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Kritische Mitarbeitergespräche richtig führen

Bauchschmerzen vor einem kritischen Mitarbeitergespräch – welche Führungskraft kennt das nicht?

Gestern noch hat das Team fröhlich beim Bier zusammen gesessen und den Abschluss des Projekts gefeiert. Heute nun stehen die halbjährlichen Feedbackgespräche an und die Führungskraft muss allen Mut zusammen nehmen, um einem Mitarbeiter aus dem Team kritisches Feedback zu vermitteln.

Häufig führt die Unsicherheit dann entweder zu nebulösen Ausführungen – ein „Um-den-heißen-Brei-reden“ – oder aber zu harten, verletzenden Aussagen, weil die Führungskraft mal auf den Tisch gehauen hat. Das Ziel, dem Mitarbeiter ein konstruktives Feedback und damit die Chance zur Entwicklung zu geben, wird dann verfehlt.

Gerade in schnell wachsenden Startups werden häufig die besten Fachleute und Experten zu Führungskräften benannt. Die Entwicklung vom Kollegen und Freund zum Chef kann den Einzelnen überfordern. Ohne Führungserfahrungen oder vorbereitende Managementschulungen finden die Führungskräfte sich dann in Gesprächen mit ihren Mitarbeitern wieder, vor denen sie sich am Liebsten gedrückt hätten.

Voraussetzung für ein gelungenes kritisches Mitarbeitergespräch ist eine gute Vorbereitung. Die Führungskraft sollte sich vorab ihrer Ziele und ihrer eigenen Haltung für das bevorstehende Gespräch bewusst sein. Gesprächsstruktur und -techniken beeinflussen außerdem die Qualität des Prozesses und damit das Gesprächsergebnis.

Nachfolgende Punkte unterstützen effektiv dabei, ein wertschätzendes und erfolgreiches Kritikgespräch zu führen.

1. Klärung der Ziele und der eigenen Haltung

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Vor dem Gespräch sollte sich die Führungskraft über das Ziel des Gesprächs klar sein. Kritikgespräche zielen in der Regel darauf ab, konstruktiv Feedback zu geben und dem Mitarbeiter deutlich zu machen, dass sein Verhalten unpassend war oder seine Leistungen nicht ausreichen. Eine Verhaltensänderung oder Leistungssteigerung gelingt nur gemeinsam und kontinuierlich. Wichtig ist daher ein offenes, ehrliches, aber konstruktives Feedback. Die Führungskraft sollte die Punkte klar ansprechen und nicht ausweichen. Eine frühzeitige Ansprache von Kritikpunkten gibt eine faire Chance auf Änderung. Die Führungskraft sollte sich vorab fragen:

  • Welches Ziel verfolge ich mit dem Gespräch?
  • Welches konkrete Verhalten möchte ich kritisieren?
  • Welche Leistung empfinde ich als nicht ausreichend? An welchen zeitnahen Beispielen kann ich das festmachen? Wie sieht die gewünschte Leistung genau aus?
  • Welche Lösungswege oder zukünftige Maßnahmen möchte ich vorschlagen?

Hierbei kann es sehr hilfreich sein, die Kernbotschaften, das heißt, die zentralen Kritikpunkte mit Beispielen, die möglichen Konsequenzen und Lösungswege vorab als „Sprechzettel“ zu notieren. Je klarer und unmissverständlicher die Kritik ist, umso größer ist die Chance des Mitarbeiters, sich damit auseinander zu setzen.

Entscheidend für den Gesprächserfolg ist, dass die Führungskraft vorab ihre eigene Haltung zu dem Gespräch und dem Ziel klärt. Folgende Fragen unterstützen dabei:

  • Besteht ein Spannungsverhältnis zwischen meinem persönlichen Standpunkt und dem des Unternehmens?
  • Bin ich bereit, die Verantwortung gegenüber dem Unternehmen und gegenüber dem Mitarbeiter zu übernehmen?
  • Welche Reaktionen sind zu erwarten und wie gehe ich damit um?
  • Welche Verhaltensmuster zeige ich üblicherweise in einem solchen Gespräch?
  • Welche meiner Stärken kann mich in dem Gespräch unterstützen (zum Beispiel eine Empathie, meine Fähigkeit, zuzuhören)?
  • Was kann mich schwächen (zum Beispiel mein Harmoniebedürfnis und mangelnde Konfliktfähigkeit)?

Sollte die Führungskraft nicht bereit sein, die Verantwortung zu übernehmen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie die Kritikpunkte nicht klar und deutlich äußert. Damit nimmt diese dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu entwickeln.

