Tipps für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Für viele Startups und kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zählen die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Angestellten zu den zeitaufwändigsten, lästigsten Pflichten. Insbesondere deshalb, weil aufgrund häufiger Änderungen Standard-Prozesse oft nicht machbar sind – neue Gesetzesvorgaben müssen ebenso berücksichtigt werden wie private Veränderungen im Leben der Mitarbeiter wie Hochzeit oder die Geburt eines Kindes. Tipps und Tricks, wie Unternehmen den Überblick über die Zahlenkolonnen behalten und effizient verwalten.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen?
Sie müssen zunächst einmal die Lohnabrechnung und -zahlungen an die Mitarbeiter ausgeben. Dann müssen sie die Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern – dies erfolgt meistens elektronisch – und gegenüber den Finanzämtern (LStA und LStB) erfüllen. Weiterhin haben sie die Pflicht, die Abgaben rechtzeitig abzuführen, entsprechende Bescheinigungen zu erstellen, und sie müssen die Aufbewahrungspflichten einhalten.
Welche Mindestangaben müssen Arbeitgeber in der Gehaltsabrechung machen?
Nach Paragraf 108 der Gewerbeordnung hat jeder Mitarbeiter bei der Zahlung seines Arbeitsentgelts Anspruch auf eine schriftliche Auskunft in Textform. Die verpflichtenden Inhalte sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Dazu zählen Aussagen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Des Weiteren Informationen über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen, die der Arbeitnehmer erhält, sowie Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen.
Was sind die Konsequenzen, wenn dem Arbeitgeber Fehler bei der Abrechnung unterlaufen?
Der Arbeitgeber ist zum Beispiel für das korrekte Abführen der Lohnsteuer zuständig. Führt er zu viel ab, kann er diesen Betrag im Fall des Falles vom Arbeitnehmer zurückholen. Anders verhält es sich bei der Sozialversicherung: Hier ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Vergisst er den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitsentgelt seines Arbeitnehmers, darf er den Betrag im Allgemeinen nur innerhalb der folgenden drei Lohn- oder Gehaltszahlungen nachträglich abziehen. Danach besteht für ihn nur noch dann Hoffnung auf das Geld, wenn er nicht selbst schuld an der Panne war.
Worauf sollten Unternehmen bei der Gehaltsabrechung besonders achten?
Verständlichkeit ist A und O einer ordentlichen Abrechnung. Für ein gutes Betriebsklima ist es zudem vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer sieht, wie viel vom Brutto an das Finanzamt geht, welche Beiträge zum Beispiel an die Krankenkasse fließen und welchen Gesamtaufwand der Arbeitgeber tatsächlich erbringt.
Pünktlichkeit ist ebenfalls sehr wichtig: „Aufschieberitis“ – auch bei veränderten Rahmenbedingungen – gilt nicht. Nachlässigkeiten sollte sich eine Firma in diesem Bereich auf gar keinen Fall leisten. Denn unpünktliche und unübersichtliche Abrechnungen demotivieren und frustrieren die Mitarbeiter. Und tauchen sogar Fehler auf, rückt ein Betrieb schnell in schlechtes Licht – nicht nur bei seinen Angestellten.
Welche Alternativen zur internen Lohnbuchhaltung gibt es für KMUs?
Die zeitaufwändigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen lassen sich natürlich jeder Zeit zum Beispiel an ein Lohnbüro auslagern. Aber das kostet Geld. Im Durchschnitt zwischen zirka 6,50 Euro bis zu 13 Euro pro Monat und Arbeitnehmer je nach Zahl der Mitarbeiter und Komplexität der Abrechnung. Außerdem bleibt der Unternehmer verantwortlich für richtige und pünktliche Lohnabrechnungen, haftet gegenüber Mitarbeitern, Finanzamt und weiteren Behörden. Deckt eine Betriebsprüfung Fehler auf, kann es zu hohen Nachzahlungsforderungen kommen.
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Wie lässt sich die interne Entgelt-Abrechnung für KMUs sinnvoll optimieren?
Sinnvoll ist der Einsatz einer leistungsstarken und flexiblen Entgeltabrechnungs-Software. Leistungsstarke Programme in diesem Bereich sind übersichtlich in der Handhabung und berücksichtigen stets die neuesten gesetzlichen Regelungen. Mit einer internen Abrechnungssoftware haben Unternehmer ihre Lohn- und Gehaltskosten zudem immer tagesaktuell im Blick – und können somit ihre Preiskalkulation bei diesen Ausgaben besser anpassen.
Welche Funktionen sollten effiziente Entgeltabrechnungs-Lösungen enthalten?
Mit der Software sollten sich alle wichtigen Unterlagen für den Betrieb, das Finanzamt und die Krankenkassen schnell und komfortabel erstellen lassen. Ebenso ist es wichtig, dass die Lösung alle für 2013 relevanten gesetzlichen Änderungen berücksichtigt. Praktisch sind des Weiteren Module für das direkte Übermitteln der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER) und aller wichtigen Meldungen an die Sozialversicherungsträger (dakota).
Dazu gehören zum Beispiel die Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Sofortmeldungen und Erstattungsanträge für die Umlage bei Krankheit oder Mutterschutz. Verfügt die Lösung über einen derartigen Funktionsumfang, können kleine Unternehmen oder Handwerksbetriebe die anfallenden Aufgaben einfach und rechtssicher mit ihrem eigenen Computer erledigen und damit Kosten sparen.