Eingefahrene Prozesse und Abläufe führen zu Arbeitsplatzblindheit und können schnell in Chaos ausarten. Haben Sie sich schonmal auf Ihrem Arbeitsplatz umgesehen? Oder auf dem Ihrer Kollegen? In Ihrem Lager, am Empfang, an der Packstation oder im Servicebüro? Wenn Sie mit offenen Augen durch Ihr Unternehmen laufen, werden Sie (vermutlich) schnell eine Vielzahl von eigenwillig (chaotisch) angeordneten Papierstapeln, Arbeitsutensilien und Material finden. Unordnung und Chaos führen jedoch zu Suchzeiten, Wegezeiten und somit zu Wartezeiten und höheren Kosten und beeinflussen am Ende auch die Motivation der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Kunden. Können Ihre Mitarbeiter und Kollegen in der aktuellen Situation wirklich effektiv arbeiten oder gibt es Verbesserungspotential?

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Bei Ihnen ist alles organisiert und ordentlich? Dann sind Sie entweder natürlich begabt oder haben bereits eine herausragende Organisation und brauchen an dieser Stelle nicht weiter zu lesen. Wenn Sie allerdings den Großteil der nachfolgenden Fragen mit „ja“ beantworten, könnte der in diesem Artikel vorgestellte 5S-Ansatz ein erster Schritt zu mehr Effizienz sein.

  • Stehen Tassen, Flaschen und Teller seit einer nicht mehr zu definierenden Zeit auf Ihrem Tisch?
  • Haben Sie schon mal Unterlagen, Rechnungen oder andere Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch gefunden, von denen Sie nicht wissen, wem sie gehören?
  • Stehen in Ihrem Büro Umzugskartons mit undefiniertem Inhalt für die sich keiner verantwortlich fühlt?
  • Haben Sie Mitarbeiter in Ihrer Produktion oder ihrem Lager schon mal durch die Hallen flitzen sehen, auf der Suche nach Verpackungsmaterial, Werkzeug, Unterlagen oder anderen Dingen?
  • Sind Sie in Ihrem Unternehmen schon über Kartons oder Kabel oder andere herumliegende Gegenstände gestolpert?
  • Stehen in Ihrer näheren Umgebung unbeschriftete, gefüllte Aktenordner, deren Inhalt keiner mehr kennt?
  • Horten Sie manchmal Stifte, Tacker und alte Zeitungen, Bücher oder Telefonlisten auf dem Schreibtisch, die eigentlich nicht benutzt werden?
  • Haben Sie schon mal vergeblich den Verbandskasten gesucht und als Sie ihn gefunden haben, war der Inhalt schon lange über das Verfallsdatum hinaus?
  • Sind einige der Gegenstände im Bürokühlschrank kurz davor zum Leben zu erwachen?

Was ist 5S und wie kann ich es anwenden?

5S wurde von dem Japaner Taiichi Ono im Zuge des Entwurfs des Produktionssystems für Toyota geprägt. 5S wurde anfänglich in Produktionsstätten angewandt, hat jedoch in den letzten Jahren zunehmend auch Einzug in Dienstleistungs- und Softwareunternehmen gehalten. Die Abkürzung steht für die japanischen Begriffe

Seirii – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke

Diese werden im Deutschen etwas seltsam übersetzt (was der Tatsache geschuldet ist, dass Wörter gesucht wurden, die eine vergleichbare Bedeutung haben und ebenfalls mit „s“ beginnen):

1. Seiri = Sortieren

Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie Anzahl, Art, Umfang und Anordnung der Gegenstände. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie Papierstapel wegschieben und durchwühlen?

2. Seiton = Setzen (Anordnen)

Machen Sie sich Gedanken, über eine sinnvolle und optimale Anordnung der am Arbeitsplatz und in der Arbeitsumgebung benutzten Gegenstände. Im Lager, im Büromateriallager oder der Produktion sind entsprechende Markierungen und Beschriftungen sinnvoll, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wiederzufinden.

3. Seiso = Sauberkeit

Jetzt geht´s an den Frühjahrsputz. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz grundlegend auf, befreien Sie ihn von überflüssigem Zeug und schwingen sie vielleicht auch mal den Staublappen. Wenn es sich um einen Arbeitsplatz in der Produktion oder dem Lager handelt, bietet sich eine kurze Dokumentation oder Beschreibung der Tätigkeiten an, die an diesem Platz ausgeführt werden. Das macht einen guten Eindruck auf Besucher, hilft aber auch neuen Mitarbeitern, sich zu orientieren.

