Projektmanagement

Theorie und Praxis

Projektmanagement ist direkt nach Kommunikations- und Konfliktmanagement das meist unterschätzte Thema. Projekte zu verwirklichen, gehört einfach zum Alltag und zwar beruflich wie privat und daher wird oft davon ausgegangen, dass man es kann – genauso wie das Kommunizieren oder sich mit Konflikten auseinander zu setzen. Wenn dies wirklich wahr wäre, warum gibt es dann so viele Missverständnisse und Streitigkeiten? Und vor allem, warum kennt jeder mindestens ein Beispiel für ein schlecht gemanagtes Projekt? Ganz einfach: Theorie und Praxis klaffen weit auseinander.

Was ist eigentlich ein Projekt

Theoretisch weiß man, welche wichtigsten Eckpfeiler zum erfolgreichen Projektmanagement gehören, nur diese praktisch umzusetzen, ist häufig wesentlich schwieriger als gedacht. Sechs Anforderungen müssen für die Definition eines Projekts erfüllt sein:

  1. Zeitliche Begrenzung
  2. Einmalig und neu
  3. Komplex
  4. Oft mit mehreren Personen/Fachbereichen
  5. Risiko-behaftet
  6. Ziel

Die Leitung dieser einzelnen Punkte bildet also den Begriff Projektmanagement. Anhand eines konkreten Praxisbeispiels bedeutet dies: Ein Startup plant den Erstbezug von Geschäftsräumen und der Umzug soll in den ersten beiden Dezemberwochen erfolgen (1.). Es handelt sich dabei um neue Räumlichkeiten (2.) und die Anforderungen an den Existenzgründer, seine Umzugshelfer und die Handwerkern (4.) sind komplex (3.) Scheitert der Projektplan, verzögert sich die Eröffnung (5.) und das erklärte Ziel, am 18. Dezember die Eröffnung zu feiern (6.), wird nicht erreicht.

Das Ziel: SMART sollte es sein

Beginnt man mit dem Aufsetzen eines Projekts, definiert man zunächst das erklärte Ziel. Hierbei ist es hilfreich, direkt zu Beginn die SMART-Formel anzuwenden.

S – Spezifisch

M – Messbar

A – Akzeptiert

R – Realistisch

T – Terminierbar

Jeder Buchstabe muss bei der Zielformulierung abgedeckt sein. Für die Eröffnung der neuen Geschäftsräume bedeutet dies zum Beispiel, dass das erklärte Ziel – die Ladeneröffnung am 18. Dezember – nicht nur vom Existenzgründer, sondern auch von den Handwerkern, die die Räumlichkeiten renovieren, mitgetragen und somit akzeptiert werden muss. Ist das Ziel SMART definiert worden, geht man über zu den einzelnen Prozessen.

Phasen des Projektmanagements

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In der ersten Phase steht die Initialisierung, in der der Projektauftrag formuliert und erteilt wird. Innerhalb der Planungsphase werden Meilensteine, Ressourcen und Termine festgelegt und somit Projektdetailpläne erstellt. In der Durchführung werden die Projektteilziele entweder erreicht oder angepasst und anschließend das Projekt zum Abschluss gebracht. Der gesamte Prozess ist auf zwei Grundmauern aufgebaut: Das Controlling, welches als Transparenz- und Überwachungsinstrument funktioniert, und die Kommunikation als Garant für Projekttransparenz intern und extern.

Soweit die Theorie – Transfer in die Praxis

Wie so oft steckt der Teufel im Detail. Denn in jedem noch so kleinen Baustein führen Fehler zur Verzögerung, im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts. Verhindern kann man dies nur durch Transparenz und Planung.
Schon vor der Initialisierung ist es wichtig, alle Personen zu involvieren und mit einzubeziehen. Wenn alle gemeinsam SMART-Ziele formulieren, ist von Beginn an eine hohe Transparenz gewährleistet und alle Beteiligten arbeiten daran, das gleiche Ziel zu erreichen.

Grundmauern müssen solide geplant und gebaut werden. Daher ist es wichtig, konkrete Manager für die Aufgabengebiete Kommunikation und Controlling zu ernennen. Das schafft die notwendige Transparenz und schult das Verantwortungsbewusstsein. Innerhalb der Durchführung sorgen diese Manager für die Einhaltung der Meilensteine und führen das Projekt sicher zum Abschluss. Dies bedeutet auch eine solide Dokumentation sowie eine Ergebnissicherung.

Klare Kommunikation hilft bei komplexen Projekten

Beim Projektmanagement handelt es sich um ein komplexes Thema. Besonders die Einhaltung der einzelnen Bausteine enthält seine Tücken. Gut ist, dass sich die grundsätzliche Struktur nicht verändert und daher Projektmanagement lernbar wie eine Sprache ist. Daher gilt auch, dass man Projektmanagement anwenden muss. Es reicht nicht aus, passives Wissen zu haben, es geht darum, es zu aktivieren und vor allem zu üben.

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Projekte zu managen, ist im Ergebnis eine Kommunikations- und Strategieherausforderung. Sicherlich kann man für die Erstellung von To-Dos mit Softwarelösungen wie MS Project arbeiten, die Erfahrung zeigt aber, dass die Herausforderungen auf diesem Gebiet nicht in der Software-Anwendung, sondern in der zwischenmenschlichen Kommunikation liegen. Da hilft auch kein Excel-Sheet, sondern nur klare Kommunikation, strukturierte Teilaufträge, regelmäßiges Feedback und konstruktive Kritik.

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Bild: Rike  / pixelio.de