Was ist eine digitale Signatur?
Schnelligkeit und Effektivität sind Grundbausteine für ein gesundes Startup. Der Rechnungsversand muss da möglichst unkompliziert funtionieren – digitaler Rechnungsversands gewinnt deshalb an Bedeutung. So einfach das klingt, so kompliziert war der Versand mit den bestehenden Vorschriften aber auch oft, sodass viele Unternehmen bei der alt bewährten Papiervariante blieben. Voraussetzung für den gesetzeskonformen digitalen Rechnungsversand ist bislang die sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur„. Dieses Hemmnis könnte laut Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend zum 1. Juli 2011 wegfallen. Die Gesetzesänderung ist noch vom Bundesrat in der geplanten Sitzung am 8. Juli abzusegnen.
Eine digitale Signatur ist eine elektronische Unterschrift für PDF-Dokumente, die mit Hilfe der Quersumme gebildet wird. Jede Änderung an der Rechnung wird damit erkennbar. Gerade im elektronischen Bereich besteht die Möglichkeit, dass Daten abgefangen oder geändert werden.
Um dies auszuschließen, gibt es verschiedene Stufen der elektronischen Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur ist dabei die gängige und sicherste Variante. Sie soll sowohl die eindeutige Herkunft als auch die Integrität einer Rechnung gewährleisten.
Wen betrifft die neue Regelung zur digitalen Signatur?
Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen profitieren von der neuen Regelung. Die rechtliche Grundlage liefert Paragraph 14 Absatz 3 Nummer 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die Gültigkeit der Rechnung bezieht sich also nicht darauf, ob die Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, sondern lediglich, ob die Vorsteuer von der Rechnung geltend gemacht werden kann.
Unternehmer, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen, oder bestimmte Berufsgruppen, die keine Umsatzsteuer berechnen und auch keine Vorsteuer abziehen können, betrifft die Regelung nicht. Ausgenommen sind auch Spendenquittungen, die nach wie vor signiert werden müssen.
Wann handelt es sich um eine elektronische Rechnung?
Als elektronische Rechnung werden weiterhin Belege bezeichnet, die per E-Mail, per Web-Download oder per Computer-Telefax verschickt werden.
Auch der Datenträgeraustausch (EDI) fällt nach wie vor unter diese Kategorie. Neu ist, dass Rechnungen, die von einem Standard-Fax versendet oder empfangen werden, in Zukunft als Papierrechnung gelten.
Was ist beim elektronischen Rechnungsversand weiterhin zu beachten?
Obwohl die Handhabung erleichtert werden soll, bleiben natürlich Vorschriften, die zwingend eingehalten werden müssen. Dazu zählen:
- Die Echtheit der Rechnungsherkunft. Der Rechnungsaussteller muss also eindeutig identifizierbar sein.
- Die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes. Gemeint ist damit, dass die Rechnung während der Übermittlung nicht geändert werden kann.
- Die Lesbarkeit der Rechnung. Sollten spezielle Programme erforderlich sein um die Lesbarkeit zu gewährleisten, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.
- Natürlich müssen nach wie vor die erforderlichen Angaben gem. §14 UStG in der Rechnung enthalten sein. Dazu gehören zum Beispiel die Steuernummer, das Ausstellungsdatum, der Liefer- und Leistungszeitpunkt.
- Der Gesetzgeber schreibt vor, dass elektronisch versendete Rechnungen auch elektronisch, also im Originalzustand, aufbewahrt werden müssen. Ein Papierausdruck reicht dazu nicht aus. Die Daten sind so abzuspeichern, dass sie nicht mehr geändert und auch später noch lesbar gemacht werden können.
Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger nach wie vor der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen (vgl. § 14 Abs. 1 UStG). Die beiden Parteien müssen sich also im Vorfeld darüber einig sein, welche Form der Übermittlung verwendet wird.
Was verändert sich bei elektronischen Rechnungen tatsächlich?
Neu ist, dass der Gesetzgeber künftig nicht mehr zwischen Papierrechnung und elektronischer Rechnung unterscheiden wird. Da die Vorschriften für die Papierrechnung nicht erhöht werden sollen, kam es zu einer Vereinfachung der gesetzlichen Auflagen für die elektronischen Rechnungen. Dies wird insbesondere dadurch erreicht, dass der Gesetzgeber dem Unternehmer mehr eigene Freiheiten lässt, die bestehenden Vorschriften umzusetzen.
Das Gesetz wurde unabhängig von der eingesetzten Technologie formuliert. Neben den oben erwähnten elektronischen Verfahren können nun auch neue Übermittlungsverfahren wie Download per Web-Link, E-Post oder DE-Mail verwendet werden. Wichtig ist lediglich, dass die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit nach wie vor überprüfbar sind. Wer auch künftig wirklich sicher sein möchte, für den besteht selbstverständlich weiterhin die Möglichkeit die elektronische Signatur einzusetzen. Alle anderen müssen ein innerbetriebliches Prüfsystem vorweisen, mit dem die Vorgaben erfüllt werden. Der Gesetzgeber spricht hier von einem „innerbetrieblichen Prüfpfad“.
Bei diesem Prüfpfad muss es sich nicht zwingend um ein EDV-gestütztes Verfahren handeln, sondern lediglich um eine systematische Kontrolle, die eigentlich auch im Interesse des Unternehmens liegt.
Wie sieht das Prüfverfahren elektronischer Rechnungen aus?
Konkret sollte geprüft werden können:
- Ob die Lieferung oder Leistung, die in Rechnung gestellt wird, in Qualität und Menge tatsächlich erbracht wurde;
- ob der Aussteller der Rechnung tatsächlich derjenige ist, der den Zahlungsanspruch hat;
- ob die Kontoverbindung korrekt ist.
Bestehen diese Möglichkeiten zur Rechnungsprüfung, kann dies bereits ausreichen. Das Gesetz schreibt keine zusätzliche Aufzeichnungspflicht vor. Im Zweifelsfall sollte sich der Unternehmer fragen, ob sein Kontrollsystem gewährleistet, dass nur Rechnungen ausgestellt oder bezahlt werden, die einer konkreten Lieferung zugrunde liegen. Ist dies der Fall, sind die gesetzlichen Vorschriften erfüllt.
Fazit: Hürden beim elektronischen Rechungsversand fallen
Eine der größten Hürden, die Unternehmen in der Vergangenheit vom elektronischen Rechnungsversand abgehalten haben, fällt mit der Vereinfachung weg. Nun liegt es an den Unternehmen die neuen Möglichkeiten zu nutzen um noch kostengünstiger und effektiver zu arbeiten.