Projektmanagementtools zählen: Wer schon mal im Marketing gearbeitet hat – sei es im Unternehmen oder in einer Agentur – kennt die zahlreichen Versuche, in Punkto Organisation die Oberhand zu behalten. Häufig spielen Excel-Tabellen eine tragende Rolle und alle Versuche, davon loszukommen, scheitern hartnäckig. Eingeführte Projektmanagementtools werden oft nur zu Beginn genutzt und schlafen dann bald wieder ein, sodass sie irgendwann wieder abgeschafft werden. Woran liegt das?

Projektmanagement und Marketing sind ja eigentlich keine Bereiche, die Lichtjahre voneinander entfernt lägen. Trotzdem stammen sehr viele Projektmanagementtools ursprünglich aus der Software-Entwicklung und sind demnach für Informatiker und Entwickler ausgelegt.

Dementsprechend schwierig kann es sein, diese Software für Marketing-Teams einzusetzen. Eine hohe Komplexität der Projektmanagementtools führt außerdem dazu, dass der Einarbeitungsaufwand enorm ist und die Benutzung alles andere als intuitiv. Aber es geht auch anders! Ich stelle hier einige Tools vor, die bei uns im täglichen Einsatz sehr gute Arbeit leisten und eine hohe Akzeptanz im Team haben. Dabei erhebe ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern möchte nur exemplarisch zeigen, welche Anforderungen mit entsprechenden Tools gelöst werden können.

Projektmanagement mit Projektmanagementtools

Hier kommt man kaum an Basecamp von 37Signals vorbei. Basecamp ist extrem kommunikationsorientiert – das Verfassen von Nachrichten und die Kommentierung sind zentraler Bestandteil des Projektmanagementtools. Zu den einzelnen Projekten können – wenn gewünscht – auch Externe wie Kunden oder Freelancer Zugriff bekommen. Weitere Funktionen sind Todo-Listen, Meilensteine, eine Dateiverwaltung und ein ausgefeiltes Rechte-Management. Am Wichtigsten: Basecamp ist absolut intuitiv zu bedienen und die Einweisung eines neuen Mitarbeiters dauert garantiert nicht länger als fünf Minuten.

Die übersichtliche grafische Aufbereitung sorgt zum einen dafür, dass das Tool geringe Hemmschwellen zur Benutzung hat und zum anderen immer auf einen Blick sichtbar ist, was gerade in den eigenen Projekten passiert bzw. ansteht. Massenrundmails mit sieben Leuten auf CC können damit schnell ausgemerzt und das Postfach entlastet werden. Außerdem sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen ausgerechnet im Postfach desjenigen Team-Mitglieds schlummern, der gerade drei Wochen durch Patagonien trekkt.

Eine sehr gute deutschsprachige Alternative ist Zcope aus Österreich. Zcope folgt ganz ähnlichen Prinzipien wie Basecamp, bringt jedoch zusätzlich eine Budgetverwaltung mit. Wer „nur“ ein Projektmanagement-Tool sucht und die anderen Tools von 37Signals nicht nutzen möchte, ist hier sicherlich sehr gut aufgehoben.

Customer-Relationship-Management als Projektmanagementtool

Anstatt besagter Excel-Tabellen bietet es sich an, eine Datenbank auf SaaS-Basis (Software-as-a-Service) zu verwenden, auf die alle Team-Mitglieder per Login und Browser zugreifen können. Highrise von 37Signals hat hier einen sehr kommunikationsorientierten Ansatz, der sich vor allem für Akquise-Zwecke und für die intensive Kundenbetreuung eignet. Mittels einer persönlichen E-Mail-Adresse kann jeder Nutzer seine E-Mails an einen bestimmten Kontakt an Highrise weiterleiten, so dass dort mit der Zeit ein vollständiges Logbuch entsteht. Notizen und Todos können an jeden Kontakt oder jede angelegte Firma „angeheftet“ werden und eignen sich beispielsweise zur Wiedervorlage von Akquise-Aktivitäten.

Sehr praktisch ist die Möglichkeit, so genannte Cases anzulegen, in denen die Kommunikation mit einer frei definierbaren Nutzergruppe gebündelt wird. Das ist zum Beispiel relevant, wenn an einem Projekt Team-Mitglieder aus verschiedenen Firmen arbeiten und man auf einen Blick sehen möchte, welche Informationen zu diesem Projekt zuletzt ausgetauscht wurden. Mit der Deals-Funktion können zudem ausstehende Abschlüsse abgebildet werden, womit Highrise zumindest in Ansätzen und je nach Anspruch auch Tools wie Salesforce ersetzen kann. Seine wahre Schönheit entfaltet Highrise erst nach einigen Monaten intensiver Benutzung, wenn man das erste Mal wichtige Informationen wiederfindet, an die man sich sonst garantiert nicht mehr erinnert hätte.

Zeiterfassung mit Projektmanagementtool

Auch im Marketing ist es sinnvoll, die aufgewendete Arbeitszeit im Blick zu halten, bei der Arbeit mit Kunden und Freelancern sowieso unerlässlich. Eine sehr elegante Möglichkeit dafür bietet Mite von Yolk. Ebenfalls browserbasiert, mit einer schlichten und schön anzusehenden Benutzeroberfläche, macht es mit Mite schon fast Spaß, seine Zeiten zu erfassen. Im Vordergrund steht auch hier wieder die Projekt- und Teamarbeit, so dass etwa alle Projektmitglieder die Zeiten der anderen einsehen können. Besonders hervorzuheben sind die sehr gelungenen Auswertungsmöglichkeiten, die ernsthaftes „Numbers-Crunching“ ermöglichen und teilweise ziemlich augenöffnend über die Effizienz mancher Projekte wirken können.

