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Problem: Eine Flut an Daten und E-Mails

„Der Erfolgreichste im Leben ist der, der am besten informiert wird.“ Dieses Zitat des ehemaligen britischen Premierministers Benjamin Disraeli ist heute noch genauso gültig wie im 19. Jahrhundert als es formuliert wurde. Obwohl wir heutzutage über bessere Möglichkeiten verfügen, uns zu informieren, wird es allerdings immer schwieriger, die für uns relevanten Informationen herauszufiltern.

Der Grund hierfür ist schlicht und ergreifend die enorme Menge an Daten und Dokumenten: Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC hat das weltweite Datenvolumen inzwischen die Marke von 1,8 Zettabyte übertroffen. Dies entspricht mehr als 200 Milliarden Filmen in HD-Qualität mit einer Länge von zwei Stunden, was selbst für extreme Filmliebhaber etwas zu viel sein dürfte.

Gerade die tägliche Flut an E-Mails, oft mit weiteren Dokumenten im Anhang, der jeder Mitarbeiter im Unternehmen ausgesetzt ist, stellt ein großes Problem dar. So erhält jeder Mitarbeiter am Tag durchschnittlich etwa 40 geschäftliche E-Mails, von denen 20 Prozent aus Zeitgründen erst gar nicht geöffnet werden.

Lösung: Zentrales Kommunikations- und Arbeits-Cockpit

Um die Mitarbeiter zu entlasten, bedarf es neuer Ideen und Werkzeuge für die tägliche Arbeit. Werkzeuge, die die Kommunikation im Unternehmen verbessern und den gezielten Austausch von Daten und Dokumenten unterstützen.

Ein Social Intranet stellt solche Tools zur Verfügung und macht Kommunikationstechnologien, wie man sie von sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter kennt, für die Unternehmen nutzbar. So lösen direkte Newsfeeds die umständliche interne Kommunikation per E-Mail weitgehend ab. Der große Vorteil neben der Zeitersparnis ist hierbei, dass Nachrichten, Dokumente, Bilder und Videos von den Kollegen kommentiert werden können. Auf diese Weise lassen sich Gedanken transparent austauschen und neue Ideen sehr schnell gemeinsam weiterentwickeln. Hierbei profitiert man vom geballten Fachwissen der Kollegen. Ist das Social Intranet auch mobil per Smartphone oder iPad erreichbar, ist dies auch außerhalb des Büros möglich.

Einige der neuesten Social-Intranet-Lösungen gehen sogar noch einen entscheidenden Schritt weiter: Sie verbessern nicht nur die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, sondern binden die vorhandenen Softwarelösungen des Unternehmens – wie Kundenmanagement, Business Intelligence oder ERP-System – ein und machen sie quasi zu „Freunden“ der Mitarbeiter. Diese bekommen Status-Updates und Nachrichten dann nämlich nicht mehr nur von den Kollegen, sondern auch von den jeweiligen Fachapplikationen.

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Läuft beispielsweise eine Vertragsfrist aus oder es ändert sich die Adresse eines Kunden, wird der zuständige Mitarbeiter automatisch von der entsprechenden Anwendung per Newsfeed auf seiner persönlichen Seite informiert. So erhält jeder gezielt alle wichtigen Informationen, die er für seine Arbeit braucht. Bietet die Lösung dabei auch noch die Möglichkeit, direkt aus dem Newsfeed heraus zu reagieren, muss der Mitarbeiter nicht einmal mehr in die entsprechenden Fachapplikationen wechseln. Zum Beispiel können Vorgesetzte Urlaubs- oder Investitionsanträge einfach per „Knopfdruck“ genehmigen, ohne hierfür extra die HR-Anwendung öffnen zu müssen. Dies spart eine Menge Zeit und macht das Social Intranet zur zentralen Arbeitsoberfläche.

Weniger E-Mails und Meetings, mehr Spaß an der Arbeit

Gerade für Projektgruppen bietet ein Social Intranet einen großen Mehrwert. Ihnen können darin virtuelle Teamräume bereitgestellt werden, in denen die Gruppen sich unabhängig von Zeit und Ort per Newsfeed über aktuelle Projektstände austauschen und neue Ideen gemeinsam weiter entwickeln. Die Kommunikation erfolgt hierbei deutlich schneller und transparenter als dies per E-Mail möglich wäre. Zudem sinkt der Bedarf an zeitraubenden Meetings spürbar. Durch den direkten Austausch mit den Kollegen und die gemeinsame Umsetzung von Projekten wächst außerdem das „Wir-Gefühl“ in der Firma über die Standortgrenzen hinweg.

Um den Kollegen Dokumente und Dateien auch unterwegs zur Verfügung zu stellen, erlauben manche Lösungen auch einen standortunabhängigen Datenaustausch wie man ihn in ähnlicher Form bei Dropbox findet. Will man hierbei sicherstellen, dass sensible Daten möglichst nicht von Unbefugten mitgelesen werden, empfiehlt es sich eventuell, auf eine Lösung zu setzen, die die Daten auf dem eigenen geschützten Firmenserver ablegt.

Da die Mitarbeiter ihre Kompetenzen über das soziale Firmennetzwerk unkompliziert in das Unternehmen einbringen können, wird nicht nur die Zusammenarbeit gefördert, sondern auch der Spaß an der Arbeit erhöht. Dies macht das Unternehmen attraktiv für Fachkräfte, die ein innovatives Arbeitsumfeld suchen, und kann dazu beitragen, qualifizierte Mitarbeiter langfristig zu binden. Unternehmen, die ein Social Intranet einsetzen, verfügen damit also auch über eine Art Geheimwaffe im „War for Talents“.

Social Intranet verbessert Zusammenarbeit

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Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie ein Social Intranet die Zusammenarbeit in den Unternehmen verbessern kann und ganz nebenbei Zeitfresser wie E-Mails und Meetings reduziert. Ein großer Vorteil hierbei ist die einfache Bedienung. Alle, die privat selbst schon einmal ein soziales Netzwerk genutzt haben, benötigen keine weitere Schulung. Führt man sich vor Augen, dass es aktuell allein in Deutschland über 25 Millionen Facebook-Nutzer gibt, wird schnell klar, dass wohl die meisten Mitarbeiter zu diesem Kreis gehören dürften.

Gerade Startups und mittelständische Unternehmen können durch die erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit und Innovationsfähigkeit den Nachteil geringerer Ressourcen kompensieren. Ihnen bringt das Social Intranet damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und unterstützt sie dabei, sich für die stetig steigenden Anforderungen der Arbeitswelt zu rüsten.

Bild: Mehr Demokratie e.V.