Ein Beitrag von Susanne Thielecke, Inhaberin von La Renzow Personal. Sie berät und coacht Fach- und Führungskräfte in Themen der Zusammenarbeit, Kommunikation und Führung.
Das Sabbatical aus Arbeitgebersicht
Sabbat. Daher kommt der Begriff Sabbatical und damit ist auch klar, was damit gemeint ist: Eine Pause nämlich. Eine Zeit, in der nicht gearbeitet, sondern geruht wird. Ein Sabbatjahr, also Sabbatical, sieht das für ein Jahr vor, jedenfalls ursprünglich. Heutzutage gibt es verschiedene Definitionen, zum Beispiel die Auszeit für ein paar Monate, die zeitlich begrenzte Reduzierung der Arbeitszeit oder eine Zeit, in der aus dem operativen Tagesgeschäft ausgestiegen und sich der Forschung, Weiterbildung oder Strategieentwicklung gewidmet wird. Allen Definitionen ist gleich, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer für eine begrenzte Zeit bezahlt, obwohl dieser nicht arbeitet.
Laut dem Forschungsinstitut Trendence wünschen sich 72 Prozent aller Deutschen so eine Auszeit. Dem steht gegenüber, dass weniger als zehn Prozent aller Arbeitgeber ihren Mitarbeitern dieses Angebot unterbreiten. Noch weniger Arbeitnehmer, nämlich geschätzte drei bis vier Prozent, nehmen dieses Angebot an.
Das hat hauptsächlich einen Grund: Angst, und zwar auf beiden Seiten. Arbeitnehmer fürchten einen Karriereknick, einen schlechten Ruf in der Firma oder haben Sorge, dass sie nach einer Auszeit gar nicht wieder kommen wollen. Arbeitgeber haben Angst vor Produktivitätsausfall, vor Allem aber vor Nachahmungswellen. Sie fürchten eine Flut von Anträgen, die sie gar nicht bewältigen können, wenn sie der Möglichkeit der bezahlten Auszeit erst einmal Tür und Tor geöffnet haben.
Glaubt man diversen Erhebungen und Studien über jüngere und nachwachsende Arbeitnehmer, wird sich an diesen Verhältnissen künftig etwas ändern. Insbesondere wird es nicht mehr, wie bisher, hauptsächlich großen Konzernen vorbehalten bleiben, Sabbaticals anzubieten, sondern jeder Arbeitgeber, der gesuchte Fachkräfte einstellen möchte, sollte dieses Angebot im Portfolio haben. Daher ist es notwendig, die Ängste abzubauen und ihnen konkrete Maßnahmen entgegen zu setzen. Dazu gehören:
1. Klare Regelungen
Wer sich als Arbeitgeber entscheidet, Sabbaticals anzubieten, sollte vorab festlegen, was die für alle geltenden Rahmenbedingen sind, und zwar sowohl bezüglich der Arbeitsinhalte, als auch bezüglich der Ausgestaltungsform. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass ein Sabbatical nur genommen werden kann, wenn die Aufgaben des Arbeitnehmers durch jemand anderen wahr genommen werden können, das heißt, die Qualifikation auf dem Arbeitsmarkt oder im Unternehmen an anderer Stelle vorhanden ist.
Außerdem kann festgelegt werden, dass ein Sabbatical nur genommen werden darf, wenn zum Beispiel ein Projekt, an dem der Arbeitnehmer maßgeblich beteiligt ist, abgeschlossen ist. Zwar bleibt hier viel Spielraum für individuelle Besonderheiten, aber zumindest ist dadurch jedem klar, dass er nicht spontan nach Lust und Laune verschwinden kann und auch nicht, sobald er ausreichend Arbeitszeit angespart hat. Als Modelle zum Ansparen eignen sich Arbeitszeitmodelle, zum Beispiel das Absolvieren von Mehrstunden in einem abgesteckten Rahmen, die dann durch bezahlte Freizeit ausgeglichen werden. Hier können auch Urlaubstage eingebunden werden.
Ein anderes Modell ist das Blockmodell. Bei diesem arbeitet der Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum voll für ein reduziertes Gehalt und kann dann in Teilzeit oder ganz freigestellt das reduzierte Gehalt weiter beziehen. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber eine transparente, verbindliche Regelung aufstellt und so einheitlich wie möglich handelt.
