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Vernetzte Teamarbeit

Vernetzte Teamarbeit wird bald aus unserem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken sein: Einzelne Teams, oftmals abteilungsübergreifend besetzt, arbeiten mit Hilfe neuester Webtechnologien von verschiedenen Standorten aus und zu unterschiedlichen Zeiten gemeinsam an Aufgaben und Projekten – zum Teil auch über Unternehmensgrenzen hinweg mit externen Partnern oder Beratern.

Die Liste der Vorzüge dieser neuen Form der Zusammenarbeit ist lang und umfasst unter anderem erhöhte Flexibilität und Produktivität, Zeit- und Kostenersparnis (zum Beispiel durch wegfallende Reisekosten) wie auch die Eindämmung der E-Mail-Flut mitsamt des Wildwuchses an Dokumenten und deren Versionen.

Neue Anforderungen an Mensch und Organisation

Zugleich ergibt sich ein breiter Kanon an neuen Kompetenzen, die ein Mitarbeiter mitbringen muss: beispielsweise im Umgang mit neuen Medien oder in punkto Selbstmanagement. Auch die Führungskräfte sehen sich neuen Anforderungen und Verantwortungen gegenüber, müssen sie doch verstärkt ihren Mitarbeitern den Nutzen einer Zusammenarbeit auf Distanz vor Augen führen, dabei mit gutem Beispiel vorangehen und vermittelnd eingreifen, wenn das Vertrauen und die Harmonie im virtuellen Team gestört sind.

Nicht zuletzt verlangt die Einführung vernetzter Teamarbeit stets einen Abgleich mit der bestehenden beziehungsweise angestrebten Unternehmenskultur und gegebenenfalls eine Einbettung in Change-Management-Maßnahmen.

Die virtuelle Arbeitsumgebung: mit den passenden Werkzeugen ausgestattet

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 Eine weitere zentrale Herausforderung besteht darin, eine webgestützte Arbeitsumgebung zu schaffen, welche die Mitarbeiter zur regelmäßigen Nutzung motiviert und ihnen einen erlebbaren Mehrwert in der Erledigung ihrer Team-Aufgaben bietet. Eine stetig wachsende Zahl an Web-Werkzeugen und mobilen Apps, die einzelne Funktionen bereitstellen wie zum Beispiel ein Aufgabenmanagement, bis hin zu funktionsbewehrten Allround-Systemen wird in diesem Kontext auf dem Software-Markt feilgeboten; mal unentgeltlich, mal als Kauf- oder Miet-Lösung.

Welches Werkzeug passt nun am besten zum eigenen Unternehmen? Diese Frage stößt eine Reihe von Überlegungen an, die als eine Art kleiner Wegweiser durch das Dickicht der Web-Applikationen und -Dienste dienen sollen.

Der erste Schritt: Ziele definieren und Einsatzszenarios skizzieren

Um den Mitarbeitern eine geeignete Infrastruktur zur vernetzten Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen, stellt sich für die Verantwortlichen – und gemeint ist nicht alleinig die IT-Abteilung, sondern ein abteilungs- und Hierarchien-übergreifendes Projektteam – als Erstes die Frage nach den strategischen Zielen, den strukturellen beziehungsweise organisatorischen Gegebenheiten und den konkreten Anwendungsfällen. Zu welchem Zweck soll vernetzt zusammengearbeitet werden, und wie wird sich diese Teamarbeit voraussichtlich gestalten? So könnte beispielsweise genauer hinterfragt werden:

  • Steht temporäre Projektarbeit im Vordergrund oder sollen auf lange Sicht alle Mitarbeiter im Unternehmen dauerhaft miteinander vernetzt werden?
  • Wie groß sind der Bedarf und die Bereitschaft, Informationen und Wissen zu teilen?
  • Ist die Zusammenarbeit eher formeller oder informeller Natur, oder beides?
  • Wie offen, flexibel und transparent soll die Teamarbeit gestaltet werden?
  • Bedarf es einer umfassenden Steuerung der Teams oder können diese sich selbst organisieren?

Mal wird zur raschen und informellen Erledigung einer gemeinsamen Aufgabe ad hoc ein Projektraum gesucht, der mit simplen Werkzeugen zur Kommunikation und zum Austausch von Dokumenten und Ideen ausgestattet ist. Mal wird für ein längerfristiges, komplexes Projekt eine zentrale, umfassender ausgerüstete Arbeitsplattform benötigt, die mehrere Teams beherbergt und eine zentrale Projektsteuerung und -koordination erlaubt. Welche Fälle überwiegen? Welche Bandbreite an Fällen soll abgedeckt werden? Wie soll mit Ausnahmefällen verfahren werden?

