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Während Projekte früher Ausnahmen waren, für die spezielle Task-Forces gebildet wurden, die als Stabsstellen in die Organisation eingebunden waren, ist Projektarbeit heute zumeist Standard. Stehen die Grundregeln des Projektmanagements nicht fest oder sind nicht bekannt, geraten Projekte schnell ins Schwanken und ziehen sich zäh wie Kaugummi in die Länge.

Im schlimmsten Fall arbeiten Sie am Ende mit frustrierten Projektmanagern und Projektmitgliedern die nur mäßige bis schlechte Ergebnisse liefern. Projektmanagement ist allerdings kein Zauberhandwerk und nicht zwangsläufig müssen (gerade kleine) Unternehmen langjährige Zertifizierungen anstreben oder starre Prozesse einführen um erfolgreich Projekte durchzuführen. Ein paar Grundregeln können schon helfen Projekte effizienter zu gestalten.

Was macht ein Projekt zu einem Projekt?

Nicht jede Tätigkeit ist ein Projekt und Unternehmen leiden heutzutage häufig an „Projektitis“ – einer Krankheit, bei der das Bedürfnis besteht, jede aussergewöhnliche Tätigkeit als Projekt zu verpacken, ein Team zu bilden, einen Manager zu benennen und Tools einzusetzen. Aber nicht alles ist gleich ein Projekt. Projekt darf sich nur die Tätigkeit nennen, die folgende Eigenschaften mitbringt:

  • Neuartigkeit: Das Unternehmen hat die Aufgabe in dieser Art noch nicht durchgeführt und sie ist nicht Teil des Tagesgeschäfts. Zeitliche Befristung: Für Start und Ende des Projektes kann ein genaues Datum (Zeitraum) definiert werden.
  • Definiertes Ziel: Ein Projekt hat ein eindeutiges Ziel, das die bestehenden Ziele des Unternehmens ergänzt oder deren Erreichung unterstützt.
  • Komplexität: Projekte bestehen aus einer Vielzahl von Aufgaben die in weitere Teilaufgaben aufgeteilt werden können und denen meist ein individuelles Unterziel zugewiesen werden kann.
  • Risiko und Unsicherheit: Die Neuartigkeit des Projektes führt dazu, dass die unbekannte Tätigkeit ein gewisses Risiko birgt. Gibt es kein Risiko bei der Umsetzung des Projektes, ist es kein Projekt.

Klassische Probleme im Projektmanagement

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Es herrscht ein vage Vorstellung, was mit der Umsetzung erreicht werden kann, diese weicht jedoch abhängig vom Projektbeteiligten stark voneinander ab und es gibt eher eine Idee für das Projekt, als einen klar formulierten Plan.

Setzen Sie ein Ziel gemeinsam mit allen Projektbeteiligten. Formulieren Sie dieses klar und deutlich und legen Sie Teilaufgaben mit entsprechenden Teilzielen für die einzelnen Aufgaben im Projekt fest. Gibt es kein klares Ziel, verfolgen alle Teilnehmer ihre verborgenen individuellen Ziele und Stress, Streit und Ineffizienz sind vorprogrammiert.

Fragt man die Projektbeteiligten, wer welche Aufgabe im Projekt übernimmt, wer die Hauptverantwortung trägt und die Koordination übernimmt und welche Kommunikationsschnittstellen es innerhalb des Projektes gibt, hört man Gestammel und jeder zeigt auf jeden.

Projektmanagement erfordert Teamarbeit

Teamarbeit ist unabdingbar in einem Projekt und Einzelkämpfer sind unerwünscht. Allerdings neigen viele Menschen dazu, die Verantwortung auf andere zu schieben. Das führt über kurz oder lang zu Chaos und Unzufriedenheit, denn obwohl die Teamarbeit nach innen vielleicht funktioniert, kann das Projekt nach außen nicht strukturiert dargestellt werden und lästige oder scheinbar unwichtige Aufgaben bleiben liegen oder es hapert an Kommunikation und Dokumentation. Daher ist es unabdingbar klare Rollen für die Projektbeteiligten festzulegen und die zu den Rollen gehörigen Aufgaben zu benennen.

Einer muss die Zügel in der Hand halten. Aber hält er diese zu fest, bremst er alle aus und sorgt für Frust, hält er sie zu locker oder gar nicht, folgen alle ihrem eigenen Kopf und das Projekt läuft aus dem Ruder. Der Projektmanager ist das zentrale Element eines Projekts. Er übernimmt die Verantwortung für Dokumentation, Planung, Koordination, Kontrolle und Kommunikation.

Die Rolle des Projektmanagers

In kleineren Firmen kann der Projektmanager trotz seiner Hauptrolle sicher auch direkt am Projekt mitarbeiten, aber er muss die Zügel in der Hand halten und den Respekt der Projektbeteiligten sicher haben. Andernfalls verschwinden Informationen in einzelnen E-Mail-Postfächern und auf Schreibtischen und den aktuellen Stand des Projektes kann man allemal schätzen, das Projekt wird durch Zusatzaufgaben aufgebläht und keiner traut sich nein zu sagen. Das Projektziel wird aus den Augen verloren und das Projektende rückt in immer weitere Ferne.

