Ordner oder Rechner?
Im Büro ein Ordner neben dem anderen – wer kennt das nicht? Aber: Unternehmen müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahren – so will es das Finanzamt. Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen hingegen „nur“ 6 Jahre verwahrt werden. Denn prüft das Finanzamt oder der Zoll ein Unternehmen und die Unterlagen sind nicht mehr da, gibt es richtig Ärger.
Außerdem ist das Unternehmen dafür verantwortlich, dass den Belegen innerhalb der Frist nichts passiert. Sie müssen die gesamte Zeit leserlich bleiben. Oft gibt es an Kassen nur Thermobelege – und bei denen verschwindet die Schrift oft schon nach wenigen Monaten. Helfen kann hier, Rechnungen und Belege zu digitalisieren.
Wenn Rechnungen fehlen, kann es teuer werden
Jeder Unternehmer muss nachweisen können, wofür es Geld ausgegeben hat. Fehlt eine Rechnung und das Finanzamt stellt das fest, sind diese Ausgaben nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dadurch steigt die Steuerbelastung erheblich an. Auch die Vorsteuer kann nur abgezogen werden, wenn Rechnungen vorliegen.
Fehlen Aufzeichnungen und Rechnungen, kann das Finanzamt sogar die ganze Buchführung verwerfen. Das bedeutet: Das Finanzamt schätzt die Einnahmen und die Ausgaben. Und das ist noch nicht alles. Denn die 10-jährige Frist verlängert sich schnell um mehrere Jahre. Lesen Sie dazu den felix1.de-Blogbeitrag „Aufbewahrungsfrist von Rechnungen“.
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