Outsourcing, IT-Outsourcing, Prozesse outsourcen

Ein Gründerteam hat den Trieb zum „Selbermachen“. Der ist prinzipiell gut und richtig. Doch der Tag hat nur 24 Stunden und die Grenzen der Effizienz sind schneller überschritten. Ob Buchhaltung, Hosting, SEM oder Softwareentwicklung – alles kann theoretisch von externen Dienstleistern eingekauft werden. Doch nicht jede Aufgabe eignet sich gleichermaßen fürs Outsourcing. Simfy-Produktmanager (www.simfy.de) Tobias Ebert erklärt, warum die richtige Outsourcing-Strategie in einem Startup zu den Erfolgsfaktoren gehört.

Outsourcing-Prozesse bewerten

Die komplexe Entscheidung, eine Leistung intern oder extern erstellen zu lassen, erfordert eine solide Grundlage. Um die nötige Kosten-Nutzen-Analyse zu vereinfachen, sollte das Unternehmen vorab den gesamten Prozess des Outsourcings inklusive Auswahl, Vertragsgestaltung, Bewertung und Beendigung betrachten.

Mit einem Kriterienkatalog können Unternehmen die Vor- und Nachteile interner und externer Lösungen bewerten. Folgende Grafik zu den zehn wichtigsten Fragen im Bereich Outsourcing hilft bei der richtigen Entscheidung.

It-Outsourcing, Dienstleister, Personalfrage, externe Lösung, interne Lösung

1.    Wie oft muss die Aufgabe wiederholt werden?

Monatliche Lohnabrechnungen oder jährlich wiederkehrende Aufgaben eignen sich eher zum Outsourcing als einmalige Aufgaben, da die initialen Kosten der Auswahl und Einarbeitung in jedem Fall entstehen.

2. Wie viel Zeit kostet es, um einen Dienstleister zu finden und auszuwählen?

Besteht Die komplexe Entscheidung, eine Leistung intern oder extern erstellen zu lassen, erfordert eine solide Grundlage. Kontakt zu einem Anbieter oder kann ein bestehender Partner diese Aufgabe mit übernehmen?  Dies würde eher für eine externe Vergabe sprechen. Ein „Kaltstart“ mit einem fremden Partner ist hingegen aufwändiger. Auf die Suchdauer wirkt sich ebenfalls das Angebot-Nachfrage-Verhältnis im Markt aus. Eine SEO-Agentur lässt sich einfacher finden als eine iOS-Agentur.

3. Wie viel Zeit kostet der Informationsaustausch und die Abstimmung mit den externen Dienstleistern?

Vertragsgestaltung, Erarbeitung von Qualitätskriterien sowie das Erstellen eines detaillierten Anforderungskatalogs sind Aufwände, die vorab anfallen und einzukalkulieren sind. Hinzu kommt der interne Managementaufwand.

4. Wie kann ich die Leistung des Dienstleisters bewerten?

Fokussieren Unternehmen die Bewertung auf den Outcome, lässt sich dieser in Steigerung der relevanten Performace Indikatoren messen. So ist die Kontrolle gesichert und Outsourcing eher sinnvoll. Dies ist zum Beispiel bei SEO-Agenturen möglich. Schwieriger ist eine quantitative Bewertung von Design- oder Textagenturen.

5. Wie wahrscheinlich ist es, dass externe Dienstleister nicht mehr verfügbar sind?

Insbesondere in Angebotsmärkten, aber auch bei kleinen Agenturen ist es möglich, dass lukrativere Projekte bevorzugt werden und dann von Seiten der Agentur die Zusammenarbeit beschränkt oder gekündigt wird. Hier sollten sich Unternehmen absichern.

6. Wie häufig ändern sind Anforderungen und damit die anfallenden Aufgaben?

Bei Startups, die sich agil entwickeln, ändern sich Roadmaps manchmal im Monatstakt. Damit ist auch eine Flexibilität in der Zusammenarbeit gefragt und das erhöht den Kommunikationsaufwand.

7. Welcher Aufwand für die Personalsuche und -schulung entsteht bei einer internen Lösung?

Kann durch umschichten, ohne zusätzliches Personal, die Aufgabe gelöst werden? Damit wäre der Aufwand geringer. Muss allerdings zusätzliches Personal gesucht und eingearbeitet werden, sind die Kosten deutlich höher.

8. Wie viel Zeit wird diese Aufgabe bei einer internen Bearbeitung in Anspruch nehmen?

Hat das Unternehmen geeignetes Personal gefunden und geschult, stellt sich die Frage, mit welchen laufenden Kosten zu rechnen ist. Dabei spielen auch Verwaltungskosten wie Personalführung oder der Ausbau der Infrastruktur eine große Rolle.

9. Wie wichtig ist das Know-how für das Kerngeschäft des Unternehmens?

Die Buchführung ist nur mittelbar entscheidend für den Erfolg eines Services, die Plattform eines Startups zentral. Wobei zwischen Entwicklung und Hosting unterschieden werden muss. Auch hier gilt es spezifisches Know-how inhouse zu behalten und aufzubauen.

10. Interne Opportunitätskosten – Was könnte stattdessen umgesetzt werden?

Die bei einer internen Abwicklung entstehende Mehrarbeit führt dazu, dass andere Aufgaben nicht erfüllt werden können. Sind die anderen Aufgaben extrem wichtig, sind die internen Opportunitätskosten sehr hoch.

Bildmaterial: raymortim