Im letzten Teil unserer Artikelreihe zu Office 365 schauen wir auf Exchange Online. Die integrierte E-Mail Lösung bietet jedem Benutzer ein eigenes Postfach mit 50 GB Speicherplatz. Da sollte es so schnell keine Engpässe geben.

Sehen wir da ein Stirnrunzeln? Wenn Du unsere Serie bisher aufmerksam verfolgt hast, dann denkst Du jetzt vielleicht daran, dass wir die E-Mail in einem vorherigen Beitrag bereits als ein mögliches Auslaufmodell beschrieben haben. In der Tat werden manche Themen, die früher per E-Mail „besprochen“ wurden, heute auf anderen Wegen kommuniziert. Dennoch bleibt die E-Mail auf absehbare Zeit natürlich ein wichtiger und zentraler Baustein unserer Kommunikation – besonders mit solche Kunden, für die E-Mail immer noch das zentrale Kommunikationsmedium ist.

Mehr als nur ein Postfach

Wenn wir über Exchange Online sprechen, dann geht es dabei natürlich um sehr viel mehr als nur um elektronische Post. Ein leistungsfähiger Kalender, Adressbuch und Aufgabenverwaltung gehören ebenso zum Funktionsumfang. Wie man es von Office 365 gewohnt ist, gibt es auch hier keine Plattformgrenzen. Die Nutzung ist mit jedem Exchange-kompatiblen Endgerät möglich. Office 365 enthält auch die Office Programme mit der aktuellen Version von Outlook, die selbstverständlich nahtlos mit Exchange Online zusammen arbeitet (für PC Outlook 2013, für Mac Outlook 2011). Sämtliche E-Mails, Termine und Kontakte stehen auch auf dem Rechner ohne Internetverbindung bereit und werden mit Exchange Online synchronisiert, sobald man wieder online ist. Darüber hinaus gibt es für Android und iOS dedizierte Outlook Web Apps, und in Windows Phone ist die Unterstützung von Exchange Online schon von Haus aus integriert. Auch diese Versionen synchronisieren sich automatisch. Außerdem steht zusätzlich ein browserbasierter Outlook Web-Client zur Verfügung, der im Look&Feel dem „echten“ Outlook ähnelt und der zahlreiche Funktionen bietet. Das ist besonders unterwegs hilfreich, weil man so auch über einen fremden Rechner kurz seine E-Mails checken kann.

Eigene Domain, effektive Filter, Abwesenheitsnotizen und vieles mehr

Du hast bereits eine eigene Domain für Dein Unternehmen? Dann wirst Du diese sicherlich auch für die digitale Kommunikation benutzen wollen. Das ist mit Office 365 einfach möglich, auch ohne Umzug der Webseite. Einzige Voraussetzung ist, dass für E-Mails ein abweichender Nameserver-Eintrag vorgenommen werden kann. Bei den meisten Webhosting-Anbietern ist das kein Problem.

Ordnung ist das halbe Leben, sagt man so schön. Damit man im eigenen Postfach immer die Übersicht behält, kann man mit effektiven Filtern Nachrichten in Ordner automatisch vorsortieren, Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen oder sie selbst gewählten Kategorien zuordnen. Wichtig dabei: Diese Funktionen laufen direkt auf dem Server, d.h. sie wirken gleichermaßen über alle verbundenen Endgeräte und Clients. Ein lernender Spamfilter sorgt außerdem dafür, dass unerwünschte Mails den Blick auf das Wesentliche nicht stören können. Sie werden automatisch aussortiert.

Solltest Du im Urlaub oder unterwegs und nicht zu erreichen sein, kannst Du natürlich einen Abwesenheitsassistenten aktivieren, der während definierter Zeiträume automatische Antworten an alle Absender oder nur an eigene Kontakte sendet. Für Kollegen kannst Du abweichende Antworten, wie z.B. mit einer Liste Deiner Vertretungen, verschicken lassen.

Zusammenarbeit und Vernetzung

Wann haben die Kollegen Zeit für die geplante Video-Konferenz mit Lync? Und ist der Kollege, den Du gerade anschreibst, auch verfügbar? Das möchtest Du sicher wissen, bevor Du einen Termin festlegst oder eine E-Mail abschickst. Selbstverständlich besteht mit Exchange Online die Möglichkeit, auf die Kalender der Kollegen zuzugreifen, sofern diese eine Freigabe eingerichtet haben. So kann man sicher gehen, dass der eigene Wunschtermin auch den anderen passt.

Außerdem sieht man schon beim Schreiben einer E-Mail den Online-Status des Empfängers, kann also direkt abschätzen, wie groß die Chance ist, zeitnah eine Antwort zu erhalten. Oder wenn der Kollege online ist, kann man ihn kurz im Chat fragen, ob er vielleicht einen Termin verlegen kann. Hat der Kollege einen Abwesenheitsassistenten aktiviert, so erscheint ein entsprechender Hinweis, sobald man ihn als Empfänger eingetragen hat. So spart man sich eventuell überflüssige E-Mails.

Ausblick: Dateianhänge 2.0

Es gibt sie immer noch: Menschen, die große Dokumente per E-Mail verschicken, obwohl es doch heute so viel bessere Lösungen gibt. Mit OneDrive for Business zum Beispiel muss man dem Empfänger nur noch den Freigabe-Link zusenden, damit er mit einer freigegeben Datei arbeiten kann. Dennoch muss man kein Prophet sein, um vorherzusehen, dass uns Dateianhänge noch viele Jahre begleiten werden. Also soll doch wenigstens der Umgang damit so komfortabel wie möglich sein. In naher Zukunft wird es mit dem Outlook Web Client möglich sein, ein Dokument aus der E-Mail heraus im Browser zu öffnen, zu bearbeiten und wieder an den Absender zurück zu senden, ohne die Datei dafür auf der eigenen Festplatte speichern zu müssen. Ist das nicht cool?

Office 365: More to come…

Wir sind so langsam aber sicher am Ende unserer Rundreise durch Office 365 angekommen und konnten Dir hoffentlich vermitteln, wie viel Leistung für wenig Geld darin steckt. Natürlich gibt es aber noch viel mehr Möglichkeiten – erkundige Dich am besten online unter www.office.com. Exchange Online ist ein schönes Beispiel dafür, dass mit Office 365 die Größe eines Unternehmens keine Rolle mehr spielt. Heute kann sich jedes Unternehmen, egal wie klein oder jung es noch sein mag, eine professionelle, maßgeschneiderte Infrastruktur leisten.

Obwohl Office 365 bereits ein ausgereiftes Produkt ist, stehen uns noch sehr viele spannende Neuerungen ins Haus. Die Roadmap ist sogar öffentlich einsehbar. Hier kannst Du selbst nachlesen, welche neuen Funktionen kürzlich ausgerollt wurden, kurz vor der Einführung stehen oder sich in Entwicklung befinden. Diese Reise in die neue Welt des Arbeitens ist also noch lange nicht zu Ende. Stay tuned!