Produktivitätstraining

Ob Multitasking, oder fokussiert – Jeder hat die Wahl!

Morgens halb neun in Deutschland: Das Büro füllt sich, die Kaffeemaschiene surrt. Man setzt sich an den Schreibtisch, schiebt die Unterlagen von gestern zu Seite und fährt erstmal den Rechner hoch. Klick, Klack, Firefox und Outlook sind offen. Nun mal schauen was es Neues gibt…

Seite für Seite verrint die Zeit, bis man anderthalb Stunden später von einem Kollegen aus dem digitalen Nirvana gerissen wird: Das Jour Fixe steht an! Ach, man hat doch eigentlich das Konzept geplant. Nach der Mittagspause geht es dann aber gleich los. Ganz sicher …

Warum Multitasking ein Mythos ist

Jeder gedankliche Prozess verbraucht Körperenergie. Enorm viel. Bereits im Ruhestand verbrennt das Gehirn 20 Prozent der Energie, beim Nachdenken und bei der intensiven Konzentration sind es gut und gerne bis zu 50 Prozent der eigenen Akkuleistung, die benötigt werden um klare Gedanken zu fassen.

Deswegen ist es so schwer erstmal den Anfangsschwung zu finden und sich in eine Sache hineinzudenken. Deswegen ist es auch so fatal, dann andere Aufgaben dazwischenzuschieben. Denn mit jeder Störung sinkt die Konzentrationsfähigkeit, bis Sie ganz dahin ist.

Multitasking im Büroalltag – unmöglich?

Das Umschalten auf neue Aufgaben aktiviert jeweils andere neuronale Netze und verbraucht recht viel Energie. Dabei ist nicht gerade förderlich, dass Büroarbeiter durchschnittlich acht Programmfenster offen haben, das Telefonat ständig summt und im Schnitt circa aller 10 Minuten von einem Kollegen aus den Gedanken gerissen wird.

Ein paar Mal ist das sicher kein Problem, doch unsere Aufmerksamkeit ist in dieser Hinsicht wie ein Muskel: ein paar mal umschalten ist kein Problem, aber dann erschlafft der ziemlich schnell. Wenn wir also gleich morgens ein paar Mal uns Ablenken lassen oder gern selber ablenken sinkt unsere Konzentration, Disziplin und Willenskraft, weil der geistige Muskel K.O. gegangen ist wie Axel Schulz in der dritten Runde.

Fazit: Ein paar kleine Ablenkungen oder eine kurze Zwischenfrage eines Kollegen bringen uns nicht um. Wer aber zwölf Browserfenster geöffnet hat, Whats app im Hintergrund laufen hat und die Mails alle drei Minuten checkt ist entweder Social Media Manager oder auf dem falschen Pfad.

Ablenkungen ablenken: 5 Methoden zum Klardenken

Was kann man tun? Man arbeitet oft in einer “dynamischen” Umgebung und / oder im Großraumbüro. Da lenken Kollegen sich schnell gegenseitig vom Arbeiten ab. Auch Chefs die zu viele Rückfragen stellen, bekommen viele Rückantworten. Und das schön über den ganzen Tag  zerstückelt – Konzentration ist etwas anderes.

Folgende fünf Maßnahmen sind ein Auszug aus einem ganzen Repertoire an Tipps, Tricks und Methoden, sowohl den inneren Schweinehund zu überlisten, sowie Störquellen einzudämmen. Wer es einmal schafft, mehr Ruhe in seinen Tag und Kopf zu bekommen, kann sich hinterher auch entspannt ablenken lassen und den Kollegen helfen.

Signale

Kleine Signale erhalten die Produktivität im Kollegen-Kreis: Ein Fähnchen auf Halbmast oder Kuscheltier, dass einem dem Hintern zudreht, könnte heißen: “Jetzt bitte nicht ansprechen, es sei denn der Hausflur brennt”.

