Outsourcing ist ein Schlagwort, das unseren Geschäftsalltag mittlerweile prägt. Für die Einen ist es ein Trend, dem auch in Zukunft noch große Aufmerksamkeit gelten wird, für Andere ist es bereits ein Auslaufmodell. Doch egal welcher Gruppe man angehört, Outsourcing wird stets als etwas Komplexes und etwas Großes empfunden.

Häufig geht es darum, ganze Geschäftsprozesse, Mitarbeiterstämme und IT-Strukturen auszulagern. Die Schlagzeilen, was namhafte Unternehmen alles „outsourcen“, haben wir schließlich alle noch im Ohr. Es entsteht der Eindruck, „Outsourcing ist nur was für die Großen!“. Doch dieses Thema hat nun auch bereits den Mittelstand erreicht und es stellt sich die Frage, ob Outsourcing nicht völlig unabhängig von Unternehmensgröße und Struktur immer ein Thema sein sollte.

Outsourcing: Selbermachen geht vor externes Knowhow?

Im Allgemeinen ist unter Outsourcing das Auslagern von Ressourcen zu verstehen, die nicht die wesentliche Kernkompetenz des Unternehmens darstellen. Auch ein Kleinunternehmer oder Freiberufler hat Kernkompetenzen, aus deren Ausübung sich Nebentätigkeiten ergeben. Nebentätigkeiten, die ohne Probleme ausgelagert werden könnten. Doch häufig sind Freiberufler und Kleinunternehmer bestrebt alles selbst zu erledigen.

Das hat verschiedene Ursachen: Zum einen hat ein StartUp oder Unternehmer gern erst einmal alles selbst „in der Hand“. Die Abgabe von Aufgaben fällt ihm schwer. Schließlich kann er den eigenen Vorstellungen am besten selbst gerecht werden. Zum anderen möchte er Geld sparen, um vor allem in der Gründungsphase möglichst schnell die Gewinnzone zu erreichen. Blickt man nun zurück auf den eigentlichen Nutzen des Outsourcings und den Gründen, warum große Konzerne dies tun, dann sind die Hauptbeweggründe Kostenoptimierung und Qualitätssicherung. Und was motiviert ein Kleinunternehmer alles selbst zu tun? Kostenoptimierung und Qualitätssicherung!

Im Grunde schon Routine – Mikro-Outsourcing

Obwohl wir täglich mit Mikro-Outsourcing – Outsourcing im kleinen Maßstab – unser Leben bewältigen, wird es immer „den Großen“ als Fachgebiet zugeordnet. Jeder empfindet es seit Jahrhunderten normal, seine Haare vom fachkundigen Friseur richten zu lassen anstatt selbst die Schere in die Hand zu nehmen. Auch Zähne ziehen wir uns in den seltensten Fällen selbst, sondern geben dies in die fachkundigen Hände des Zahnarztes. Man kann endlos viele solche Beispiele aufzählen. Und warum tun wir das? Weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass Andere es nicht nur besser, sondern auch schneller können.

Wir entscheiden uns also, es „outzusourcen“. Auch wenn wir dafür vielleicht nicht immer den Begriff Outsourcing verwenden, ist diese Erkenntnis nicht unbedingt eine Erscheinung der letzten zehn oder 20 Jahre. Outsourcing gibt es bereits über Jahrhunderte. Dennoch strebt man danach im Alltag des Unternehmertums vieles mal schnell selbst zu erledigen. Doch im Rahmen des Mikro-Outsourcings kann auch der Freiberufler oder Gründer im Kleinen seine Effizienz erheblich steigern.

Klassisches Beispiel ist das Auslagern der Steuererklärung und der Finanzbuchhaltung, weil es der Steuerberater eben besser macht. Dies ist meist der erste Schritt für einen Unternehmer in Richtung Mikro-Outsourcing. Vielfach unterschätzt werden auch die Visitenkarten des Unternehmens. Damit sind vorrangig nicht die kleinen Papp-Kärtchen zum Austausch von Kontakten gemeint, sondern die Webseite und das Telefon eines Unternehmens.

Outsourcing im Büroalltag

Um eine Website inhaltlich zu betreuen, bedarf es kontinuierlicher Pflege und Weiterentwicklung. Ob dies ein Unternehmer „nebenbei“ leisten kann, ist wohl in den meisten Fällen anzuzweifeln, zumindest wenn er eine qualitativ hochwertige Lösung sucht. Und das sollte er, schließlich ist die Unternehmenswebsite inzwischen die erste Anlaufstelle eines Interessenten. Somit entscheiden vor allem Qualität und Anspruch, inwieweit der Besucher mit dem Unternehmen zusammenarbeitet oder nicht. Um eigene Ressourcen zu schonen, aber dennoch einen Qualitätsstandard zu halten, ist dies ein typischer Fall für das Outsourcing. Dies kostet im ersten Moment zwar mehr als es selbst zu tun, aber in jener Zeit kann der Unternehmer an den eigenen Produkten arbeiten, aus Interessenten Bestandskunden machen und die Investition in mehr Zeit für das Wesentliche hat sich gelohnt.

