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Wollen Sie schnell, kostengünstig und unkonventionell Ihre Prozess optimieren ohne auf eingestaubte Methoden zurückzugreifen und teure Software einzuführen? Dann schauen Sie den Japanern über die Schulter. In vielen japanischen Unternehmen ist Kaizen Teil der Unternehmenskultur. Dieser japanische Begriff setzt sich aus den Wörtern Kai für „Veränderung“ und Zen für „zum Besseren“ zusammen und gewinnt auch in europäischen Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Eine Möglichkeit, in kleinen Schritten permanente Verbesserung zu erzielen ist die Einführung eines Ideenmanagementsystems.

Was ist Ideenmanagement?

Das Ideenamanagement ist die schlanke, moderne Version des angestaubten und oft wenig beliebten betrieblichen Vorschlagswesens (BVW), mit dem sich die eigenen Prozesse optimieren. Das Grundprinzip ist bei beiden Methoden dasselbe: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ideen einzureichen, die dann von einer Abteilung, einem verantwortlichen Manager oder der Geschäftsführung auf Ihre Umsetzbarkeit und den Kosten-Nutzen-Effekt geprüft und dann gegebenenfalls umgesetzt werden.

Während es beim betrieblichen Vorschlagswesen aufwendig strukturierte Prozesse und Entscheidungsmatrizen sowie eine Vielzahl von auszufüllenden Formularen gibt, kann ein Ideenmanagementsystem flexibel an das Unternehmen angepasst werden. In vielen Fällen kann dabei auf vorhandene Software oder Prozesse zurückgegriffen werden, so dass eine Einführung gerade bei kleineren Unternehmen mit keinen oder nur geringen Kosten verbunden ist.

Wofür braucht ein Unternehmen Ideenmanagement?

Vom Ideenmanagement können alle Beteiligten profitieren, wenn die Einführung gelungen, die Durchführung leicht verständlich geplant und die Mitarbeiter einbezogen werden.

  • Das Unternehmen kann durch die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen qualitativ hochwertige Produkte produzieren und kundenfreundlichere Dienstleistungen etablieren. Ein Teil der eingereichten Ideen wird dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu senken. Gleichzeitig kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Da sich die meisten Ideen eher in kleineren Bereichen bewegen, ist die Umsetzung in den meisten Fällen mit keinerlei oder nur geringen Kosten verbunden.
  • Manager profitieren von Optimierungen in ihrem Verantwortungsbereich und zwar ohne wertvolle Ressourcen der Mitarbeiter phasenweise in Optimierungsprojekte stecken zu müssen. Stattdessen findet die Optimierung in kleinen Schritten im Rahmen des Tagesgeschäftes statt – Prozesse optimieren auf Tagesbasis.
  • Mitarbeiter, die Ideen einreichen, arbeiten motivierter, da sie aktiv Verbesserungen anstoßen können. Durch die Einreichung, vor allem jedoch durch die Umsetzung von Ideen erfahren sie Anerkennung und können kleine Erfolge sehen.
  • Auch Kunden profitieren von einer Unternehmenskultur, die die permanente Verbesserung im Fokus hat. Gesteigerte Qualität, kürzere Bearbeitungszeiten, optimale Beratung und andere Verbesserung steigern die Kundenzufriedenheit und führen im besten Fall zu einer höheren Loyalität dem Unternehmen gegenüber.

Was sollte ich bei der Einführung eines Ideenmanagements beachten?

1. Erklären Sie Ideenmanagement zur Chefsache

Wie bei vielen anderen Projekten innerhalb eines Unternehmens sollte auch die Einführung des Ideenmanagements Chefsache sein oder zumindest durch die Geschäftsführer begleitet werden. Schließlich hat der Geschäftsführer den besten Überblick  im Unternehmen und kann so gezielt Prozesse optimieren. Ideenmanagement ist kein Hau-Ruck-Projekt, das einmalig umgesetzt und dann in die Schublade gepackt werden kann. Sie sollten dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter und Manager gemeinsam hinter der Einführung des Ideenmanagements stehen und kontinuierlich in ihrem eigenen oder angrenzenden Arbeitsumfeldern auf Möglichkeiten zur Optimierung achten.

