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„Wo genau setzen wir unseren neuen Kollegen hin? Hat er einen eigenen Laptop dabei? Was soll er eigentlich genau machen? Wer erklärt ihm das?“ – zentrale Fragen beim Start eines neuen Mitarbeiters, die in StartUps gerne mal zu spät gestellt werden.

Es kommt, wie es kommen muss: Der neue Kollege Müller steht in der Tür, hat keinen Arbeitsplatz und sieht sein neues Team als Erstes beim hektischen Freiräumen eines Tisches. Schon froh, schließlich einen Platz im Büro gefunden zu haben, stellt sich Herrn Müller und dem Team als Nächstes die Frage nach seinen konkreten Aufgaben und der Einarbeitung. „Wer richtet jetzt die E-mailadresse für ihn ein? Und wo hatten wir dieses Dokument mit den ersten Schritten für neue Mitarbeiter?“

Herr Müller weiß auch noch nicht recht, wie das Unternehmen genau funktioniert oder was konkrete Ziele für ihn sein könnten bzw. was von ihm erwartet wird. Im hektischen Alltag des StartUps, hat eigentlich auch keiner die Zeit, Herrn Müller nun im Detail zu erklären, wie das Geschäft läuft. Außerdem hat sich der letzte neu eingestellte Kollege auch irgendwie selbst an Bord geholt…

Was für Herrn Müller erklärungsbedürftig ist, nimmt das eingespielte Team oft schon nicht mehr als erklärungswürdig wahr und kann ihn auch nicht strukturiert einarbeiten, wenn die nötigen Prozesse und deren Dokumentation fehlen. Im besten Fall gelingt es dem neuen Kollegen, sich mit einer guten Portion Proaktivität, vielen Fragen und schneller Auffassungsgabe selbst in seine neue Stelle hinein zu finden. In vielen Fällen scheitern Arbeitnehmer in StartUps jedoch an der mangelnden Definition und Kommunikation ihrer Aufgaben und den noch nicht voll ausgebildeten Strukturen. Im schlimmsten Fall verlassen sie das Unternehmen nach kurzer Zeit wieder, ohne dass so richtig klar geworden ist, wo die Gründe dafür liegen, denn eigentlich hat Herr Müller ja im Vorstellungsgespräch einen sehr guten Eindruck gemacht!

Mit einem guten Onboarding, also einer Einarbeitung und Integration des neuen Mitarbeiters in die Strukturen, Prozesse, Instrumente und die Kultur eines Unternehmens, lassen sich solche Szenarien oft einfach vermeiden. Ein gutes Onboarding schafft die Voraussetzungen für Integration und Effizienz und sollte vor allem fünf Punkte beinhalten:

  1. Eine Prozessdefinition, damit Dinge wie Arbeitsgeräte, Schreibtisch, Personalbogen und Unterlagen des neuen Mitarbeiters am ersten Tag geregelt sind.
  2. Dokumentation (zum Beispiel im Wiki) wichtiger Informationen – wer sind wir, was ist unser Geschäftsmodell, mit wem arbeiten wir zusammen, wer sind wichtige Kunden, was sind unsere Ziele. Dann sind prinzipiell alle Teammitglieder in der Lage, neue Kollegen an Bord zu holen und was noch viel wichtiger ist: Der Mitarbeiter kann sich eigenständig einlesen und braucht keine Vollzeitunterstützung der anderen Mitarbeiter.
  3. Ein Cultural-Onboarding, also eine Präsentation, in der Unternehmenszweck, zentrale Werte und die Unternehmenskultur kommuniziert werden. Das setzt natürlich voraus, dass diese definiert sind und im Unternehmen umgesetzt werden.
  4. Heranführung an die im Unternehmen genutzten Tools: Zumindest mit den Grundfunktionen sollte ein neuer Mitarbeiter vertraut gemacht werden. Auch hier hilft wieder Dokumentation – mit Screenshots können zum Beispiel Leitfäden erstellt werden, die sich der neue Mitarbeiter einfach visuell einprägen kann.
  5. Ein Erwartungsgespräch, das klärt, welche Aufgaben der neue Kollege hat, warum diese Aufgaben wichtig sind und wie die Planung für ihn aussieht. Dem Arbeitnehmer muss danach zweifelsfrei klar sein, was von ihm erwartet wird, und zwar nicht nur in der nächsten Woche, sondern möglichst mindestens in den nächsten sechs Monaten. Das Erwartungsgespräch dient anders herum aber auch dazu, sich der Erwartungen des Mitarbeiters bewusst zu werden.

Erwartungen und Ziele sind beim Onboarding neuer Mitarbeiter der Knackpunkt, denn nur wer Erwartungen kennt, kann Erwartungen übertreffen und damit auch begeistern – und das gilt für beide Seiten. Sind die Erwartungen unklar, sind Unzufriedenheiten daher schon vorprogrammiert. Klar kommuniziert werden sollten nicht nur die konkreten Arbeitsbereiche und -aufgaben, sondern auch Erwartungen hinsichtlich des Verhaltens im Team, der Kommunikation untereinander und der Werte, die im Unternehmen geschätzt werden. Wird auf Initiative und Eigenverantwortung Wert gelegt oder kommt es eher darauf an, konkrete Aufgabenstellungen zu bewältigen? In welcher Rolle wird der neue Mitarbeiter gesehen und wo soll es perspektivisch hingehen?

Solange die gegenseitigen Erwartungen nur implizit und damit unausgesprochen bleiben, wird es für beide Seiten deutlich schwerer, Zufriedenheit beim Gegenüber zu erzeugen, weil im Zweifel gar nicht gewusst wird, worauf man hinarbeitet bzw. nur über Trial-and-Error sich an das Optimum herantastet. Dabei werden nicht nur vermeidbare Fehler gemacht, sondern es geht während dieses Prozesses auch Zeit und Geld verloren. Je nach Geduld der Beteiligten kann dies früher oder später zu einer Kündigung führen, falls nicht schnell genug ein gemeinsamer Modus gefunden wird, um miteinander zu arbeiten.

Im Nachhinein stellt sich dann oft die Frage, warum beide Seiten enttäuscht sind und das Gefühl haben, es hätte einfach nicht gepasst, obwohl zu Anfang alles sehr positiv aussah. Der Grund liegt dann eben oft nicht in den Personen selbst, sondern tatsächlich im schlechten Start. Ein gutes Onboarding und insbesondere ein Erwartungsgespräch hätten dann kleine Wunder bewirkt und dafür gesorgt, dass der Mitarbeiter tatsächlich innerhalb kurzer Zeit effizient arbeiten kann – und gerade das ist für StartUps natürlich unglaublich wichtig. Daher gilt: Gerade die Unternehmen, bei denen Zeit und Ressourcen noch extrem begrenzt sind, sollten unbedingt die Zeit für ein gutes Onboarding investieren, denn hier ist Zeit wirklich Geld!

Bildmaterial: clarita
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