Selbiges gilt zum Beispiel für das Telefon. Viele Unternehmer „bedanken“ sich bei Ihren Kunden mit Anrufbeantwortern oder Endlos-Besetzt-Zeichen. Auch Interessenten fühlen sich nicht zwingend motivierter, einen Auftrag zu platzieren, wenn bereits im Erstkontakt ein persönliches Gespräch unmöglich scheint. Um die Herausforderung der perfekten Kundenbetreuung zu lösen, gilt ebenfalls die Frage zu stellen: „Selbermachen oder auslagern?“

Wenn der Unternehmer es in Eigenregie löst, dann kann er eine Sekretärin einstellen oder Rufumleitungen auf sein Mobiltelefon einrichten. Eine Sekretärin zu bezahlen, ist für die meisten StartUps kaum realisierbar, die Rufumleitung auf das Handy ist stressig und lenkt von der eigentlichen Aufgabe ab.

Alternativ dazu ist also zu erwägen, diese Tätigkeit an einen Telefonservice-Dienstleister zu übergeben. Dieser ist jederzeit nutzbar, sodass man flexibel darüber entscheiden kann, wann man seine Anrufe umleitet. Der Telefonservice nimmt Ihre Anrufe entgegen und benachrichtigt Sie per E-Mail oder SMS. Sie sparen Personalkosten, sind für Ihre Kunden und Interessenten immer erreichbar und können kompakter arbeiten, da Sie durch Ihr Telefon nicht gestört werden.

Die Vorteile von Micro-Outsourcing

Neben diesen benannten Modellen gibt es natürlich weitere vielfältige Möglichkeiten des Mikro-Outsourcings. Ein Handelsvertreter steigert zum Beispiel seine Produktivität indem er seine Terminvereinbarungen durch einen Dienstleister erledigen lässt. Ein Web 2.0-StartUp kann Mikro-Outsourcing nutzen um zeitaufwändiges Personalrecruiting auszulagern.

Grundsätzlich hat Micro-Outsourcing folgende Vorteile:

  • Kompaktes Arbeiten am Kerngeschäft
  • Hoher Qualitätsstandard
  • Hohe Arbeitsintensität durch die Spezialisierung des Dienstleisters
  • Langfristige Kostenreduktion

Um Micro-Outsourcing sinnvoll in die Praxis umzusetzen, sind folgende Tipps hilfreich:

  • Achten Sie darauf, dass wirklich nur Nebentätigkeiten ausgelagert werden
  • Seien Sie ehrlich mit sich selbst und stellen Sie fest, in welchen Bereichen Ihnen Knowhow fehlt – Lagern Sie diese Bereiche aus!
  • Achten Sie auf hohe Qualität Ihrer Outsourcing-Partner! Schlechte Arbeit durch Dienstleister erzeugt immer Mehraufwand. Zahlen Sie ruhig für einen guten Dienstleister ein paar Euro mehr – längerfristig zahlt sich dies aus.

Der Trend zum Outsourcing ist vermutlich noch lange nicht auf seinem Höhepunkt angelangt. Es wird in Zukunft nicht die Frage sein, ob sich ein Unternehmen mit dem Thema Outsourcing befasst, sondern eher wie und unter welchen Umständen. Vor allem hochdynamische Marktfelder und Branchen verlangen neue Unternehmensstrategien. Sie werden aber vor allem auch die Outsourcing-Anbieter flexibler machen, Synergien bieten und uns vor allem noch zahlreiche Alternativen aufweisen. Wir werden erstaunt sein, was sich eigentlich alles outsourcen lässt!

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Über den Autor Christian Geyer:

Christian Geyer ist Geschäftsführer und Gründer von DiConn, einem StartUp des Dialogmanagement-Dienstleisters TAS AG. Mit DiConn.de ist Christian gerade im Begriff, den Telefonservicemarkt in Sachen Qualität und Einfachheit zu revolutionieren – Die Dienstleistung schafft StartUps und KMU’s Freiraum für ihre Kernaufgaben.

Bevor Christian 2006 DiConn ins Leben rief, betreute er erfolgreiche E-Commerce-Projekte der TAS AG im Bereich Mobilfunk, studierte an der FOM Berlin berufsbegleitend Dipl.-Kfm. (FH) und wird 2010 auch sein zweites berufsbegleitendes Studium zum Dipl.Inf. (FH) abschließen. Neben seinen Tätigkeiten als Gründer von DiConn ist Christian seit 2010 auch für das strategische Management der TAS AG verantwortlich, die großvolumige Aufträge von namhaften Banken und Versanddienstleistern betreut.

Bildmaterial: ppdigital
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