Ein Fakturierungsprogramm oder Fakturaprogamm ist ein Programm, welches in der EDV ein Anwendungsprogramm bezeichnet, welches zur Verrechnung von Warenausgängen und Geldeingängen dient.
Ein Fakturierungsprogramm ist ein Programm, mit welchem sich Angebote erstellen lassen, welche aus der Produktverwaltung die Artikel mit den Adressen aus der Kundenverwaltung verknüpfen. So werden die Angebote in verschiedenen Formaten, wie in Word, PDF und ODT ausgedruckt oder per E-Mail verschickt. Dementsprechend können sich die Kunden und Lieferanten mit einem Unternehmen und der in die CRM- oder ERP-Software integriertem Fakturierungsprogramm vernetzten. Auf diese Weise werden die Angebote des Fakturierungsprogrammes mit den Rechnungen verknüpft.
Die zentralen Aufgaben des Fakturierungsprogrammes
Zu den zentralen Aufgaben des Fakturierungsprogramms gehören das Schreiben von Lieferscheinen und Rechnungen und das Verbuchen von Zahlungseingängen. Generell lassen sich Fakturierungsprogramme aber auch für die Offene-Posten-Buchhaltung einsetzen und weisen somit automatisch bzw. nach Anfrage auf noch ausstehende Zahlungen hin.
Die fortlaufende Rechnungsnummer im Fakturierungsprogramm
Das Fakturierungsprogramm erstellt die fortlaufenden Rechnungsnummern entsprechend einem Nummernkreis für bestimmte Bereiche automatisch. Auf diese Weise wird die Rechnung mit Steuernummer, Anschrift, Rechnungsbetrag, ausgewiesener Mehrwertsteuer, Rechnungsdatum und Lieferdetails versehen. Von den gesamten Kunden, welche bereits im Datenstamm angelegt sind, werden die Informationen automatisch eingelesen. So gehören ebenso Zahlungsarten, Zahlungsbedingungen, Rabatte und spezifische Preise zu diesen Kunden. Die Angaben können jedoch manuell jederzeit geändert werden.
Die Fakturasoftware lässt auch immer einen gewissen Platz oder Raum für Sonderpositionen, in welchem ein Freitext, Überschriften und Zwischensummen einzutragen sind. Auf diese Weise können Sonderrabatte für jede Position, jeden Artikel und jeden Kunden Sonderrabatte geregelt werden. So kann sich die Faktura nach einer Angebotserstellung für einen Kunden automatisch den Schlussrabatt berechnen lassen.
Funktionen des Fakturierungsprogrammes
Weiterhin werden entsprechende Vorlagen von der Faktura für die werblichen Angebote geliefert. Bei den Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheine wird der Firmenkopf jeweils mitintegriert. So werden die Angebote automatisch oder manuell in die Rechnung eingeführt. Ebenso werden individuelle als auch angebotsunabhängige Rechnungen mit einem Fakturierungsprogramm erstellt. Auch hier werden die Stammdaten automatisch aus der Artikel- und Kundendatenbank übernommen. Da sich die Fakturaprogramme von den jeweiligen Standardfunktionen unterscheiden, werden Einstiegskurse zu der Software von den Herstellern angeboten. Die Benutzerführung funktioniert dabei recht intuitiv, so kann beispielsweise für Hilfe über F1 aufgerufen werden. In den ersten Schritten werden die Teilbereiche eines Fakturaprogrammes erklärt sowie Angebote, Rechnungen, Kunden- und Artikeldatenbank, bevor sie detailliert die Dokumentenerstellung und die Verknüpfung der Daten gezeigt werden.
Beispiel
Insbesondere Firmen mit einem umfangreichen Artikel- und Kundenbestand sollten auf Funktionen wie die Lieferscheinerstellung und vor allem auf recht umfangreiche Datenbanken für Kunden- und Artikeldatensätze achten, welche die Fakturierungsprogramme einfach erstellen. So sollte z.B. ein Online-Shop für Geschenkartikel, welcher im Jahr bereits schnell auf mehr als 20.000 Kunden und 100.000 Artikel kommt, eine entsprechend umfangreiche Datenkapazität besitzen, mit welcher er das Rechnungsprogramm verknüpft kann.