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„Kleine Kaufleute“ haben es bei der Buchführung seit Mitte des Jahres leichter. Eine Folge des Gesetzes zur Modernisierung des Bilanzrechts (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz – BilMoG), das am 26. Mai 2009 in Kraft getreten ist. Die Neuregelung kommt auch vielen Existenzgründern zugute.

Den handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten unterliegen alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB). Kaufmann im Sinne des HGB ist jeder, der ein Gewerbe betreibt und bei dem ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist. Maßgebend sind Art und Umfang der Geschäftstätigkeit sowie Größe und Organisation des Geschäftsbetriebs.

Unabhängig davon ist ein Einzelunternehmer immer dann Kaufmann, wenn er sich im Handelsregister als eingetragener Kaufmann (e.K.) registrieren lassen hat. Als Kaufleute gelten auch alle Personenhandelsgesellschaften (z.B. oHG und KG) sowie alle Kapitalgesellschaften (GmbH und AG).

Umfang der Buchführungs- und Bilanzierungspflichten

Hat ein Unternehmen die Buch- und Bilanzierungspflichten nach dem HGB zu beachten, sind insbesondere folgende Vorgaben zu erfüllen:

●    Führung von Handelsbüchern: Sämtliche Geschäftsvorfälle des Unternehmens sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu erfassen und aufzuzeichnen.

●    Inventarerstellung: Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres sind alle Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und zu bewerten.

●    Jahresabschluss: Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ist eine Bilanz zu erstellen, in der sich die Vermögensgegenstände (Aktiva) und die Schulden (Passiva) gegenüberstehen. Ferner ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrechnung, sogenannte GuV) aufzustellen. Bilanz und GuV bilden zusammen den Jahresabschluss.

●    Aufbewahrungspflichten: Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Handelsbriefe sechs Jahre, im Übrigen zehn Jahre. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die Unterlagen auch digital archiviert werden, wenn sichergestellt ist, dass die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.

Befreiung für „kleine“ Einzelkaufleute

Kleine Einzelkaufleute können von den Buchführungs- und Bilanzierungspflichten befreit werden. Die betrifft diejenigen, die

●    an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren
●    nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse
●    und nicht mehr als 50.000 Euro Jahresüberschuss

aufweisen. Im Fall der Neugründung eines Unternehmens gilt die Befreiung, wenn die genannten Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden. Die Neuregelung gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2007 begonnen haben.

Das Recht, freiwillig Bücher zu führen und Abschlüsse zu erstellen, bleibt unberührt. Im Ergebnis gilt damit für kleine Einzelkaufleute ein Wahlrecht, entweder zu bilanzieren oder den Gewinn im Wege einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu ermitteln. Für Personenhandels- und Kapitalgesellschaften gilt die Befreiungsvorschrift (leider) nicht.

SteuerrechtIiche Buchführungs- und Bilanzierungspflichten

Steuerlich buch- und bilanzierungspflichtig sind alle, die bereits nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen führen müssen. Das bedeutet insbesondere, dass diejenigen, die handelsrechtlich bilanzierungspflichtig sind, auch eine Steuerbilanz aufzustellen haben und der steuerliche Gewinn im Wege des Betriebsvermögensvergleichs zu ermitteln ist.

Unabhängig vom Handelsrecht besteht darüber hinaus steuerlich eine Buchführungs- und Bilanzierungspflicht für gewerbliche Unternehmer, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

●    Umsätze von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
●    Gewinn von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr

gehabt haben.

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind mit den handelsrechtlichen im Wesentlichen identisch.

Wer steuerlich nicht der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht unterliegt, hat seinen Gewinn im Wege einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (sog. § 4 Abs. 3 – Rechner). Dies betrifft im Ergebnis alle Gewerbetreibenden, deren Umsatz unter 500.000 Euro  und deren Gewinn unter 50.000 Euro liegt, sowie alle Freiberufler.

Zusammenfassung

Die handels- und steuerrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten sind im Wesentlichen identisch. Zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind alle Kaufleute im Sinne des HGB (e.K., OHG, KG, GmbH, AG). Für Kleine Einzelkaufleute und sonstige Gewerbetreibende besteht die Buchführungs- und Bilanzierungspflicht nur, wenn mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse oder mehr als 50.000 Euro Jahresgewinn erzielt werden. Ebenfalls freigestellt sind alle Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten usw.). Eine freiwillige Buchführung und Bilanzierung ist jederzeit möglich.

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Über den Autor

Dr. Sebastian Engler ist Rechtsanwalt, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht in München und befasst sich ausschließlich mit Themen rund um das Gesellschafts-, Bilanz- und Steuerrecht.

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