Auf der Suche nach dem roten Faden
Die Buchhaltung ist wie der rote Faden eines Unternehmens. Sie durchzieht alle Abteilungen, vom kleinen Angestellten bis zum CEO, und jeder muss sich an ihre Regeln halten. Doch Buchhaltung ist komplex, es gibt viel zu tun und noch mehr zu beachten. Hinzu kommt: Gesetze, Vorschriften und Richtlinien ändern sich von Zeit zu Zeit und die Aufgabe eines guten Buchhalters ist es auch, mit dem rechtlichen Wandel Schritt zu halten.
Viele Gründer, Freelancer und Selbstständige führen ihre Bücher jedoch selbst. Gerade in der Anfangsphase eines beruflichen Neustarts sind die finanziellen Mittel in der Regel knapp und der buchhalterische Aufwand überschaubar – zumindest wenn man weiß, wie’s geht. Doch wer keinen Überblick im Dschungel der Buchhaltung hat, verläuft sich allzu schnell. Die wichtigsten Begriffe kurz zusammengefasst.
A wie Abschreibungen
Eine Abschreibung erfasst die Wertminderung von Vermögensgegenständen des Anlage- und Umlagevermögens und wird einmal im Jahr ermittelt. So kann sich beispielsweise Rost auf ein Fahrzeug wertmindernd auswirken. Dieser Verlust stellt dann die Abschreibung dar.
B wie Bilanz
Die Bilanz gibt Auskunft über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens. Sie wird in Aktiva und Passiva unterteilt und bildet mit der Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss. Die Gliederung einer Bilanz ist in § 266 des Handelsgesetzbuches (HGB) festgelegt.
D wie doppelte Buchführung
Durch die doppelte Buchführung, also das Buchen von Geschäftsvorfällen in Soll und Haben, können Vermögen und Schulden eines Unternehmens eingesehen werden. Sind Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen alle Geschäftsvorfälle als Belege erfasst und auf mindestens zwei Konten verbucht werden.
E wie Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Die EÜR ist eine Gewinnermittlungsmethode – insbesondere für Freiberufler, Kleingewerbe oder landwirtschaftliche Betriebe. Sie gilt als einfache Form der Gewinnermittlung, da hier lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und so der Gewinn ermittelt wird.
F wie Forderungen
Forderungen sind Verbindlichkeiten eines Gläubigers gegenüber dem Unternehmen. Ein Beispiel sind „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“: Hat der Lieferant bestellte, aber noch nicht bezahlte Ware angeliefert, steht das Unternehmen in einem Schuldverhältnis zu seinem Lieferanten, welcher seine Forderung geltend machen kann. Dies gilt aber auch in umgekehrter Weise: Solange bezahlte Ware noch nicht geliefert wurde, hat das Unternehmen eine Forderung gegenüber dem Lieferanten.
G wie Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die GuV ist Teil des Jahresabschlusses und stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber, wodurch der Gewinn oder der Verlust eines Unternehmens ermittelt werden kann.
H wie Hauptbuch
Das Hauptbuch der Buchhaltung enthält die Sachkonten eines Unternehmens. Während im Grundbuch die zeitliche Ordnung aller Buchungen erfasst wird, ist das Hauptbuch für die sachliche Ordnung zuständig. Jede im Grundbuch getätigte Buchung muss auch auf dem entsprechenden Sachkonto des Hauptbuches vermerkt werden. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz.
I wie Inventur
Die Inventur dient der lückenlosen Bestandsaufnahme von Vermögen und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Jeder Vermögenswert und alle Schulden werden wert- und mengenmäßig erfasst. In der Regel muss am Ende jedes Geschäftsjahres eine Inventur erfolgen.
J wie Jahresabschluss
Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. In ihm wird die finanzielle Lage des Unternehmens deutlich. Damit einher geht der Abschluss der Buchhaltung und die Zusammenstellung aller Dokumente zur Rechnungslegung.
K wie Kassenbuch
Das Kassenbuch umfasst alle bar getätigten Geschäftsvorfälle und ist Teil der Nebenbücher. Der Saldo des Kassenkontos zeigt den Bargeldbestand eines Unternehmens.
L wie Lohn
Im Gegensatz zu Angestellten, die ein Gehalt bekommen, wird das Arbeitsentgelt von Arbeitern als Lohn bezeichnet. Er wird für den Arbeitgeber als Personalaufwendung verbucht.
N wie Nebenbuch
Die Nebenbücher ergänzen das Hauptbuch, welches die Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens erfasst. Die Lager- ebenso wie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung werden beispielsweise in einem Nebenbuch geführt.
P wie Passiva
Die Passiva beschreiben die Passivkosten in der Bilanz. Dazu gehören das Eigenkapital, Verbindlichkeiten oder Rechnungsabgrenzungsposten. Die Gliederung wird durch § 266 HGB vorgeschrieben.
R wie Rechnung
Die Rechnung zählt zu den Belegen und hat bestimmte Pflichtangaben zu enthalten, die in § 14 Absatz 3 und 4 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) festgelegt sind. Laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen.
S wie Skonto
Wird ein Skonto vereinbart, so erhält der Kunde einen Preisnachlass auf Rechnungen, wenn diese innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt werden. Meist handelt es sich hierbei um ein Skonto von zwei Prozent bei Zahlung innerhalb von sieben Tagen.
U wie Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird bei verkauften Waren oder Dienstleistungen erhoben und ist in § 12 UstG definiert. Sie muss auf der Ausgangsrechnung ausgewiesen sein.
V wie Vorsteuer
Die Vorsteuer wird ebenfalls in § 12 UstG definiert und ist beim Einkauf von Waren und Leistungen fällig. Sie ist auf der Eingangsrechnung auszuweisen.