Weitere Kriterien zur Auswahl

Bei der anschließenden Suche nach den Werkzeugen, die am besten zu Zielsetzung und Einsatzszenarios passen, gibt es eine Reihe an weiteren Faktoren bei der Auswahl beziehungsweise Kombination zu berücksichtigen. Im Folgenden seien einige von ihnen als Anregung für das Durchdenken der eigenen Infrastruktur genannt:

Usability

Eine hohe Benutzerfreundlichkeit ergibt sich aus intuitiver Nutzeroberfläche und einer überschaubaren Menge an ebenfalls intuitiv zu erfassenden Bedienweisen und Funktionen. Je einfacher, desto besser – wie wird diese Formel jedoch in die Praxis umgesetzt? Bei leistungsstärkeren Software-Systemen wird erfahrungsgemäß viel Zeit darauf verwendet, die breite Palette an vorhandenen Features individuell zu konfigurieren. Hier können viele Fälle abgebildet werden, und doch bleibt die Lösung eher komplex.

Kleinere Applikationen hingegen spielen ihre Stärke in Gestalt eines bewusst übersichtlich gehaltenen Einsatzgebietes aus; hier gilt es darauf zu achten, ob individuelle Anforderungen und Work-flows zufriedenstellend berücksichtigt werden. In der Regel gibt es nur geringen bis gar keinen Gestaltungsspielraum. Wie oben dargestellt, sollte das Gros der Einsatzszenarien den Ausschlag geben.

Integrationsfähigkeit

Verständlich ist der Wunsch nach einer Anbindung, wenn nicht sogleich einer vollständigen Integration der neuen Team-Applikation in die bestehende ICT-Landschaft wie zum Beispiel die CRM– oder die Fakturierungs-Software. Hier sollte sich die Zeit genommen werden, eine sinnvolle Abgrenzung vorzunehmen. Ist es notwendig, alle Daten und Dokumente miteinander zu verknüpfen? Schnittstellen-Programmierung ist oftmals eine ressourcenraubende Tätigkeit und der Versuch, externe Projekt-Tools wie zum Beispiel Gantt-Charts vollständig im Rahmen der neuen Applikation zur Verfügung zu stellen, ist nicht immer von Erfolg gekrönt.

Vielmehr könnte überlegt werden, ein Tool – zum Beispiel ein Wiki – für verschiedene Einsatzzwecke zu verwenden, sprich, nach Möglichkeiten zur Vereinheitlichung zu suchen. Gerade Wikis sind im Rahmen von Projekt- und Wissensmanagement zwar keine Alleskönner, aber doch erstaunlich vielseitig nutzbar.

Sicherheit

Auf die Checkliste gehören in jedem Falle rechtliche und technische Sicherheitsaspekte. Neben der Abwägung, ob sich beispielsweise eine Cloud-Lösung vor diesem Hintergrund anbietet, sollte auch überprüft werden, ob andere Kommunikationswege genutzt werden. Der Einsatz von Facebook-Gruppen oder mobilen Apps ist für viele Mitarbeiter verlockend, da sie schnell und einfach zum Ziel führen.

Grundsätzlich ist die auf diesem Wege mögliche Preisgabe sensibler Informationen aus Datenschutzgründen kaum hinnehmbar. Aber auch für die Mitarbeiter ist der vermeintlich schnellere Weg nicht immer der auf Dauer hilfreichste. So geht der Überblick beim Einsatz externer, für sich stehender Zusatztools schnell verloren.

Zuverlässigkeit

Besondere Aufmerksamkeit sollte auch der Dauerhaftigkeit des in Frage kommenden Services gelten und somit der Zuverlässigkeit des Anbieters. Immerhin soll die kollaborative Lösung im Rahmen der langfristigen Unternehmensentwicklung Bestand haben, selbst, wenn nur sie für kurzfristige Projektarbeit zum Einsatz kommt. Daher gilt es, die Anbieter und ihre Angebote eingehend zu prüfen. Nicht selten werden einstig kostenfreie Services mit zunehmendem Erfolg kommerzialisiert oder das Geschäftsmodell und die Geschäftsbedingungen so umgestaltet, dass der Service nicht mehr kompatibel mit der gewünschten Zielsetzung ist.

Fazit: Mit geschärftem Blick die Praxistauglichkeit überprüfen

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Die Auswahl und die Kombination passender Web-Technologien für vernetzte Teamarbeit sollte im Einklang mit strategischen Zielen und organisatorischen, strukturellen Gegebenheiten erfolgten – zuoberst empfiehlt es sich jedoch, konkrete Einsatzszenarien zu skizzieren. Alle zuletzt genannten Hinweise mögen den Blick dafür schärfen, ob ein bestimmtes Tool oder eine Software den gewünschten Nutzen auch in der Praxis zu erzielen vermag. An Auswahl mangelt es nicht, und fast immer steht eine Testversion zur intensiven Verprobung zur Verfügung.

Die Suche nach den passenden Werkzeugen kann sich als eine spannende und lohnende Aufgabe für das ganze Unternehmen erweisen, erhöht sie doch wesentlich die Akzeptanz neuer kollaborativer Arbeitsweisen und -formen.

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Stephanie Hofschlaeger  / pixelio.de