Für Existenzgründer ist die Zeitplanung und das Zeitmanagement ein wichtiger Bestandteil, um von Anfang an richtig wirtschaften zu können. Auf diese Weise können gezielt Erfolge erreicht werden, denn schließlich ist die Selbstständigkeit eine massive Umstellung, die nicht unterschätzt werden darf. Das Arbeitspensum wird gerade in der ersten Zeit wachsen und nur mit dem richtigen Zeitmanagement kann der Gründer seine Aufgaben erledigen.

Durch die Anwendung bestimmter Richtlinien und Methoden erreicht der Existenzgründer eine gute Organisation der verschiedenen Aufgaben. Dabei sollte der zeitliche Rahmen nicht zu eng gesetzt werden. Plant der Jungunternehmer keine Pufferzeiten ein, setzt er sich zusätzlich unter Druck.

Zeitfresser finden

Ist der Tag zu Ende bevor der Gründer auch nur die Hälfte der eingeplanten Aufgaben erledigen konnte, muss er die Zeitfresser finden. Am einfachsten ist das mit einem Wochenprotokoll zu schaffen. Der Gründer schreibt täglich alle anfallenden Arbeiten und Tätigkeiten möglichst minutengenau auf. Dazu gehören unter anderem Einkaufsfahrten, Post- oder Bankgänge, der Kaffee trinkende Nachbar oder ein zugemülltes E-Mail- Postfach. Am Ende der Woche kann der Unternehmer genau errechnen, für welche Tätigkeit er wie viel Zeit benötigt hat. Zeitfresser kristallisieren sich bei der Berechnung schnell heraus und können vom Unternehmer eliminiert werden.

Danach kann jeder einzelne Tag neu geplant und die Zeit verteilt werden. Das Planen kostet täglich ein paar wertvolle Minuten, doch im Endeffekt wird Zeit gespart. Generell ist das Zeitmanagement schriftlich vorzunehmen. Der Unternehmer kann danach seine Arbeiten entspannter erledigen und damit sein Ergebnis deutlich verbessern.

Organisieren

Neben der Tagesplanung ist die effektive Planung des eigenen Arbeitsplatzes für den Gründer wichtig. Ein aufgeräumter Schreibtisch zum Ende des Tages, das Abheften fertiger Unterlagen im entsprechenden Ordner oder das Bereitstellen des benötigten Werkzeuges für den Folgetag, sollte jedem Gründer in Fleisch und Blut übergehen.

Aufgabenmanagement

Der Existenzgründer sollte die anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterteilen. Dabei gibt es generell fünf Klassen zu unterteilen:

Aufgaben, die wichtig und dringend sind…

  • …wichtig bedeutet, dass die Wertigkeit im Vordergrund steht (beispielsweise ein Angebot wird rechtzeitig abgeben oder Rechnungen werden zeitnah geschrieben)
  • …dringend bedeutet, dass Termine im Vordergrund stehen (zum Beispiel die Abgabe der Buchhaltung oder der TÜV-Termin für das Firmenfahrzeug)
  • Aufgaben, die wichtig, aber im Moment nicht dringend sind (hier sollte man nicht allzu lange warten, diese zu bearbeiten, sonst werden sie zu Aufgaben 1. Klasse)
  • Aufgaben, die dringend, aber längerfristig nicht wichtig sind (hierzu zählen typischen Alltagsaufgaben, wie Einkaufen, Aufräumen, etc.)
  • Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, solche Aufgaben gehören in die Ablage P wie Papierkorb. Sie belasten den Unternehmer nur, haben aber keinen Wert.

Vielen jungen Unternehmern geht es so, dass immer nur das Dringende abgearbeitet wird. Dabei wird das Wichtige oft vernachlässigt:

Beispiel:

Der Gründer will ein Angebot für einen lukrativen Auftrag erstellen, welcher für das junge Unternehmen wichtig ist. Weil die Angebotsfrist aber erst in sieben Wochen endet, ist die Erstellung nicht dringend. Hat der Gründer ein gutes Zeitmanagement, erstellt er das Angebot, weil es wichtig ist, sofort. Passt das Zeitmanagement noch nicht, wartet der Unternehmer bis die Erstellung dringend wird und gibt das Angebot sieben Wochen später ab.

Die Aufgaben der 1. Klasse müssen zuerst und möglichst vollständig abgearbeitet werden. Danach folgen die Aufgaben der 2. Klasse. Für die restlichen zwei Klassen ist es günstig ein System zu entwickeln, wann und wie diese Aufgaben schnell erledigt werden können. Möglicherweise kann man sogar einige davon streichen.

Zeitmanagement ist im Grunde ein Management von sich selbst. Durch Konsequenz kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren und baut gleichzeitig Stress und Druck ab. Es ist günstig, flexibel mit der Zeit umzugehen und den Plan als Orientierungshilfe zu nehmen. Man muss die anfallenden Aufgaben richtig einschätzen und bewerten können, sonst verliert man schnell den Überblick. Mit einem richtigen Management macht das Arbeiten Spaß und die Existenz des jungen Unternehmens ist nicht gefährdet.

Über den Autor:

Torsten MontagTorsten Montag ist Geschäftsführer von Clever Clogs und betreibt das Gruenderlexikon. Im Gruenderlexikon werden Fachbegriffe zur Existenzgründung verständlich erklärt. So erfährt der Gründer zum Beispiel, was ein Businessplan ist oder was sich hinter der Sperrfrist verbirgt. Erläutert werden im Lexikon mehr als 1.000 Stichwörter für Gründer und andere interessierte Unternehmer u.a. Begriffe wie Rentabilitätsvorschau, Kapitalbedarfsplan, Einstiegsgeld oder Gründungszuschuss. Darüber hinaus bietet gruenderlexikon.de ein steuerberatermoderiertes Forum. Im angeschlossenen Gründerblog werden kostenlose Infos und Nachrichten zur Existenzgründung zur Verfügung gestellt. Existenzgründer erhalten auf gruenderlexikon.de kostenlos Muster und Vorlagen. Ebenfalls kostenlos können Onlinerechner zu verschiedenen Themen, wie beispielsweise der Finanzierungsplan oder der Hinzuverdienst zum Einstiegsgeld genutzt werden.