Rechnungswesen Startups

Rechnungswesen selbst angehen lohnt sich

Die Buchhaltung nervt, den Steuerberater versteht man nicht und überhaupt ist der Dschungel der Steuervorschriften Abschreckung genug, um es möglichst weit von sich zu schieben. Der Nutzen offenbart sich kaum, es dient vornehmlich zur Ermittlung des anfänglich ohnehin fehlenden Gewinns, und schließlich ist es ein Instrument des Finanzamtes zur Steuereintreibung. Also weg damit zum Steuerberater. Oder vielleicht doch nicht? Gibt es neben den Nachteilen auch Vorteile für Gründer? Aber sicher! Vor allem kann man Investoren (zu Recht) beeindrucken, wenn man die Prinzipien versteht. Vorurteilsfrei betrachtet gibt es schlagkräftige Argumente für ein gut strukturiertes Rechnungswesen.

Zunächst ein Trost: Man muss kein Steuerprofi werden, um Rechnungswesen professionell zu nutzen. Der professionelle Einsatz für Selbstständige ergibt sich nämlich nicht daraus, dass man alles selbst bucht – das sollten Unternehmer den Bilanzbuchhaltern überlassen – sondern dass man das lesen kann, was “hinten raus kommt”. Und “hinten raus” kommen Auswertungen wie Bilanzen, Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Saldenlisten, Gewinn- und Verlustrechnungen, Liquiditätspläne, Nachkalkulationen und ähnlich schöne Kreationen.

Aber kann man diese denn lesen, so als Nicht-Profi? Ja, man kann. Man muss nicht die Details kennen, die im Rechnungswesen zu berücksichtigen sind, damit man die Ergebnisse versteht. Kaum ein Manager kennt die neuesten rechtlichen Vorschriften und nutzt dennoch die Zahlen des Controlling. Hinter den komplizierten Steuervorschriften versteckt sich nämlich eine kaufmännische Systematik, die völlig unabhängig von diesen Vorschriften funktioniert und die viel leichter zu verstehen ist als das Handelsrecht, das Bilanzbuchhalter beherrschen müssen.

Es ist diese Systematik, die man kennen muss, damit Auswertungen verständlich werden, und diese ist weit einfacher zu erlernen als das Handels- oder Steuerrecht.

Rechnungswesen in Startups – ein praktisches Beispiel

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Gut ersichtlich wird dies anhand der Abschreibungen: Eine Abschreibung ist ein Buchungsvorgang, der den Wertverlust von (üblicherweise) Gegenständen erfasst. Dieser Wertverlust geht in der Regel schleichend und unbemerkt vor sich. Ein typisches Beispiel ist der Wert einer IT-Anlage, der sich im Laufe des Jahres Monat für Monat reduziert, einfach weil die Anlage älter wird. Dafür erhält das Unternehmen von niemandem eine Rechnung, es fließt auch kein Geld, sondern dieser Wertverlust ”passiert” einfach.

Erfasst das Unternehmen diesen Wertverlust in der Buchführung nicht, dann weist das Unternehmen am Jahresende ein höheres Vermögen an Technik aus, als tatsächlich vorhanden ist. Deshalb wird dieser Wertverlust in der Buchhaltung erfasst und mindert dadurch den Gewinn – das ist das kaufmännische Prinzip der Abschreibung. Geld fließt dabei nicht.

Solche Grundlagen des Rechnungswesens müssen Gründer verstehen: Weniger Gewinn bedeutet zwar weniger Steuerlast, aber auch eine geringere Kreditwürdigkeit, geringere Attraktivität für Investoren und gleichzeitig ein
geringeres Ausschüttungsvolumen (die Auszahlung des Gewinns an die Eigentümer). Hier wird ersichtlich, wie sich die Zahlen der Buchführung auf Investorengespräche auswirken können.

Nicht verstehen müssen Selbstständige hingegen, welche detaillierten gesetzlichen Regeln den Abschreibungen zugrunde liegen, denn dafür gibt es Steuerberater und Bilanzbuchhalter, die kompetent beraten. Die Höhe einer Abschreibung ist nämlich nicht frei wählbar, es gibt komplizierte rechtliche Regeln, wie hoch ein bestimmter Gegenstand unter welchen Umständen abgeschrieben werden darf und oft gibt es Wahlmöglichkeiten. Das wird umso bedeutsamer, je höher das Anlagevermögen ist.

Gemeinsam professionell entscheiden

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Beherrschen Gründer diese Prinzipien, können sie professionelle Entscheidungen treffen. Müssen Abschreibungen gebucht werden, so legt man fest, welche Ziele erreicht werden sollen: Kreditwürdigkeit erhöhen, Investoren überzeugen, Steuern sparen, Ausschüttungen minimieren oder möglichst exakt den tatsächlichen Wertverlust erfassen? Die angestrebten Ziele teilt man den Profis mit und diese beraten entsprechend, welche gesetzlichen Wahlmöglichkeiten bestehen, und so wird gemeinsam festgelegt, welche Abschreibungspolitik das Unternehmen im Rahmen der Gesetze einschlägt.

So muss eine professionelle Zusammenarbeit zwischen Nichtkaufleuten, Steuerberatern und Bilanzbuchhaltern funktionieren, so wird der Nutzen des Rechnungswesens offensichtlich: Gründer können und sollten mit Kenntnis der Systematik Einfluss darauf nehmen, wie ihr Rechnungswesen aufgestellt ist, auch ohne rechtliche Fachkenntnisse. Dies funktioniert für alle Themen, für Kalkulationen, Kostenrechnungen, Liquiditätspläne und Finanzierungen und viele Aufgaben mehr.

Die jeweilige kaufmännische Systematik hinter diesen Themen muss verstanden werden, damit Gründer mit Hilfe von Fachleuten Investoren- und Bankgespräche optimal vorbereiten können.

In Teil zwei der Reihe wird es um den wichtigen Unterschied zwischen Erfolg und Liquidität eines Unternehmens gehen.

Bild: Jorma Bork  / pixelio.de
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