Intranet mit Projektmanagementtool

Kleine Unternehmen haben meistens weder die finanziellen noch die personellen Ressourcen, um aufwändige Intranet-Lösungen zu schaffen, die beispielsweise auf einem eigenen Server basieren. Wenn außerdem ein größerer Teil des Teams nicht im Büro arbeitet bzw. viel unterwegs ist, wird es endgültig kompliziert. Auch hier bieten sich webbasierte Lösungen an, auf die von überall unkompliziert zugegriffen werden kann.

Für das Teilen von Dateien hat sich bei uns im Einsatz Dropbox bewährt. Wir haben verschiedene Tools getestet und sind bei Dropbox hängengeblieben, weil der Dienst sehr zuverlässig funktioniert und die kostenlosen zwei Gigabyte Speicherplatz für viele Anforderungen bereits ausreichen. Die Dropbox kann entweder zur Synchronisation von Dateien auf verschiedenen Computern genutzt werden oder um einen Ordner mit mehreren Personen zu teilen. Ein echter Pluspunkt ist die Systemunabhängigkeit: Dropbox läuft sowohl auf PC als auch Mac und hat eine sehr praktische App fürs iPhone.

Parallel dazu erleichtert es das Leben aller Teammitglieder enorm, wenn an einem zentralen Ort Informationen und Wissen gesammelt werden. Dazu kann zum Beispiel ein Wiki genutzt werden, was dann natürlich aber auch erst einmal auf dem eigenen Webspace aufgesetzt werden muss. Als Alternative bietet sich zum Beispiel Backpack von 37Signals an: Genau wie in einem Wiki können hier Seiten angelegt werden, wobei diese aber mit vordefinierten Inhaltselementen (Listen, Notizen, Dateien etc.) gefüllt werden können, was die Bedienung erleichtert. Außerdem bringt Backpack wiederum ein detailliertes Rechte-Management mit, so dass der Zugriff für jede Seite individuell geregelt werden kann. Der integrierte Kalender bringt ähnliche Funktionen wie der Google Kalender mit und gibt einen guten Überblick über die Aktivitäten des Teams. Das Dashboard fungiert als Nachrichtenstrom, der auf einen Blick zeigt, an welchen Themen im Moment gearbeitet wird. Die Seiten können getaggt und kategorisiert werden, so dass auch die Verwaltung von größeren Datenmengen noch gut möglich ist.

Kommunikation mit Projektmanagementtool

Neben all der projektbezogenen Kommunikation gibt es ja auch noch die tausend kleinen Dinge, die zwischendurch geklärt werden müssen und die Informationen, die vielleicht alle interessieren könnten, aber nicht überlebensnotwendig sind. Wohin damit? E-Mail ist häufig die schlechteste Wahl, da alle bestrebt sind, ihr Postfach möglichst leer zu halten und kurze Informationsschnipsel dort eher nerven. Eine interessante Alternative ist ein geschlossener Twitter-Account, dessen Login alle Team-Mitglieder erhalten. Informationen wie „Kunde X hat gerade den Vertrag verlängert“ oder „Morgen gibt es Schnitzel im Bistro um die Ecke, lasst uns alle zusammen Mittagessen gehen“ passen locker in 140 Zeichen und sind dort gut untergebracht. Der jeweils Twitternde sollte sich durch ein Namenskürzel outen, damit keine größere Verwirrung aufkommt. Das ganze funktioniert natürlich nur, wenn alle Team-Mitglieder zumindest mitlesen und Twitter grundsätzlich akzeptieren.

Für intensivere Diskussionen oder kurze Zwischenfragen ist der Klassiker Skype oft das Mittel der Wahl. Auch hier wird der Posteingang entlastet und man bekommt häufig schnell die Informationen oder das Feedback, das man gerade benötigt. Protokolle von Skype-Chats können übrigens auch bei Highrise zum entsprechenden Kontakt kopiert und archiviert werden, wenn festhaltenswürdige Dinge besprochen wurden.

Social-Media-Marketing mit Projektmanagementtool

Noch in den Kinderschuhen stecken Tools und Software, um Social-Media-Marketing effizienter zu gestalten. Es gibt eine Vielzahl von Angeboten, die allesamt sehr dynamisch sind und teilweise nach einem halben Jahr auch schon wieder verschwunden. Um den Rahmen an dieser Stelle nicht zu sprengen, wird zu diesem Themenbereich demnächst ein eigener Beitrag erscheinen!

Und was kosten Projektmanagementtools?

Allen erwähnten Tools haben gemeinsam, dass sie entweder kostenlos sind (Skype, Twitter) oder ein Freemium-Modell verfolgen. Das heißt, sie können in jedem Fall kostenlos getestet werden und haben meist auch eine kostenlose Basisversion, die für manche Anwendungszwecke vielleicht schon völlig ausreicht. Wer mehr Features benötigt, wird auch bei den bezahlten Versionen nicht arm, da alle Tools für StartUp-Budgets sehr gut geeignet sind.

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