4. Seiketsu = Standardisierung

Die erarbeiteten Grundlagen werden in diesem Schritt standardisiert und auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Um auch langfristig erfolgreich zu sein, lohnt es sich die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter sich einmal täglich fünf Minuten Zeit nimmt, um auf seinem Arbeitsplatz wieder die herkömmliche Ordnung herzustellen.

5. Shitsuke = Selbstdisziplin

Ohne Selbstdisziplin wird schnell wieder das altbekannte und vertraute Chaos in der Arbeitsumgebung herrschen. Für dauerhafte Erfolge ist daher Selbstdisziplin unabdingbar. Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse und Fortschritte vielleicht in einer Fotodokumentation für alle Mitarbeiter. Oder rufen sie einen kleinen Wettbewerb um den am effektivsten organisierten Arbeitsplatz aus. Vielleicht hilft auch ab und zu eine kleine Belohnung in Form von Schokolade oder persönlichen Botschaften auf dem Schreibtisch der Mitarbeiter, die wirklich kontinuierlich am Ball bleiben.

Was bringt die 5S-Methode?

Eine unternehmensweite Umsetzung der Methodik führt dazu, dass sich das Mindset Ihrer Mitarbeiter positiv verändert. Unordnung und Chaos sowie Ineffizienz werden schneller entdeckt und beseitigt und Ihre Mitarbeiter werden weniger Zeit mit Tätigkeiten verbringen, die keinen Mehrwert schaffen.

Nutzens Sie 5S als Einstieg in die Prozessoptimierung. Durch schnelle Erfolge und geringe bis keine Kosten lassen sich Mitarbeiter schnell motivieren und Denkanstöße vermitteln, die mittelfristig zu einer Veränderung des Mindsets des Unternehmens führen.

Was sind die Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Prozessoptimierung mit 5S?

Wie auch bereits im letzten Artikel zur Prozessoptimierung gelten auch in diesem Fall wieder vergleichbare Grundsätze:

  • Etablieren Sie 5S als Teil der Unternehmenskultur! Denn was bereits vom Management gelebt und eingesetzt wird, färbt über kurz oder lang auch auf die Mitarbeiter ab.
  • Involvieren Sie Ihre Manager und Ihr gesamtes Personal, denn 5S sollte auf eine möglichst breite Akzeptanz stoßen.
  • Integrieren Sie 5S in den Arbeitsalltag, denn 5S ist kein einmaliges Projekt sondern Teil der japanischen KAIZEN-Philosophie. Kaizen bedeutet ständige Verbesserung und ist somit eine dauerhafte Aufgabe, die wenig Zeit kostet, aber viel Wirkung zeigen kann.
  • Lassen Sie sich nicht von negativem Feedback oder Ablehnung abschrecken. Vielleicht werden auch Ihre Mitarbeiter im ersten Moment mit den Augen rollen und kein Verständnis für die Notwendigkeit von 5S haben. Hier hilft es dran zu bleiben und positive Beispiele sichtbar für alle zu etablieren.
  • Beenden Sie ihr Vorhaben nicht auf halber Strecke, denn dann hätten Sie umsonst Kraft und Energie in die Einführung der Methode und die Motivation der Mitarbeiter gesteckt. Zum anderen stellen sich viele der Erfolge nicht in den ersten drei bis vier Wochen, sondern erst mittelfristig ein, wenn KAIZEN/5S wirklich Teil der Unternehmenskultur geworden ist.
  • Beginnen Sie mit 5S, um zu kontinuierlicher Verbesserung zu kommen. Denn wie oben bereits erwähnt, ist 5S Teil der japanischen KAIZEN-Philosophie und somit nur ein Tool auf dem Weg zu optimal gestalteten Prozessen und effizienten Arbeitsabläufen.

Fazit: 5S als leichter Einstieg in die Prozessoptimierung

Die 5S-Methode ermöglicht kleinen Unternehmen und StartUps einen leichten Einstieg in die Welt der Prozessoptimierung und hilft dabei auch ohne tiefes Grundlagenwissen kleine Erfolge schnell zu erzielen. Wird die Anwendung schrittweise und unter Berücksichtigung aller Mitarbeiter eingeführt, so ist ein erster Schritt zu mehr Effizienz schnell getan, ohne große Summen investieren zu müssen.

Artikel zum Thema Prozessoptimierung:

Bildmaterial: Doctor_bob