Kurzum: Der Projektmanager muss Planungskompetenz, Methodenkompetenz, persönliche Kompetenz und soziale Kompetenz mitbringen und den Überblick behalten, damit das Projekt zufriedenstellend durchgeführt und beendet werden kann.

Projektmanagement-Tools erleichtern das Arbeiten

Jeder Projektteilnehmer hat eine Ahnung, was am Ende rauskommen soll, aber was bis wann fertig sein sollte und wie das Endergebnis aussehen soll, ist eher eine verschwommene Vision. Meetings finden ab und zu statt, wenn die Geschäftsleitung Druck macht und Bericht über den aktuellen Status einfordert.

Es muss ja nicht gleich ein zertifizierter Projektmanagementprozess eingesetzt werden, der starren Strukturen folgt und eine Vielzahl bürokratischer Hürden einbaut, die für kleine Unternehmen überdimensioniert sein könnten. Aber eine gewisse Struktur hilft dabei, das Projekt zu verstehen, Teilnehmern und Stakeholdern schnell einen Überblick über das Projekt geben zu können, gegenzusteuern, wenn der Zeitplan aus dem Ruder läuft und vor allen Dingen die anstehenden Aufgaben genau geplant zu haben und damit zu verhindern mit zusätzlichen Anforderung das Projekt aufzublasen.

Nützlich sind Tools, mit denen das Projekt in Aufgaben und Teilaufgaben zerlegt werden kann, denen jeweils ein Start- und Endzeitpunkt und ein Verantwortlicher zugewiesen werden kann (Projektstrukturplan). Eine Meilensteinplanung und ein Zeitplan (Gantt-Chart) sind eine sinnvolle Ergänzung. Auch über einen geeigneten Ort für die Ablage der Dokumentation sollte man sich Gedanken machen. Die E-Mail-Postfächer der Teilnehmer eignen sich dafür nicht. Es gibt unzählige Tools zur Verwaltung von Projekten und die meisten sind nicht einmal teuer oder sogar kostenlos.

Projektplanung gehört zu jedem Projektmanagement

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Es ist sicherlich ein guter Anfang, mit der Planung des Projektes gedanklich zu beginnen, aber auf dem Status zu verharren sprengt die Projektlaufzeit und macht das Projekt zu einem Dauerläufer ohne Fokus und mit ständig erweitertem Aufgabenbereich und Zieldefinitionen.

Nicht nur (aber vor allem) bei Softwareprojekten ist es unabdingbar, das Projekt detailliert zu beschreiben, Funktionen und Aufgaben zu definieren und Ziele schriftlich zu fixieren. Das alles ist zum einen eine gute Basis zur Bearbeitung des Projektes, aber auch eine unabdingbare Grundlage, um mit dem kompletten Team an einem Strang zu ziehen. Eine klar definierte Planung ist wie eine Art Vertrag, an dem alle Beteiligten mitgearbeitet haben. Planung schafft Verbindlichkeit und ist eine Orientierungshilfe. Es wird sich nicht vermeiden lassen, dass Änderungen vorgenommen werden, weil sich im Projektverlauf neue Erkenntnisse ergeben, aber der Rahmen ist klar und das gibt dem Projekt eine gute Grundstabilität.

Unterschiedliche Informationsbedürfnisse, Begriffsdefinitionen, Meeting- und Feedback-Kulturen verursachen starke Spannungen im Projektteam, aber keiner weiß woran es liegen könnte. Auch wenn es nach Kindergarten oder Brettspiel klingt: Genauso wie eine gute Planung sind auch gemeinsam vereinbarte Spielregeln eine wichtige Grundlage für einen guten Projektverlauf. Der Projektleiter sollte Grundsatzfragen schon vor Projektbeginn geklärt haben. Dazu zählen zum Beispiel Fragen wie: Wie oft finden Meetings statt? Wer wird zu welchen Meetings eingeladen? Soll Feedback vor dem Team oder in Einzelgesprächen gegeben werden? Welche Schnittstellen gibt es und wie wird kommuniziert? usw.

Fazit: Projektmanagement-Tools sind ein guter Einstieg

Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools und klare Strukturen, nach denen Projekte abgewickelt werden können. Oftmals fehlt es jedoch gerade in kleinen und mittleren Unternehmen am entsprechenden Fachwissen und an der Zeit, diese Strukturen zu erlernen, einzuführen und vor allem konsequent beizubehalten. Scheiternde Projekte und frustrierte Projektmitarbeiter sind die Folge.

Grundsätzlich ist es empfehlenswert, sich zum Einstieg mit gängigen Projektmanagement-Tools auseinanderzusetzen und diese an die Gegebenheiten und Kulturen des Unternehmens anzupassen und dann anzuwenden. Werden die in diesem Artikel genannten Grundlagen und Spielregeln beachtet, ist schon mal eine gute Basis geschaffen, um mittelfristig zu einem guten Projektmanagement-Verständnis im Unternehmen beizutragen.