweise Löschung der Kontakte?
In Extremfällen kann das Unternehmen dem ausgeschiedenen Mitarbeiter sogar die weitere berufliche Nutzung der Social-Network-Kontakte untersagen und die Löschung verlangen. Das folgt zumindest aus einem Urteil des Arbeitsgerichts Hamburg aus dem Jahr 2013 (Az.:29 Ga 2/13), nach dem Xing-Kontakte eines Mitarbeiters, die dieser im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit erworben hat, ebenso ein Geschäftsgeheimnis darstellen können wie zum Beispiel interne Kundenlisten.
Praktisch ergeben sich zwei Probleme: Erstens muss auch hier das Unternehmen beweisen, dass die Kontakte im Rahmen und aufgrund der geschäftlichen Tätigkeit geknüpft wurden. Dies gelang dem Arbeitgeber auch im genannten Urteil nicht. Zweitens ist die Einordnung als Geschäftsgeheimnis juristisch kaum haltbar: Geschäftsgeheimnisse sind nur solche Tatsachen, die geheim gehalten werden sollen. Zweck von Kontakten in sozialen Netzwerken ist es aber, einem sich vergrößernden Personenkreis zugänglich gemacht zu werden. Eine rechtliche Einordnung solcher Kontakte als Geschäftsgeheimnis erscheint also fragwürdig.
(Vertragliche) Regelungsmöglichkeiten
Interne Kundenlisten sind schon ohne zusätzliche vertragliche Regelungen recht effektiv vor ungewollter „Abwanderung“ zur Konkurrenz geschützt, Kontakte in und über soziale Netzwerke hingegen nicht. Diesbezüglich sollten Startups nachjustieren. Größere Unternehmen nutzen hierzu Social-Media-Guidelines. Startups sollten eher auf vertragliche Regelungen setzen.
Social-Network-Regelungen
Zunächst sollten die Mitarbeiter vertraglich dazu verpflichtet werden, beruflich genutzte Kontakte stets in interne Datenbanken (zum Beispiel mittels Kundenbeziehungsmanagement) zu übertragen. Hierdurch kann zumindest der Verlust von Kontaktdaten vermieden werden. Auch kann vertraglich vereinbart werden, dass dem Mitarbeiter ein geschäftlicher Social-Network-Account gestellt wird. Hier sollte festgehalten werden, dass geschäftliche Kundenkontakte nur über den geschäftlichen Account geknüpft werden dürfen und nur der geschäftliche und vom Startup bezahlte Account in der Arbeitszeit gepflegt werden darf und soll. Zudem müssen Regelungen über den Verbleib der Zugriffsdaten getroffen werden, Passwörter sollten keinesfalls nur einzelnen Personen zugänglich sein. Besonders sensible Geschäftsbeziehungen sollten nicht über soziale Netzwerke geknüpft oder wenigstens nicht in ihnen sichtbar gemacht werden dürfen. Schließlich ist zu vereinbaren, dass bei Beendigung der Zusammenarbeit Kundenlisten, eventuell andere für das Startup wichtige Kontakte und der geschäftliche Social-Media-Account an das Unternehmen herauszugeben und etwaige (private) Kopien zu löschen sind.
Wettbewerbsverbote
Will man darüber hinaus auch verhindern, dass der ausgeschiedene Mitarbeiter Kundenkontakte weiter nutzt, die er nicht technisch gespeichert sondern schlicht im Gedächtnis behalten hat, muss ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart werden. Derartige Vereinbarungen müssen aber in der Regel mit teuren Karenzentschädigungen „erkauft“ werden. Auch mit Rücksicht auf die hohen rechtlichen Anforderungen macht ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot für Startups daher nur eingeschränkt Sinn. War der Mitarbeiter auch gleichzeitig Mitgründer, sind einige Besonderheiten zu beachten.
Geheimhaltungsklausel
Der Abschluss einer Geheimhaltungsklausel ist dagegen auch ohne Karenzentschädigung möglich. Der wirksame Abschluss solcher konkreter Geheimhaltungsvereinbarungen ist allerdings auf Geschäftsgeheimnisse im wettbewerbsrechtlichen Sinne beschränkt. Für Kontakte aus sozialen Netzwerken sind derartige Regelungen daher im Regelfall nicht zu gebrauchen. Im Übrigen würde die Verpflichtung des Mitarbeiters, nach Ausscheiden aus dem Unternehmen jegliche Verwendung von geschäftlichen Kontaktdaten zu unterlassen, eine dem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot gleichkommende Verpflichtung darstellen und wäre daher wiederum ohne Karenzentschädigung unwirksam.
Vertragsstrafen und Kündigungsfristen
Denkbar ist es je nach Vertragsgestaltung auch, einzelne Verpflichtungen des Mitarbeiters mit Vertragsstrafen abzusichern, die häufig zumindest abschreckenden Charakter haben. Ergänzend können im Arbeitsvertrag beidseitig (für Arbeitgeber und Arbeitnehmer) längere Kündigungsfristen in Verbindung mit Freistellungsmöglichkeiten vereinbart werden. Hierdurch kann sich das Startup im Ernstfall Zeit verschaffen, um auf den ausscheidenden Mitarbeiter geprägte Geschäftskontakte (wieder) an das Unternehmen zu binden.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Abwanderung von Kundenstrukturen und Geschäftskontakten nur bis zu einem gewissen Grad verhindert werden kann. Gerade vor Gericht ist die Beweislage für Startups meist denkbar schlecht. Umso wichtiger sind zielgerichtete vertragliche Gestaltungen schon vor dem Ausscheiden eines “Know-Who-Trägers”. Organisatorisch ist eine Verteilung der Geschäftskontakte auf mehrere Gründungsmitglieder und Mitarbeiter von größter Bedeutung.
Ein Beitrag von Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Bernd Pirpamer, Partner bei der Kanzlei Heisse Kursawe Eversheds, und Rechtsreferendar Timo Kloster, Wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Heisse Kursawe Eversheds im Fachbereich Arbeitsrecht.