rechnungslegung

Unternehmer sind nach Erbringung einer Leistung nicht nur berechtigt, sondern untereinander auch verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Mit der Rechnung kann der Empfänger beim Finanzamt die so genannte Vorsteuer geltend machen, wenn in der Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Eine elektronisch übermittelte Rechnung wird nur anerkannt, wenn diese mit einer qualifizierten Signatur verbunden ist. Unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer muss grundsätzlich auch an das Finanzamt abgeführt werden.

Umsatzsteuerrechtliche Pflicht zur Rechnungsausstellung

Eine Rechnung ist heute nicht mehr nur kaufmännische Gepflogenheit und eine Abrechnung gegenüber den Kunden. Im derzeit geltenden System der Umsatzsteuer verschafft Sie dem Rechnungsempfänger auch das Recht auf den Vorsteuerabzug, wenn dieser ebenfalls Unternehmer ist und die übrigen Voraussetzungen vorliegen. Um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen, verpflichtet das Umsatzsteuergesetz (UStG) den leistenden Unternehmer, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung einer umsatzsteuerpflichtigen Leistung eine Rechnung auszustellen. Gegenüber Privatleuten besteht eine Rechtspflicht zur Rechnungsausstellung nur für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, also insbesondere bei Bau- und Renovierungsleistungen.

Begriff der Rechnung und Übermittlungsformen

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Unerheblich ist, wie dieses Dokument bezeichnet wird. Eine Rechnung kann auch vom Leistungsempfänger im Wege einer Gutschrift ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde. Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht.

Rechnungen können auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers auch auf elektronischem Weg (insbesondere per Fax, Email oder elektronischem Datenaustausch) übermittelt werden. Die Zustimmung des Empfängers bedarf dabei keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger über die elektronische Übermittlung bestehen. Die Zustimmung kann auch nachträglich erklärt werden. Ebenso genügt es, wenn die Beteiligten ein elektronisches Übermittlungsverfahren tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Im Hinblick auf den Vorsteuerabzug sind bei elektronisch übermittelten Rechnungen Besonderheiten zu beachten. Elektronische Rechnungen werden nur anerkannt, wenn

  • diese mit einer qualifizierten elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes verbunden sind oder
  • bei Übermittlung im Wege des elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.

Das bedeutet, dass bei Rechnungsübermittlung per E-Mail (E-Mailrechnung oder Rechnung als Dateianhang) die E-Mail bzw. der Anhang mit einer elektronischen Signatur versehen sein müssen.

Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax erkennt die Finanzverwaltung nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax an. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie zum Beispiel Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server, Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax und Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Computer-Telefax/Fax-Server ist ebenfalls eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Anforderungen an den Inhalt der Rechnung

Nach dem UStG muss eine Rechnung die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • das Rechnungsdatum,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
  • das nach Steuersätzen und ggf. einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettoentgelt,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt sowie
  • bei Leistungen an Privatleute im Zusammenhang mit einem Grundstück einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

In der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStD) werden die Rechnungsanforderungen weiter konkretisiert und teilweise vereinfacht (vgl. §§ 31 ff. UStDV). Folgende Erleichterungen sind bedeutsam:

  • Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben.
  • Für die Beschreibung der Leistung können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist.
  • Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird.
  • Bei Kleinstbetragsrechnungen (unter 150 Euro) kann auf die Angabe der Steuernummer, einer fortlaufenden Rechnungsnummer und des Lieferzeitpunkts verzichtet werden.
  • Sind in einer Rechnung nicht alle erforderlichen Angaben enthalten oder Angaben unzutreffend, kann die Rechnung berichtigt werden. Die fehlenden oder unzutreffenden Angaben müssen durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden.

Aufbewahrungspflichten

Sämtliche Eingangsrechnungen sowie Kopien aller Ausgangsrechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Eine elektronische Aufbewahrung ist zulässig. Die elektronische Aufbewahrung ist auch im EU-Ausland möglich, wenn ein vollständiger Online-Zugriff gewährleistet ist.

Unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis

Eine Rechnung, die nicht mit den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt, kann nicht nur auf Seiten des Empfängers im Hinblick auf den Vorsteuerabzug problematisch sein. Wird auf einer Rechnung Umsatzsteuer falsch ausgewiesen, kann dies beim Rechungsaussteller zu einer an sich nicht geschuldeten Zahlungsverpflichtung führen. Dabei ist zwischen unrichtigem und unberechtigtem Umsatzsteuerausweis zu unterscheiden.

Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen (unrichtiger Steuerausweis), schuldet er auch den Mehrbetrag. Dies ist zB. der Fall bei Falschberechnungen, Verwendung des falschen Steuersatzes oder Behandlung eines steuerfreien Umsatzes als steuerpflichtig. Durch einfache Berichtigung der Rechnung kann hier eine zusätzliche Zahlungslast vermieden werden.

Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis), schuldet ebenfalls den ausgewiesenen Betrag. Ein unberechtigter Steuerausweis liegt etwa vor, wenn ein nicht umsatzsteuerpflichtiger Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist.

Die Vermeidung einer endgültigen Zahlungslast ist in den Fällen des unberechtigten Steuerausweises nur möglich, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden ist. Die Berichtigung muss zudem beim Finanzamt gesondert schriftlich beantragt werden.

Über den Autor:

Dr. Sebastian Engler ist Rechtsanwalt, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht in München und ausschließlich mit Themen rund um das Gesellschafts-, Bilanz- und Steuerrecht befasst.

Bildmaterial: clarita
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