Ein Beitrag von Sascha Thattil, Geschäftsführer von Yuhiro, einem Dienstleister für die Bereitstellung von Softwareexperten.

Ein Großteil der outgesourcten IT-Projekte, die an Agenturen, IT-Dienstleister oder Freelancer gegeben werden, scheitert. Denn Budget oder Zeitrahmen werden überschritten oder die gewünschten Funktionalitäten werden nicht geliefert. Insgesamt betrifft das zwischen 50 und 80 Prozent aller IT-Projekte, wie aus den Chaos Manifestos der Standish Group oder aus Studien kleinerer Beratungshäuser hervorgeht. Ein Hauptgrund dafür sind Kommunikationsschwierigkeiten mit den Entwicklern. Zehn Tipps, um die zu überwinden:

1) Auswahl der Entwickler

Um eine gute Kommunikation zu sichern, ist die Auswahl passender Entwickler wichtig. Es gibt Anbieter, die ihre Schwachstellen in bestimmten Technologien verschweigen – oder sich überschätzen. Daher sollte man genau prüfen, mit wem man sich einlässt. Folgende Fragen sollte man dafür beantworten:

  • Hat der Entwickler die notwendige Kenntnis in den geforderten Technologien?
  • Ist der Entwickler vertrauenswürdig?
  • Hat er bereits mit Kunden der eigenen Größe gearbeitet?
  • Sind die Erwartungen bezüglich Zeit, Budget und Funktionalitäten an das Projekt klar?
  • Kann der Entwickler sein Vorgehen in einer für den Auftraggeber verständlichen Weise aufzeigen, so dass es keine Missverständnisse gibt?

2) Anforderungsanalyse

Die Anforderungen müssen vor dem Start des Projektes so gut wie möglich beschrieben werden. Geschieht das nicht, wird häufig erst nach einiger Zeit deutlich, dass in die falsche Richtung gearbeitet wurde. Zwar lassen sich nicht immer alle Anforderungen vorab genau bestimmen, allerdings helfen folgende Schritte:

  • Anforderungen in einem Dokument festlegen
  • Die Anforderungen in diesem Dokument nach Funktionalitäten herunterbrechen. Zum Beispiel kann der Auftraggeber die wichtigsten Teilfunktionalitäten beschreiben. Dies kann der Auftraggeber zum Beispiel in Form von User Stories machen.
  • Das Dokument solange bearbeiten, bis der Entwickler und das Gründerteam das gleiche Verständnis von dem Projekt haben. Dies kann zum Beispiel über ein Google Doc geschehen, auf dem der Kunde online seine Informationen einfügt und der Projektleiter und der Entwickler relativ zeitgleich Fragen und Kommentare abgeben können.

3) Flexibilität

Auftraggeber und Entwickler sollten im Projekt flexibel bleiben. Der Auftraggeber muss offen dafür bleiben, wie das Projekt letztlich im Detail aussehen wird; der Entwickler sollte bereit sein, auch auf andere Technologien und Werkzeuge auszuweichen.

Zu große Starre auf beiden Seiten kann das Projekt scheitern lassen. Innovative Lösungen lassen sich nicht immer so umsetzen, wie man es sich anfangs vorgestellt hat.

4) Technology is easy – people are hard

Oft ist gar nicht die Technik das Problem. In den meisten Fällen entsteht mit der Zeit ein bestimmtes Misstrauen gegenüber dem Entwickler. Der Grund dafür liegt oftmals daran, weil es nicht klar ist, warum mehr Zeit für eine Aufgabe verwendet wurde, als geplant. Dies erhöht schlussendlich auch die Kosten. Allein aufgrund dessen können Konflikte entstehen.
Am Zwischenmenschlichen kann die Kommunikation gänzlich scheitern. Daher sollte man diese soften Faktoren im Hinterkopf behalten und gegebenenfalls nach Lösungen schauen.

5) Projektverantwortung übernehmen

Nach der Übergabe der Projektdokumentation wähnt sich der Auftraggeber häufig in der Sicherheit, dass die Anforderungen von dem Entwickler korrekt aufgenommen wurden. Hier ist es aber wichtig, Projektverantwortung zu übernehmen. Auch, wenn man als Unternehmer die technische Seite der Umsetzung nicht komplett versteht, kann man sich darauf einigen, in regelmäßigen Abständen zu kommunizieren und sehr schnell die erste Version zu erhalten. So können die Gründer das Ganze erst einmal testen.

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Bild: Ana Barateiro / Getty Images

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