Die deutschen Mentoren warnten Juhan Kaarma: „Das dauert, beeilt euch lieber!“ Der Este arbeitete da gerade im Axel-Springer-Accelerator Plug and Play an seinem Startup Weps, das mithilfe von Chatbots Webseiten für kleine Geschäfte erstellt. Vor einer Finanzierungsrunde wollten Kaarma und seine Mitgründer die Anteile an ihrem Startup neu aufteilen – und sie überraschten ihre Berater: „Wir sind in unser Online-Banking gegangen und haben darüber die Verteilung geändert“, sagt der Gründer. Nach wenigen Stunden war alles wie gewünscht geregelt. Kein Notar, kein Warten – nur ein paar Klicks.
Es ist kein Geheimnis, dass sich der kleine Staat Estland schon vor Jahren als Vorzeige-Bürokratie etabliert hat. Sogar bei den Wahlen können Bürger online ihr Kreuzchen machen. Einmal mehr zeigt sich bei der Startup-Verwaltung, wie sehr der estnische Staat Deutschland mittlerweile abgehängt hat. Denn gerade für Unternehmen ist die umständliche Bürokratie hierzulande lästig. US-amerikanische Investoren sind oft verblüfft, wenn der Notar ganze Vertragstexte noch einmal stundenlang vorliest, viele Abläufe sind langsam. Doch was genau kann die deutsche Bürokratie vom baltischen Staat Estland lernen?
Juhan Kaarma hat während seiner Zeit in Berlin schnell begriffen: „Das Schöne an einer digitalen Bürokratie ist, dass sie dich nie beim Geschäftemachen behindert.“ Beispielweise lässt sich ein Unternehmen online anmelden. Dafür besitzen die estnischen Bürger eine digitale ID, mit der sich identifizieren können. Innerhalb von drei Stunden ist das Unternehmen dann registriert. „Kein Notar, nur du und dein Computer“, sagt Kaarma.
Auch Menschen, die nicht aus Estland stammen, ermutigt die Regierung dazu, ein sogenannter E-Resident zu werden – um dort beispielsweise ein Online-Business zu starten. Ganz unabhängig vom Ort. Weps-Gründer Kaarma sagt, das einzige Problem sei dabei noch, aus dem Ausland ein Konto in Estland per Video zu eröffnen. Einige estnische Banken hätten den Service nun allerdings eingeführt.
Auch Merkel ist ein estnischer E-Bürger
Weitere Beispiele zeigen, wie einfach die Unternehmensbürokratie funktioniert: Wer eine estnische Gesellschaftsform besitze, könne die Anteile daran über sein Online-Banking innerhalb von Minuten verschieben. „Es kostet nicht viel“, sagt Kaarma. Dokumente lassen sich außerdem mit einer digitalen Signatur unterzeichnen: „Wir haben kürzlich einen Finanzierungsvertrag unterschrieben“, erzählt Kaarma. Alle Gründer und Investoren seien dabei an völlig unterschiedlichen Orten gewesen.
In seiner Zeit in Deutschland hat der Gründer die langsame Bürokratie selber erlebt. Die Steuernummer hätte sein Startup beispielsweise erst nach Monaten bekommen – in Estland würde es hingegen einen Tag dauern. „Ich würde das nicht gerne nochmal machen müssen“, so Kaarma. Ein weiteres Problem für ausländische Startups: Die Infos sind vor allem auf Deutsch verfügbar. Eine Schwierigkeit, die es in Estland nicht gibt: Alle wichtigen Business-Informationen finden sich auf einer englischsprachigen Website.
Ähnliche Bürokratie-Vorhaben bewegen sich in Deutschland nur schleppend: Der elektronische Personalausweis ist – zusammen mit einem Lesegerät – zumindest mit einigen Funktionen ausgestattet. Seit Mitte des vergangenen Jahres gibt es bereits eine EU-Regel zu der elektronischen Signatur, einige gesetzlichen Details sind allerdings von den deutschen Ministerien noch nicht geklärt, eine Unsicherheit für die Vertragspartner. Beim Start eines Unternehmens führt außerdem oft der Weg an einem Notariat nicht vorbei.
Deutschen Politikern ist das Problem zumindest bewusst. Kanzlerin Angela Merkel sagte kürzlich zum Auftakt der Computer-Messe Cebit selbstkritisch: „Wenn man sich das Tempo der Politik bei den Themen elektronische Gesundheitskarte oder elektronische Signatur ansieht, da haben wir sicher keinen Weltrekord aufgestellt.“ Das positive Beispiel aus Estland kennt sie: Bei ihrem Besuch in Hauptstadt Tallinn im vergangenen Sommer hat Merkel eine ID-Karte erhalten – und ist damit estnische E-Bürgerin.