In Zeiten der Finanzkrise bleibt kein Tag aus, an dem man nicht etwas über Entlassungen, Kurzarbeit oder sonstige bekannte Arbeitsmarkt-Schreckensnachrichten liest oder hört.  Nicht selten betrifft das jedoch die großen, bereits gefestigten und traditionell finanzierten Unternehmen am Markt. Die Situation in jungen Unternehmen, insbesondere, die mit Venture Capital und Private Equity finanzierten Unternehmen, sieht bisher deutlich positiver aus. Die Unternehmer stehen mit ihrer Geschäftsidee gerade erst am Anfang und brauchen in der Regel – auch in Krisenzeiten – engagierte Mitarbeiter, die mit ihnen an der Umsetzung ihres Vorhabens arbeiten.  Nichtsdestotrotz bedeutet das jedoch nicht, dass viel Geld für die Personalsuche übrig ist – sei es, weil dem Thema einfach zu wenig Bedeutung beigemessen wird, sei es, weil das Geld stärker im operativen Geschäft benötigt wird. Effiziente Personalsuche muss allerdings nicht teuer sein. Oft sind die wirksamsten Wege sogar kostenlos oder bedeuten weniger Kosten als zunächst angenommen – ihre Wirksamkeit wird jedoch unterschätzt und auch der Prozess selbst, mit dem Recruiting im Unternehmen betrieben wird, wird häufig vernachlässigt – hier gibt es allerdings einige Einsparpotentiale.

Hier also der erste Teil der 10 Tipps, mit denen man den Recruitingprozess effizient UND effektiv betreiben kann:

1. Mitarbeiterempfehlungen:

Nutzen Sie die Kontakte ihrer Mitarbeiter, indem Sie ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einführen, das für eine erfolgreiche Vermittlung eines neuen Mitarbeiters belohnt (Bedingung für die “Belohnung” könnte beispielsweise sein, dass der neue Mitarbeiter nach der Probezeit übernommen wird – dann geht man nur geringe finanzielle Risiken ein). Oft sind Gründer überrascht von der Wirksamkeit dieses Instruments bzw. geradezu enttäuscht, dass die übrigen aufwendigen und kostenintensiven Wege im Recruiting sogar weniger bringen, weil der Eindruck entsteht sich trotzdem “nur” auf Empfehlungen verlassen zu können. Aber diese Empfehlungen führen oft zu Besetzungen, auch wenn die Zahl der Empfehlungen ggf. überschaubar bleibt. Die Gründe liegen auf der Hand: Ihre Mitarbeiter kennen sowohl den Kandidaten als auch das Unternehmen und dessen Ansprüche und können entsprechend bewerten, ob beide zusammenpassen und damit allen Beteiligten einen Vorteil verschaffen. Eine Empfehlung eines ungeeigneten Kandidaten, wird sich kein Mitarbeiter leisten, der an einer Weiterbeschäftigung im Unternehmen interessiert ist, weil eine schlechte Empfehlung zu Reputationsverlusten führen würde, die niemand freiwillig hinnimmt.

2. Nutzung des eigenen Netzwerkes:

Analog zur Funktionsweise der Mitarbeiterempfehlungen sollte man sein eigenes Netzwerk (Geschäftspartner, Bekannte, Verwandte usw.) für die Kandidatensuche nutzen. Dabei sind nicht nur die Empfehlungen von direkten Kontakten wichtig, sondern vor allem auch “entfernte Bekannte”, also schwach ausgebildete Beziehungen, wie sie sich etwa über soziale Plattformen wie XING ergeben. Denn Untersuchungen und die Praxis haben gezeigt, dass vor allem über diese “losen Kontakte” Empfehlungen generiert werden, weil man sich darüber in fremde Netzwerke bewegt, die man selbst nicht erschließen würde. Wichtig hierfür ist lediglich, dass die Information Ihre Kontakte erreicht. Streuen Sie sie also, indem Sie bei jeder Gelegenheit darüber berichten – dafür können Gespräche, aber auch die eigene E-Mail-Signatur, Präsentationen und viele andere kreative Wege genutzt werden – Hauptsache die Information erreicht möglichst viele Ihrer Kontakte.

