Performance-Management, Leistungssteuerung, Personalführung, Mitarbeiterführung, Feedbackgespräche, Leistungserwartungen

Startups werden häufig von fachlich kompetenten Menschen gegründet, die eine gute Geschäftsidee haben und diese auch in die Tat umsetzen. Fast immer bestehen sie zu Beginn nur aus wenigen Mitarbeitern, und kaum einer denkt in dieser Phase an Performance-Management. Doch wenn das Unternehmen erst einmal wächst, muss häufig schon bald ein kleines Team geführt werden. Wer dabei nicht den Überblick verlieren will, was jeder einzelne die ganze Zeit über wirklich leistet, sollte sich rechtzeitig auf die Führungsrolle vorbereiten!

Was verbirgt sich eigentlich hinter „Performance-Management“?

Im klassischen Sinne versteht man darunter die Planung, Steuerung und Kontrolle der Leistungserbringung auf verschiedenen Leistungsebenen: Mitarbeiter, Teams, Abteilungen oder Prozesse. Performance-Management bedeutet im HR-Bereich vor allem die Vereinbarung der Leistungserwartungen, die sich aus den Unternehmenszielen und der Unternehmensstrategie ableiten, mit der Beurteilung der Leistungen und der Einleitung von Konsequenzen bei Leistungsunterschieden.

Leistungserwartungen klar definieren und vor allem: Kommunizieren!

Leistungserwartungen sollten zu Beginn der Tätigkeit eines neuen Mitarbeiters klar kommuniziert und festgehalten werden. Hilfsmittel dafür sind zum Beispiel Zielvereinbarungen (möglichst schriftlich) oder das Erstellen einer Stellenbeschreibung. Die Ziele sollten nach dem SMART – Modell festgelegt werden – sie sollten also:

S – spezifisch-konkret, selbstinitiierbar und simpel
M – messbar
A – attraktiv
R – realistisch
T – timing (wann genau ist das Ziel erreicht)

sein. Nur, wenn die Erwartungen an einen neuen Mitarbeiter genau definiert werden, kann er auch wirklich wissen, was er leisten muss. Stellenbeschreibungen sollten auch nie zu detailliert formuliert sein, sondern eher Verantwortlichkeiten definieren, da sich bei wachsenden Unternehmen die Aufgabengebiete rasch verändern. Zudem sollten sie regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.

„Watch it!“ – tatsächliche Leistung beobachten und dokumentieren!

Dann gilt es, die Leistung zu beobachten und auch die eigenen Beobachtungen zu dokumentieren. Entspricht die Leistung des Mitarbeiters den gewünschten Anforderungen, liegt sie darüber oder vielleicht auch darunter? Insbesondere in den Fällen der Über- oder Untererfüllung ist es wichtig, Beobachtungen zu notieren, um sich auf ein Feedbackgespräch vorzubereiten.

Rechtzeitig Feedback geben!

In der Praxis findet das erste Feedbackgespräch meist zum Ende der Probezeit (häufig nach sechs Monaten) statt. Besser ist es jedoch, bereits nach drei Monaten ein Feedbackgespräch zu vereinbaren oder – falls die Performance nicht den Anforderungen entspricht – noch eher. Denn: Am Ende der Probezeit kann der Mitarbeiter die Leistung nicht mehr korrigieren. Die Entscheidung über seine Weiterbeschäftigung ist schon gefallen….

Tipps zum positiven Feedback-Gespräch:

Worauf muss ich achten, wenn ich Feedback zur Leistung meiner Mitarbeiter gebe?

  • Um Einverständnis zu Feedback bitten
  • Auf eigene Beobachtungen beschränken
  • Konkret bleiben (was ist wann und mit welchen Folgen passiert?)
  • Kritik auf Leistung und Verhalten beziehen, nicht auf die Person
  • Dem Mitarbeiter Gelegenheit zur Stellungnahme geben

Typische Feedback – Fallen

  • „Warum-Fragen“ implizieren sofort, dass sich der Angesprochene verteidigen muss. Besser: „Aus welchem Grund….?“
  • Für andere sprechen: „Die Kollegen sind der Meinung, dass…“
  • Allgemeine Formulierungen, ohne konkretes Beispiel
  • Negative Botschaften durch positive Botschaften abschwächen
  • Kritik als Frage formulieren: „Glauben Sie etwa…?“

„Low Performer“ im Startup: Was tun?

Was ist zu tun, wenn der neue Mitarbeiter tatsächlich nicht den gewünschten Erwartungen entspricht und seine Leistung deutliche Schwächen in den Kernkompetenzen zeigt? Zunächst sollte man dem Mitarbeiter zeitnah mitteilen, dass seine Leistungen tatsächlich nicht den vereinbarten Erwartungen entsprechen. Am besten formuliert man im Feedbackgespräch einen Zeitrahmen, in dem die Leistung erneut überprüft werden soll. So bekommt der Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Performance zu verbessern.

Auch hier gilt wieder: Positive sowie negative Ergebnisse sollten schriftlich notiert werden. Nach dem gesetzten Zeitrahmen werden dann die vereinbarten Maßnahmen nochmals überprüft. Wenn sich die Leistung wieder nicht verbessert hat, ist eine Trennung von diesem Mitarbeiter anzuraten…