Kopfhörer

Ob klein und weiß oder riesig und schwarz: Auch Kopfhörer signalisieren dem Umfeld: “Der arbeitet gerade oder tut zumindest so” und hebt die Hemmschwelle des “Ich erzähl mal eben gerade was ich über diesen Kunden denke”. Ideal sind “Noise-Cancelling-Kopfhörer”, die Umgebungsgeräusche aktiv herausfiltern.

Die sind nicht ganz billig, sehen auch nicht schön aus, wer Sie aber einmal auf hatte gibt Sie nicht mehr her! Sie sind zu praktisch beim Arbeiten im Großraumbüro, im Zug oder im Café. Nur im wöchentlichen Meeting mit dem Chef kommen Sie nicht ganz so engagiert rüber.

Fokus-Zeit

Eine weitere Idee ist es, täglich eine Zeit zu vereinbaren, in der man geistig in ein Konzept oder Kalkulation abtaucht. Ideal natürlich, wenn das für das gesamte Team gilt und der Chef respektiert. Der oder die sollte das sogar aktiv fördern – immerhin gibt es so mehr Brain-Power aus dem Team.

Vielleicht versucht man es erst mal mit einer Stunde am Morgen, zum Beispiel von 10 bis 11 Uhr und weitet dass dann aus oder macht eine weitere Session am Nachmittag zum Beispiel vor Dienstschluss 16 bis 18 Uhr, dass alle ihre Projekte fokussiert abarbeiten können. 

Fokus-Ort

Eine flexiblere Lösung ist der strategische Rückzug: So werden das Café um die Ecke, das Home-Office oder der Konferenzraum zum Wächter der Konzentrationszeit. Jeder, außer SOS-Techniker und der Kundenservice (sorry!), sollte sich täglich mindestens eine Stunde auf diese Art rar machen dürfen – um geistig voll anwesend zu sein.

Ein „Silent-Room“ – ein kompletter Arbeitsraum, an dem weder Telefon noch Gespräche erlaubt sind, ist eine sehr wirkungsvolle Alternative.

Offline

Gerade denjenigen, denen beim Gedanken das Internet komplett abzustöpseln Schweißperlen über Stirn laufen, sollten ernsthaft über diese (temporäre) Option nachdenken. Es gilt: Je wichtiger und schwieriger die Aufgabe, desto rabiatere Konzentrations-Mittel sind erlaubt.

Und: Je denkintensiver und/oder unangenehmer die Aufgabe, desto höher ist das Prokrastinations-Schweinehund-Potenzial. Also: Telefon auf Flug- oder Productivity-Modus stellen, den “W-Lan-Stecker” ziehen oder Produktivätitsprogramme installieren, die das Internet teilweise oder komplett blockieren.

Es mag etwas ungewohnt sein, sich derart “assozial” zu verhalten – schließlich sollen ja Teams zusammenarbeiten, sich gegenseitig unterstützen und die Kommunikation soll in der Firma gefördert werden. Alles richtig, aber bitte nicht 24/7!

Wer geistig einschalten will, muss externe Reize abschalten! Es sind ja nur wenige Stunden am Tag. Wer in einem Meeting sitzt, geht ja auch nicht ans Telefon. Warum aber lassen wir uns stören, wenn wir im Meeting mit einem wichtigen Konzept, der Kalkulation oder einer kreativen Idee sind?

Weitere Konzentrationstipps gibt es auf Martins Produktivitätsseite.

Martin Krengel ist auch als Referent bei den Gründerszene-Seminaren tätig und leitet dort den Workshop zum Thema Produktivitätstraining.

ProduktivitätstrainingProduktivitätstraining
Verbessere deine Motivation, Konzentration und Effizienz
9. September  2013, 14 bis 18 Uhr


Alle Seminare gibt es wie immer unter gruenderszene.de/seminare 

Bild: S. Hofschlaeger  / pixelio.de