3. Interne Besetzung:

Bevor man eine Stelle für die externe Suche öffnet (und damit automatisch Kosten generiert), sollte man immer erst prüfen, ob man die Position nicht auch mit einem eigenen Mitarbeiter besetzen kann. Gelingt dies, spart man wertvolle Zeit und direkte Prozesskosten wie zum Beispiel Posting-Gebühren. Darüber hinaus verringert sich die Einarbeitungszeit, weil der Mitarbeiter das Unternehmen bereits kennt und sich nur noch mit den neuen Gegebenheiten der Position vertraut machen muss. Andersherum betrachtet kennt natürlich das Unternehmen auch den Mitarbeiter und kann seine Eignung für die Position besser einschätzen als bei einem externen Kandidaten – Risiken einer Fehlbesetzung reduzieren sich dadurch. Gleichzeitig erzielt man mit einer internen Besetzung oft auch einen Motivationseffekt beim jeweiligen Mitarbeiter, denn meist bedeutet sie für ihn oder sie eine Beförderung, die bei externer Suche ausgeblieben wäre. Die neu geschaffene Stelle, die durch das Nachrücken des Mitarbeiters entsteht und mit externen Kandidaten besetzt werden muss, liegt dann auf einer niedrigeren Ebene und kann daher oft schneller und mit weniger Risiken besetzt werden.

4. Freie Posting-Plattformen:

Stellenanzeigen auf Plattformen wie Monster oder Stepstone sind mittlerweile die wohl gängigste Form der Veröffentlichung freier Positionen und dadurch leider auch – zumindest bei den etablierten Anbietern – zu einem sehr kostspieligen Vergnügen geworden. Es gibt jedoch eine Vielzahl an Posting-Plattformen, die ihre Services kostenlos oder zum Teil kostenlos (für die Veröffentlichung von Praktika) anbieten (wer interessiert ist, kann eine Auflistung erhalten). Auch wenn das Einstellen der Anzeigen bei den vielen verschiedenen Plattformen mühselig ist und die Effektivität der Plattformen – betrachtet man sie jeweils für sich allein genommen – nicht übermäßig hoch ist, lohnt sich eine breite Streuung der Anzeigen, denn dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie von Job-Metasuchmaschinen gefunden werden und sich weitere Portale die Anzeige “ziehen”. Auf diese Weise erreicht man trotz eingesparter Anzeigenkosten eine Vielzahl möglicher Bewerber. Plattformen, die ebenfalls kostenlos aber sehr effektiv sind – zum Teil allerdings nicht immer online – sind die lokalen Schwarzen Bretter der Universitäten.

5. Eigene Direktsuche:

Den Hype um die sozialen Plattformen und (Business-)Netzwerke kann man ebenfalls für das kostengünstige Recruiting nutzen. Sobald man die Kriterien für die zu besetzende Stelle kennt, kann man sich auf die Suche begeben und direkt Jobsuchende und Jobinteressierte kontaktieren – die Suchfunktionen der Plattformen helfen dabei enorm. Wichtig ist hierfür aber, wie gesagt, ein gut durchdachtes Stellenprofil, das die Suchkriterien und entsprechende interessante Firmen (die diese Kriterien vermutlich ebenfalls haben) vorgibt. Zugegebenermaßen ist diese Maßnahme zwar eine der zeitintensiveren, gleichzeitig aber auch eine der wirksamsten.

6. Twitter:

Die Nutzbarkeit von Twitter als wirksames Recruiting-Instrument wird aktuell heiß diskutiert und steht noch ein wenig in den Sternen. Fakt ist jedoch, dass die Nutzung bisher – denn das könnte eine der Optionen sein, über die Twitter künftig Geld verdienen will – kostenlos ist, dass unglaublich viele Menschen Twitter bereits nutzen und dass jeden Tag eine Unmenge an Nutzern hinzukommt. Sicher hilft es nicht, mit einem 0815-Textchen bekannt zu geben, dass Position X besetzt werden soll – mit ein wenig Kreativität und Einfallsreichtum kann es allerdings gelingen, mit wenigen Wörtern eine große Menge an Followern dazu zu bewegen, auf die geöffnete Stelle (bzw. den Link, der zur Stelle führt) zu klicken, was wiederum mit sich bringt, dass die Information über die Stelle weit im eigenen (und auch in fremden Netzwerken) gestreut ist – der Weg für Empfehlungen, die mit hoher Sicherheit zu einer Besetzung führen (siehe Punkt 2), ist damit geebnet.

