Internationale Meetings: Die Welt wird zum Dorf

Für persönliche Treffen, die zum erfolgreichen Arbeiten nötig sind, muss heute aber niemand mehr sein Büro verlassen. Einfach nutzbare Videokonferenzsysteme per Web sparen Reisekosten, sorgen für effizientere Entscheidungen und erweitern den Kundenstamm.

Die Welt ist zu einem Dorf geworden. Dafür haben vor allem das Internet und mobile Anwendungen gesorgt. Entsprechend konkurrieren kleine und mittelständische Unternehmen heute nicht mehr nur gegen die Nachbarfirma vor Ort, sondern zum Beispiel auch gegen internationale Großkonzerne oder kleine Startups aus Südostasien. So müssen Mittelständler heutzutage ihr Geschäft zunehmend international ausrichten sowie Kontakte mit Partnern, Zulieferern und Kunden weltweit pflegen. Dies ist durch einfach zu nutzende Online-Videokonferenzen ohne großen Aufwand möglich.

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Die Annahme, dass nur Großunternehmen Online-Meetings nutzen, ist längst überholt. Denn aufgrund neuer technologischer Entwicklungen können insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen davon profitieren, die wenig Geld haben und kaum Spielraum für ausgiebige Geschäftsreisen haben. Da sowohl der organisatorische als auch der finanzielle Aufwand für reale Treffen mit mehreren nationalen oder internationalen Gesprächspartnern in vielen Fällen zu hoch ist, ermöglicht der Einsatz von Webkonferenzen viele Meetings überhaupt erst.

Viele Anforderungen an Online-Konferenzen

Voraussetzung dafür, dass kleine und mittelständische Unternehmen von Online-Konferenzen profitieren, ist ein günstiges, zuverlässiges, kompatibles sowie schnell zu installierendes und nutzbares System. Denn Startups können sich in der Regel keine teuren Investitionen leisten und verfügen nicht über die technologische Kompetenz oder den Willen, komplexe Systeme zu installieren, zu warten und zu bedienen. Doch selbst einfache, günstige Systeme nützen wenig, wenn sie nicht mit Lösungen anderer Hersteller nicht zusammenarbeiten. Denn ein Gesprächspartner setzt eventuell gerade diese ein.

Die Konferenzlösung muss auch stabil und zuverlässig laufen, damit weder die Verbindung abbricht noch festgelegte Termine ausfallen müssen. Nicht zuletzt ist auf die Sicherheit zu achten. Denn mit zunehmender Verwendung von Online-Konferenzen steigt auch die Gefahr, dass Spione oder Hacker die Gespräche mithören oder sogar mit Hilfe der Konferenzsoftware auf die Infrastruktur sowie Daten des Unternehmens zugreifen.

Praktische Lösung für Online-Konferenzen

Eine günstige und praktische Lösung, die sämtliche Anforderungen erfüllt, ist Cisco WebEx (www.webex.de). Sie vereint in einer virtuellen Arbeitsumgebung Ton und Bild, herkömmliche Computer-Anwendungen und innovative Web 2.0-Tools miteinander. Bereits über 35.000 Unternehmen setzen WebEx-Lösungen erfolgreich in den Bereichen Vertrieb, Support, Training, Marketing und Entwicklung ein. Mit drei Millionen registrierten Anwendern ist die Online-Konferenz-Plattform weltweit führend.

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Dies liegt auch daran, dass sie sich individuell an die speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lässt sowie auf offenen Standards basiert, die mit sämtlichen handelsüblichen Lösungen anderer Hersteller kompatibel sind. Zudem ist sie einfach verwendbar: Als webbasierter Dienst kann nämlich eine WebEx-Konferenz nach Einrichtung eines Accounts jederzeit als On-Demand-Service gebucht werden. Damit erfordern die Meetings praktisch keinerlei Installationsaufwand oder Infrastruktur vor Ort. Sie lassen sich jederzeit über mobile und fest installierte Endgeräte an jedem Punkt dieser Welt realisieren – als App auch auf iPhone, iPad, Blackberry oder Android-Smartphones.

Die Teilnehmer brauchen WebEx nicht zu abonnieren und benötigen auch keinen speziellen Account. Denn sie finden in einer Einladung per E-Mail den Link zur browserbasierten Web-Konferenz sowie Passwort und telefonische Einwahldaten. Zur Teilnahme wählen sie per Browser den Link an und loggen sich mit Passwort und Mailadresse ein. Anschließend werden sie auf ihrem Telefon oder per Voice over IP angerufen. Auf dem Computer oder Smartphone erhalten dann alle Teilnehmer Zugriff auf Dokumente, Präsentationen und Anwendungen. Auch der Einsatz von Webcams für eine echte Videokonferenz in Business-Qualität ist möglich.

Sicher und verfügbar

Die Online-Konferenzen werden über die Cisco WebEx Collaboration Cloud abgewickelt. Dabei handelt es sich um eine Infrastruktur, die speziell zur Echtzeitkommunikation über das Internet ausgelegt wurde. Die private, globale Cloud bietet eine Verfügbarkeit von über 99,99 Prozent sowie einen sehr hohen Sicherheitsstandard. Denn die Inhalte der Meetings werden nie auf Servern gespeichert sowie bei der Übertragung verschlüsselt. Zusätzlich gewährleisten Mitarbeiter von Cisco rund um die Uhr die erforderliche logistische Sicherheit.

Durch den Einsatz von Webkonferenzen werden Mittelständler produktiver, treffen Entscheidungen schneller und verkürzen Innovationszyklen. Denn sie können damit gleichzeitig telefonieren, gemeinsam Dokumente und Präsentationen bearbeiten sowie ein Produkt vorführen. So lassen sich darüber effektiv sowie unabhängig von Ort und Gerät Verkaufsgespräche, Vertriebsmeetings, Seminare und Schulungen, Kundendienstleistungen oder Projektabstimmungen durchführen. Das eigene Büro wird damit zum weltweiten Konferenzraum. Weitere Informationen zu Cisco WebEx gibt es auf der Überblickswebseite oder per E-Mail an Country Manager Peer Stemmler.

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