2. Erwarten Sie keine Innovationen, sondern Ideen

Sie werden sicherlich nicht jeden Monat mit so genannten „Big-Ideas“ überschwemmt, die Ihr Unternehmen einen großen Schritt nach vorne bringen und Ihnen ermöglichen, die Konkurrenz sofort hinter sich zu lassen. Aber mit einer gut geplanten Einführung wird es Ihnen gelingen, Ideen und Optimierungsvorschläge zu sammeln, die einzeln zu minimalen Verbesserungen und Kosteneinsparungen führen, aber in der Masse betrachtet ein enormes Potential besitzen. Und mit etwas Glück ist auch die eine oder andere Idee dabei, die das Potential hat, eine echte Innovation zu werden.

3. Entscheiden Sie sich beim Ideenmanagement für eine klar verständliche Struktur

Es gibt verschiedene Möglichkeiten das Ideenmanagement innerhalb des Unternehmens zu etablieren. So unterscheidet man zum Beispiel zwischen folgenden drei Modellen:

  • Zentrales Modell: Es gibt einen zentralen Ansprechpartner (Innovationsmanager), der aber meist nicht gleichzeitig Teil des Managements ist. So werden Barrieren abgebaut, weil die Ideen nicht direkt an Führungskräfte, sondern an unabhängige Dritte kommuniziert werden. In diesem Modell ist die Bürokratie oft höher, weil die zentralen Ansprechpartner meist nicht alleine entscheiden können.
  • Das Vorgesetzten-Modell: Ideen werden direkt an den Vorgesetzten berichtet. Dadurch können kleinere Ideen sofort umgesetzt werden und erste Erfolge stellen sich schnell ein. Dieses Modell setzt eine offene und motivierende Führungskultur voraus.
  • Hybrides Modell: Das hybride Modell ist eine Mischung aus dem zentralen und dem Vorgesetzten-Modell. Ideen werden gemeinsam von Vorgesetzten und dem Innovationsmanager betreut, bewertet und umgesetzt. Abhängig vom Umfang der Ideen kann so eine sofortige Umsetzung bewirkt werden oder alternativ eine fachkundige Betreuung, die nicht das Zeitbudget der Manager belastet.

4. Setzen Sie einen unkomplizierten Prozess auf, damit Ihre Mitarbeiter genau verstehen, was mit ihren Ideen passiert

Aufwendige Formulare, unklare Berichtsprozesse, unsaubere Kommunikation und Komplexität bremsen die Kreativität Ihrer Mitarbeiter. Ein Ideenprozess sollte unkompliziert aufgesetzt und für alle Mitarbeiter gleichermaßen nutzbar und verständlich sein. Klären Sie anfangs vor allem grundlegende Fragen: Wie reiche ich Ideen ein (Software, mündlich, Briefkasten, Tafel usw.)? An wen soll berichtet werden? Wer setzt die Ideen um? Wann gibt es Feedback?

5. Rühren Sie die Werbetrommel für Ideenmanagement

Nicht jeder wird vom ersten Tag an permanent an den neuen Ideenprozess denken. Machen Sie Werbung dafür. Sprechen Sie mit Mitarbeitern und Kollegen über die Möglichkeit, sich aktiv an Verbesserungen zu beteiligen. Sammeln Sie Ideen, die Sie in Gesprächen und Meetings aufschnappen und bitten Sie die jeweiligen Ideenlieferanten, die Ideen an die zuständige Person zu berichten. Hängen Sie kleine Plakate an Wasserspendern, Kaffeeautomaten und anderen Plätzen auf. Und, und, und…

6. Geben Sie innerhalb weniger Tage Feedback zu jeder eingereichten Idee

Ihre Mitarbeiter haben sich die Zeit genommen, Ideen zur Verbesserung des Unternehmens zu entwickeln und zu berichten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Mitarbeitern zeitnah ein Feedback zu geben!

7. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Stand der Ideen, die Anzahl der Einreichungen und/oder Umsetzungen.

Nicht nur der Mitarbeiter, der die Idee geliefert hat, möchte wissen, wie es weitergeht. Auch andere Mitarbeiter interessieren sich für neue Ideen und Verbesserungen und können oftmals dazu beitragen, bestehende Ideen sinnvoll weiterzuentwickeln. Überlegen Sie sich, welche Kommunikationswege am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen und probieren Sie diese aus.

8. Entlohnen muss nicht sein!

Um qualitativ hochwertige Ideen zu bekommen, wird in großen Unternehmen oftmals ein Entlohnungssystem aufgesetzt, dass die Mitarbeiter am Gewinn beteiligt, falls eine Idee erfolgreich umgesetzt wurde. Kleine Unternehmen oder gar StartUps können sich das allerdings oftmals nicht leisten. Aber gerade in diesen Unternehmen hat man es in den meisten Fällen mit hoch motivierten Mitarbeitern zu tun, die mit Leidenschaft für Ihr Unternehmen arbeiten. Oftmals wird von diesen Mitarbeitern keine finanzielle Entlohnung erwartet. Suchen Sie stattdessen nach Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter zu belohnen, beispielsweise durch den Aushang der „Idee des Monats“ oder dem „kreativsten Team des Monats“ oder anderen Dingen, die Ihren Mitarbeitern zeigen, dass Ihre Ideen wertvoll sind. (Sollten Sie trotzdem mal die Möglichkeit zu finanziellen Anreizen haben, freuen sich Ihre Mitarbeiter sicherlich trotzdem…)

9. Gehen Sie offen mit Kritik am Ideenmanagement um

Nicht alle werden jubeln, wenn Sie dieses System etablieren möchten. Es wird vielleicht Mitarbeiter geben, die Angst haben, Ihren eigenen Arbeitsplatz weg zu rationalisieren, wenn Sie Ideen liefern, oder Mitarbeiter, die Angst vor zu großen Veränderungen haben. Vielleicht werden auch nicht immer Ihre Entscheidungen bezüglich der Annahmen oder Ablehnung einer Idee akzeptiert. Gehen Sie offen mit dieser Kritik um und nutzen Sie sie gegebenenfalls um den Prozess anzupassen oder noch klarer zu gestalten.

10. Bleiben Sie dran: Ideenmanagement ist ein permanenter Prozess

Auch wenn die Anfangseuphorie verschwunden ist, sich Ihre Mitarbeiter an die neue oder veränderte Firmenphilosophie gewöhnt haben, dürfen Sie nicht nachlässig werden. Wenn Sie anfangen, unregelmäßiger Feedback zu geben, Mitarbeiter zu motivieren Ideen zu liefern und Ihren Arbeitsbereich kritisch zu betrachten, werden Sie zunehmend weniger Input bekommen und das System wird einschlafen. Es wäre doch schade, wenn ein mühevoll eingeführtes Projekt nach nur wenigen Wochen schon wieder im Dornröschenschlaf landet.

Fazit: Gezieltes Ideenmanagement sollte zur Prozessoptimierung früh implementiert werden

Die Einführung eines Ideenmanagementsystems lohnt sich für die meisten Unternehmen. Je früher Sie anfangen, Offenheit gegenüber Ideen und Verbesserungen in die Unternehmensphilosophie zu integrieren, umso größer werden die Erfolge sein, die Sie beim Optimieren ihrer Prozesse erzielen können. In Ihren Mitarbeitern steckt ein enormes Potential, das Sie nutzen können, um Ihr Unternehmen voranzubringen. Das Ideenmanagement ist ein einfacher und kostengünstiger Weg, dieses Potential zu nutzen!

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Bildmaterial: ppdigital
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