7. Checken der bisher eingegangenen Bewerbungen:

Sofern man den Bewerbungsprozess im eigenen Unternehmen gut organisiert hat (das heißt vor allem Bewerbungen gut sortiert hat) kann man frühere gute Bewerber (zum Beispiel Initiativbewerber, für die es zunächst keine passende Stelle gab) mit wenigen Klicks nochmal bezüglich ihrer Eignung für jetzige Stellen überprüfen, auch wenn es früher “nicht gepasst” hat – die jetzigen Anforderungen der Stelle erfüllt der Kandidat evtl. perfekt. Und der Aufbau eines Kandidatenpools ist keinesfalls schwierig – ganz im Gegenteil: Er bringt sogar noch den Vorteil, dass man bei seinen Absagen die Frage, ob man den Kandidaten in den Pool aufnehmen darf, als positives Element integrieren kann – die Absagen sind damit automatisch akzeptabler und weniger niederschmetternd. Was enorm wichtig für die Wahrnehmung des Unternehmens ist, denn schließlich ist jeder Bewerber auch ein potentieller Kunde des Unternehmens, den man mit schlechten Absagen schnell verjagen kann. Alles was es nach Einwilligung dann noch bedarf, ist ein sinnvolles Ablagesystem und ein Prozess, der bei der Öffnung einer Stelle daran erinnert, den Pool zu überprüfen, da man ihn ansonsten auch durchaus mal vernachlässigt.

8. Arbeit mit HR-Agenturen bzw. Personalvermittlern:

Auf den ersten Blick mag es verwunderlich sein, diesen Punkt in der Liste zu finden, allerdings wird klar, was gemeint ist, wenn man schon einmal die Kosten der Nichtbesetzung einer Stelle im Unternehmen spüren musste – wichtige Aufgaben bleiben unerledigt, Chancen werden verpasst etc. Bei der Kooperation mit einer HR-Beratung entstehen zwar Kosten, aber diese sind oft niedriger als die Kosten, die durch eine leer bleibende Stelle entstehen (die Stelle wurde ja nicht ohne Grund geöffnet). Zudem kann man mittlerweile mit den meisten Beratungen vereinbaren, dass nur bei erfolgreicher Vermittlung eines Kandidaten ein Honorar anfällt bzw. bieten einige Agenturen sogar Garantieoptionen in Verträgen an, sodass das Risiko der Kooperation extrem eingeschränkt ist und fast völlig von der Beraterseite getragen wird. Betrachtet man diese Aspekte, wird dieses Instrument ebenfalls zu einer sehr wirksamen Option, die sehr viel Zeit im Recruiting-Prozess sparen kann – schließlich erhält man bereits vorselektierte Kandidaten und ein Großteil der Administration entfällt, zumal dafür in jungen Unternehmen ohnehin wenige Ressourcen zur Verfügung stehen.

9. Prozess optimieren:

Weitere wichtige Punkte für Einsparungen liegen natürlich im Prozess selber. Knackpunkt ist schon die Stellenbeschreibung, über die sich viele Unternehmen viel zu wenig Gedanken machen und die häufig einfach “zusammenkopiert” wird ohne zu überlegen, was wirklich gebraucht und gesucht wird. Das erschwert die Selektionsfähigkeit während der Prüfung der Unterlagen und während der Interviews erheblich. Außerdem vermeidet man mit einer guten Stellenbeschreibung, dass sich zu viele “falsche” Kandidaten bewerben. Formuliert man klar, was wirklich unabkömmlich und was lediglich wünschenswert ist, bekommt man im besten Fall weniger, dafür aber passendere Bewerbungen und hat damit wesentlich weniger Administrationsaufwand, während man auf 0815-Anzeigen eine Unmenge von Bewerbungen erhält, von denen allerdings nur wenige relevant sind – die Flut der Bewerbungen lässt sich dann fast nicht mehr bewältigen.