2. Finanzielle Planung und Absicherung
Gerade kleinere und junge Unternehmen haben meist kein so dickes finanzielles Polster. Ein Sabbatical muss also finanzseitig gut geplant sein. So fallen während des Sabbaticals in den meisten Modellen doppelte oder erhöhte Sozialversicherungskosten an, und zwar für den Mitarbeiter in Auszeit sowie für dessen Ersatz. Hierfür müssen Rückstellungen gebildet werden. Ebenso müssen, je nach Art der Arbeit, ein Produktivitätsrückgang oder Kosten für die Rekrutierung eines Ersatzmitarbeiters eingeplant werden.
Dabei ist es allerdings durchaus machbar, zusätzliche Kosten zu vermeiden. Oft ist es möglich, für einen begrenzten Zeitraum eine günstigere Arbeitskraft einzustellen, so dass die zusätzlichen Rekrutierungskosten wieder ausgeglichen werden. Dennoch müssen die finanziellen Mittel zum entsprechenden Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, angesparte Arbeitszeit der Mitarbeiter gegen Insolvenz abzusichern.
3. Überbrückung
Meistens muss ein Mitarbeiter, der länger als acht Wochen ausfällt, ersetzt werden. Hier gilt zunächst einmal: Ruhe bewahren. Gerade, wenn ein Arbeitgeber sich an die Expertise und Persönlichkeit eines Mitarbeiters gewöhnt hat, fällt es ihm oft schwer, sich vorzustellen, eine längere Zeit auf ihn zu verzichten. Aber das ist in den allermeisten Fällen nicht nur möglich, sondern oft auch durchaus bereichernd. Vielleicht bringt die Ersatzkraft Kenntnisse mit, von denen das Unternehmen profitieren kann, auch dann noch, wenn sie wieder weg ist und der ursprüngliche Mitarbeiter zurückkommt.
Dabei kann es Sinn ergeben, eine jüngere und weniger erfahrene Kraft einzustellen, um die Kosten der Rekrutierung auszugleichen. Gerade bei umsatzkritischen Positionen kann aber genau das Gegenteil der Fall sein: Lieber jemanden mit viel Erfahrung einstellen, der schnell einspringen und mindestens gleiche Arbeitsergebnisse erzielen kann. Oft helfen auch Agenturen, die Zeitarbeitskräfte oder Interimsmanager vermitteln.
4. Zeitlicher Rahmen
Je nach Art der Arbeit und Verfügbarkeit ähnlich gelagerter Arbeitskräfte muss für eine Auszeit ein ausreichender Vorlauf eingeplant werden. Dieser sollte, damit für alle Beteiligten Verbindlichkeit herrscht, von vornherein geregelt sein. Es sollte klar sein: Wann muss der Arbeitnehmer spätestens vor gewünschtem Antritt der Auszeit seinen Antrag einreichen? Bis wann muss der Arbeitgeber antworten? Dabei muss der Arbeitgeber ausdrücklich genehmigen, ob der Arbeitnehmer ein Sabbatical nehmen kann und auch wann. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die dem Arbeitgeber dies vorschreibt.
5. Rückkehr planen
Im Nachhinein stellt sich häufig keinesfalls die Auszeit an sich, sondern die Rückkehr als schwierigster Teil des Sabbaticals dar. In vielen Fällen hat sich die Abteilung an den Ersatzmitarbeiter gewöhnt, manchmal möchte sie ihn sogar lieber behalten, als den ursprünglichen zurückzunehmen. Dies ist ein klares Nogo. Noch vor dem Sabbatical muss verbindlich verabredet sein, dass der Mitarbeiter in seinen alten Verantwortungsbereich zurückkehrt, und zwar zu gleichen Bedingungen. Sollte allen Mitarbeitern eine Gehaltserhöhung als Inflationsausgleich gewährt worden sein, sollte dieser Mitarbeiter diese auch erhalten, eine leistungsbezogenene Gehaltserhöhung aber natürlich nicht.
Die Rückkehr in den alten Verantwortungsbereich muss aber nicht heißen, dass die Welt stehen geblieben ist. Hier ist Fingerspitzengefühl auf allen Seiten gefragt. Der wiederkehrende Arbeitnehmer muss damit rechnen, dass Anforderungen gestiegen sind oder sich verändert haben. Und der Ersatzmitarbeiter muss von vornherein wissen, dass sein Einsatz befristet ist. Im optimalen Fall hat sich der Ersatzmitarbeiter für eine andere oder später einmal frei werdende Position im Unternehmen empfohlen, und den Verantwortungsbereich bereichert.
In diesen kehrt dann in den allermeisten Fällen ein entspannter, leistungsfähiger und vor allem dem Unternehmen verbundener Mitarbeiter zurück. Eine klassische Win-win-Stituation also.