Diese 10 Tools braucht jedes Startup - Hiscox

Der Startup-Alltag und seine Herausforderungen

Nicht immer laufen Prozesse wie geschmiert und selten haben Gründer die Zeit, sie gerade zu ziehen. Besonders in jungen, schnell skalierenden Startups mit hoher Mitarbeiterfluktuation sind viele Abläufe unausgereift. Mögliche Folgen? Aufgaben werden nicht effizient verteilt, das Team ist nicht up to date, was neueste Entwicklungen betrifft oder wichtige Kundenanfragen werden einfach übersehen, weil sich niemand verantwortlich fühlt.

Um Prozesse und Zuständigkeiten von Anfang an so effizient und organisiert wie möglich zu gestalten, setzen Gründer auf Tools. Die Alltagshelfer haben vielseitige Funktionen und kommen in fast allen Business-Bereichen zum Einsatz: von der Buchhaltung über Projektmanagement bis hin zur IT-Sicherheit.

In welchen Bereichen kommt es besonders schnell zu Chaos, wenn das Management nicht stimmt? Und welche Tools können sich Gründer hier zur Hilfe ziehen?

10 Kernbereiche und die passenden Tools

1. IT-Sicherheit

Die Achillesferse eines jeden Digital-Startups? Die IT. Hier muss die Devise lauten „better safe than sorry“, denn digitale Gründer sind vielen Cybercrime-Gefahren ausgesetzt. Um eine der wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen in der IT durchzuführen – nämlich das Einführen von sicheren, wechselnden Passwörtern – sollten Passwortmanager-Tools wie LastPass oder 1Password benutzt werden. Sie verwalten nicht nur sämtliche Passwörter, sondern generieren auch sehr sichere. Schluss mit „qwertz“ und „1234567890“.

2. Projektmanagement

Die zahlreichen Prozesse im Projektmanagement mit vielen involvierten Mitarbeitern schreien förmlich nach einem Tool, das das ganze übersichtlich gestaltet. Häufig eingesetzte Lösungen sind Asana, JIRA oder InLoox. Sie unterscheiden sich natürlich von Anbieter zu Anbieter in Sachen Funktionalität, Fokus oder Management-Ansatz, doch eines haben sie gemeinsam: Sie bringen Projektmitglieder an einen virtuellen Tisch und fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit in allen Phasen des Projekts.

3. Buchhaltung

Die Buchhaltung löst bei vielen Gründern Unbehagen aus, denn hier braucht es absolute Genauigkeit. Wer noch mit Excel-Tabellen hantiert, hat am Ende des Jahres viel zu tun und kann nur hoffen, alles akkurat eingetragen zu haben. Buchhaltungssoftware wie Sage, Zervant oder Lexoffice nehmen Startups durch automatisierte Prozesse einiges an Arbeit ab und stellen sicher, dass das Finanzamt nicht unangemeldet vor der Tür steht.

4. CRM

Kundenkontakte verwalten, Leads und Opportunities dokumentieren, Targets festlegen – das alles ist ohne zusammenfassende Software nicht nur viel Arbeit, sondern bietet auch viel Raum für Fehler und ungenutzte Chancen. Gründer, die ihren Vertrieb für die Skalierung fitmachen wollen, setzen auf Programme wie Salesforce, Highrise oder Zoho.

5. Interne Kommunikation

Wenn es um teaminterne Kommunikation geht, kommen junge Unternehmen kaum an Skype, Slack oder Google Hangouts vorbei. Über generelle Channels können hier beispielweise schnell firmenweite Ankündigungen verbreitet oder Dokumente hochgeladen werden. Für kurze Direktnachrichten an Kollegen eignen sich diese Tools besser als E-Mails – denn wer will schon Lunch-Pläne per Mail besprechen.

6. Community Support

Die ultimativen Tools für den Kunden-Support, die den Ansprüchen schnell wachsender Startups gerecht werden, sind Zendesk und Salesforce desk. Sie bündeln Nachrichten der Kunden aus dem Social Media- und E-Mail-Kosmos und leiten sie an die verantwortlichen Mitarbeiter weiter. So geht keine Kundenanfrage verloren und Community Manager behalten den Überblick über alle Channels.

7. Produktivität

Sie bändigen das Post-it-Chaos und erinnern an die näherkommende Deadline: Produktivitäts-Tools wie Wunderlist oder Evernote helfen dem gesamten Team dabei, die Übersicht über ihre Aufgaben zu behalten. Notizen machen, Inhalte organisieren oder To-Do-Listen teilen sind nur ein paar der vielseitigen Funktionen.

8. Business Intelligence und KPIs

Business Intelligence geschieht heute immer mehr im Zuge von Big Data-Analysen. Webbasierte KPI-Dashboards wie SumAll, Exasol oder Geckoboard ziehen ihre Informationen aus WordPress, Google Analytics oder Paypal. Die Daten werden anschließend grafisch aufbereitet und helfen Gründern so, Schwachstellen und Trends im Kennzahlen-Dschungel zu erkennen – und ihre Strategie dahingehend anzupassen.

9. Content und Social Media

Unternehmenseigenen Content nach individuellem Zeitplan über alle relevanten Sozialen Netzwerke zu teilen, ist keine leichte Aufgabe. Bei den vielen Kanälen, über die Inhalte mittlerweile verbreitet werden, können gestresste Marketers schon einmal einen vergessen. Tools wie Hootsuite und Buffer machen nicht nur das planen von Kampagnen über mehrere Kanäle einfacher, sondern helfen auch bei der darauffolgenden Analyse.

10. Personalwesen

Sämtliche teambezogene Daten und Prozesse auf einen Blick – ein Traum für HR Manager. Besonders für Startups mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder schnell wachsenden Teams lohnen sich Tools wie Personio oder heavenHR, um die Übersicht über Verträge, Gehälter und Urlaubstage ihrer Mitarbeiter zu behalten.

Vorsicht bei zu vielen Tools

Trotz ihrer enormen Hilfestellung können zu viele Tools auch das Gegenteil bewirken – Verwirrung und Chaos. Gründer sollten darauf achten, ihr Team nicht mit zu vielen Anwendungen zu überfordern, denn auch so kann man den Überblick verlieren. Wichtig bei der Tool-Auswahl sind vor allem die Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse des Startups und die Nutzerfreundlichkeit.

Und wenn doch einmal etwas schiefläuft?

Hiscox hält Startups den Rücken frei

Um besonders heikle oder essentielle Bereiche eines Startups nicht nur mithilfe von Tools zu managen, sondern auch rechtlich abzusichern, bietet der Spezialversicherer Hiscox maßgeschneiderte Berufshaftpflichtversicherungen für verschiedenste Branchen an. Darunter IT, Onlineshops, Beratung oder Marketing.

 

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