Eine weitere mögliche Maßnahme wäre Bewerbungsunterlagen wirklich gut zu screenen und zunächst Telefoninterviews statt Interviews mit interessanten Kandidaten zu führen. Nur die wirklich geeigneten Kandidaten werden dann fürs persönliche Gespräch eingeladen, was natürlich das kosten- und zeitintensivste Instrument in der Personalauswahl ist.

Das Tracking von Postings hilft ebenfalls bei der Optimierung: Durch die Vergabe von Kennziffern je Anzeige, auf die sich die Bewerber beziehen soll, lässt sich verfolgen, welche Recruitingwege wirklich gut funktionieren. Damit kann man stetig die Effizienz der Postings steigern und die Zahl der Wege in der Folge auf die wirkungsvollen einschränken. Im Prozess ergeben sich noch viele weitere Einsparmöglichkeiten, auf die man in dem Rahmen allerdings nicht im Detail eingehen kann – bei Interesse können wir hier einen weiteren Artikel nachliefern.

10. Jobsite:

Eine aktuelle und informative Jobsite ist ebenfalls enorm wichtig, um den Bewerbungsprozess effizient zu halten. Dort können Hinweise zum Bewerbungsprozess hinterlegt werden, beispielsweise aufgelistet werden, was für eine erfolgreiche Bewerbung benötigt wird (das erspart zeitintensives Nachfragen und Zusammensuchen der benötigten Informationen). Ebenso kann man über die Jobsite darauf hinweisen, dass etwa nur oder bevorzugt Online-Bewerbungen erwünscht sind, weil Offline-Bewerbungen deutlich mehr Administrationsaufwand bedeuten. Evtl. kann man direkt und von Anfang an ein Tool auf der Seite integrieren, über das sich Kandidaten direkt online bewerben können. Wenn zusätzlich die Stellen immer aktuell gehalten sind und FAQs (zum Beispiel zu Initiativbewerbungen, Praktika etc.) beantwortet werden, spart man eine Unmenge unnötiger Telefonate.

Für StartUps und sehr kleine bzw. unbekannte Unternehmen ist die Kobsite außerdem ein wichtiges Vertrauen stärkendes Instrument, das die Zahl der tatsächlichen Bewerbungen pro Anzeige erhöht. Lesen Interessierte nämlich von einem Angebot können jedoch keine Website bzw. den offenen Job finden, steigt die Skepsis und eine Bewerbung wird unwahrscheinlich. Alle StartUps, die vorhaben zu rekrutieren, sollten daher zumindest mit einer Basisversion einer Jobsite auf der Unternehmenswebsite online sein.

Auch wenn die Suche und das Einstellen eines neuen Mitarbeiters immer Energie-, Zeit- und auch Geldaufwand bedeutet, ergeben sich mit den erwähnten Tipps doch einige Einsparpotentiale, was gerade in Krisenzeiten Budget für andere Investitionen schafft, auch wenn junge Unternehmen wie erwähnt noch nicht allzu stark von der Krise betroffen sind.

Die Mitarbeitersuche in Krisenzeiten hat sogar noch den Vorteil, dass man auf einen größeren Kandidatenpool als in Boomzeiten zurückgreifenund entsprechend wählerisch sein kann, um Positionen wirklich nur mit exzellenten Kandidaten zu besetzen – auch das spart auf lange Sicht extrem viel Geld bzw. bringt es überhaupt erst ein, denn: Only excellent staff makes excellent stuff. Hier sieht man eindrucksvoll, dass jede Krise auch Chancen mit sich bringt, die es nur auszunutzen gilt.

Falls Sie weitere Tipps für Kosteneinsparungen im Recruiting haben, würde ich mich über Ihre Beiträge freuen – ich bin mir sicher, dass wir einiges zusammentragen können!

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