Entscheidend für ein erfolgreiches Gespräch ist, sich selbst in dieser Rolle ernst zu nehmen und sich die Aufgabe zuzutrauen. Es kann hilfreich sein, sich innerlich selbst mitfühlend auf die Schulter zu klopfen („Ich weiß, das wird nicht einfach. Ich mag solche Gespräche einfach nicht.“) Die Führungskraft sollte sich vorab fragen, was sie in dem Gespräch unterstützen kann, was ihr hilft, die Situation zu meistern. Eine positive und lösungsorientierte Haltung unterstützt den Gesprächserfolg.

2. Struktur des Gesprächs

Das Kritikgespräch kann in fünf Phasen aufgeteilt werden.

Der Einstieg: Die Führungskraft begrüßt den Mitarbeiter (kein Smalltalk!) und kommt ohne Vorrede auf den Anlass des Treffens zu sprechen („Anlass für das Gespräch ist…“).
Die Kernbotschaften: Die Führungskraft benennt das Thema, den konkreten Vorwurf, das kritisierte Verhalten („Ich habe vom Kunden X erfahren, dass… In dem Projekt Y habe ich beobachtet, dass…“).
Die Begründung und Bearbeitung: Die Führungskraft beschreibt den konkreten Sachverhalt und belegt diese mit Fakten („Konkret möchte ich Bezug nehmen auf den Vorfall vom…“). Sie stellt mögliche Konsequenzen dar („Die Konsequenz ist…“).

Sie erfragt die Sicht des Mitarbeiters („Was ist deine Sicht der Dingen?“) und fragt nach möglichen Gründen („Was hat dazu geführt?“).
Die Führungskraft erörtert Gemeinsamkeiten und Unterschiede in der Auffassung („Habe ich dich richtig verstanden, dass…“ „Stimmst du mir zu, dass XY nicht in Ordnung ist?“).
Kritik wird unmissverständlich angesprochen und zusammengefasst („Ich möchte noch einmal zusammenfassen, was mir wichtig ist…“).
Die Führungskraft sollte auf Reaktionen des Mitarbeiters eingehen („Deine Sicht der Dingen kann ich nicht nachvollziehen… Punkt A sehe ich anders…“) und Entschuldigungen annehmen.

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Gemeinsam sollten Lösungsideen und zukünftige Maßnahmen zur Verbesserung erörtert werden („Was wirst du tun, um eine Wiederholung zu vermeiden?“ „Wie möchtest du dich verbessern?“ „Welche Konsequenzen ziehst du persönlich aus dem Vorfall?“).

Das weitere Vorgehen: Die Führungskraft legt gemeinsam mit dem Mitarbeiter Lösungen und weitere Schritte fest („Zusammenfassend halten wir folgende Maßnahmen fest…“ „Wir überprüfen die Umsetzung anlässlich… am…“).
Der Abschluss: die Führungskraft beendet das Gespräch positiv („Ich bedanke mich für das offene Gespräch.“).

3. Gesprächstechniken

Die Kenntnis von Grundlagen der Kommunikation sowie Gesprächstechniken unterstützen einen erfolgreichen Gesprächsablauf. Im Folgenden seien die fünf wichtigsten Gesprächstechniken herausgehoben:

Aktives Zuhören: Die Führungskraft hat eine geduldige, zugewandte Haltung. Sie sichert das Verständnis durch Rückfragen ab („Habe ich dich richtig verstanden, dass…?“) und hinterfragt („Du hast dich geärgert…?).
Offene W-Fragen stellen: „Wer? Was? Wie genau? Was erreichen? Wie? Welche Schritte? Warum?“
Klartext sprechen: Die Führungskraft sollte das Thema und die Ziele des Gesprächs klar benennen. Sie stellt ihren eigenen Standpunkt deutlich dar („Ich sehe die Situation wie folgt…“) und spricht auch unangenehme Themen klar an.
Ich-Botschaften senden: Die Führungskraft bezieht Stellung („Ich bin der Meinung, dass…“) und äußert Gefühle („Mich persönlich ärgert daran, dass…“).
Konzentration auf das Wesentliche: Auch hier gilt der Grundsatz „weniger ist mehr“. Vorab formulierte Kernbotschaften unterstützen eine deutliche Sprache und vermeiden ein Abschweifen und „Um-den-heißen-Brei-reden“.

Professionell geführte Kritikgespräche können dem Mitarbeiter eine faire Chance zur kontinuierlichen Weiterentwicklung geben, die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter stärken und den Mitarbeiter längerfristig an das Unternehmen binden. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Kritikgespräch ist eine gute Vorbereitung und eine Portion Mut und Selbstreflexion. Die Mühe zahlt sich aus.

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Bild: © panthermedia.net / ginasanders