Und täglich grüßt der Gründeralltag
Gründern fehlt es meist an zwei Dingen: Zeit und Geld. Besonders der Faktor Zeit beeinflusst Startup-Abläufe – denn sie ist oft so knapp, dass wichtige Prozessoptimierungen zu kurz kommen. Gerade in jungen Startups, die stark skalieren oder eine hohe Mitarbeiterfluktuation haben, führt dies zu weiteren Problemen: Aufgaben werden nicht effizient verteilt, das Team ist nicht up to date oder wichtige Kundenanfragen werden einfach übersehen, weil kein Verantwortlicher bestimmt wurde.
Unreife Prozesse haben wiederum zur Folge, dass mehr Geld als nötig ausgegeben wird. Unnötige Zeit- und Geldfresser sind nicht selten das Zünglein an der Waage, wenn es um den Erfolg oder das Scheitern einer Gründung geht.
Die Software Teamleader deckt alle Kernprozesse ab – ideal für wachsende Startups, die den Überblick behalten wollen.
Dieser Teufelskreis lässt sich mit ein paar einfachen Tricks durchbrechen.
5 Tipps für mehr Ergebnisse auf der Arbeit
1. Digitale To-do-Listen erstellen
Man kommt einfach nicht um sie herum: die gute alte To-do-Liste. Und aus gutem Grund wird sie immer wieder als einer der wichtigsten Treiber für Produktivität genannt. Denn sie ist nicht nur eine gute Übersicht der zu erledigenden Dinge – sie ist auch ein extrem guter Motivator. Aufgaben abzuhaken und die Liste zu kürzen, verschafft vielen ein Erfolgserlebnis, das sie anspornt, direkt weiterzumachen.
Digitale Listen haben gegenüber der „Post-it-Methode“ einige Vorteile. Hier hat man zum Beispiel die Möglichkeit, relevante Dokumente in einen Task zu hängen oder beteiligten Kollegen Einblick in den Verlauf zu geben. So arbeitet man nicht nur effizienter, sondern auch transparenter.
2. Prioritäten setzen
Ein weiterer Klassiker unter den Produktivitätstipps: die dringenden von den weniger dringenden Sachen unterscheiden. Das klingt leicht – ist es aber in vielen Fällen nicht. Um die Entscheidung zu umgehen, greifen viele aufs Multitasking zurück. Doch das ist eher kontraproduktiv, denn das menschliche Gehirn kann sich gar nicht auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentrieren. Die Qualität der verrichteten Arbeit wird demnach stark leiden.
Gründer und ihre Mitarbeiter sollten ihre Aufgaben der Wichtigkeit nach ordnen, und sie dann auch wirklich der Reihe nach abarbeiten. Das Pareto-Prinzip und die Eisenhower-Box sind zwei Methoden, die gute Ansätze für das Priorisieren von Aufgaben geben.
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Fragen, die man sich darüber hinaus stellen sollte, um eine Task-Rangliste zu erstellen: Wie wichtig sind die Aufgaben für mein persönliches Vorankommen, für die Ziele meines Unternehmens und für mein Team? Arbeit zu delegieren kann ebenfalls eine Weise sein, Prioritäten zu setzen.
3. Ordnung schaffen
Wo ist dieses Dokument? Wo finde ich weiteren Input? Wie viel Zeit habe ich noch? Und wie viel Geld darf ich für mein Projekt eigentlich ausgeben? Wer all diese Informationen an verschiedenen Orten hinterlegt, braucht länger, bis er sich überhaupt um die eigentliche Aufgabe kümmern kann. Um Arbeit und Zeit zu sparen, ist Ordnung das A und O.
Der Fokus sollte auf einem einheitlichen Ablagesystem liegen. Und das nicht nur für einzelne Mitarbeiter, sondern für das ganze Unternehmen. So müssen Mitarbeiter nicht lange suchen – und sparen wertvolle Zeit, die sie für wichtigere Dinge nutzen können, wie zum Beispiel dem Business Development.
4. Strategischen Druck ausüben
Die Situation kennt jeder: Erst trödelt man rum, und plötzlich ist kaum mehr Zeit übrig, um die Arbeit fertig zu bekommen. Erstaunlich oft klappt es dann aber doch. Warum? Weil man keine Wahl hat, als seinen Fokus auf die eigentliche Aufgabe zu lenken.
Im Prinzip arbeitet man unter Zeitdruck so, wie man ohnehin arbeiten sollte – ohne Ablenkung und mit dem Blick fürs Wesentliche. Es lohnt sich also, die Zeit von Anfang an etwas knapper zu berechnen. Dabei sollte man aber immer realistisch bleiben. Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeit-Managements, die darauf abzielt, sich erreichbare Ziele für kurze Zeitintervalle zu setzen.
Weitere Tipps fürs Zeit-Management und produktiveres Arbeiten gibt es hier!
5. Tools verwenden
Zeit-Management, realistische Ziele und Listen sind wichtig für den Einzelnen – aber wie schaffen es Gründer, dass diese Methoden im ganzen Unternehmen umgesetzt werden?
Die beste Lösung, um das ganze Team zu mehr Effizienz zu verhelfen, ist ein einheitliches Tool, das die wichtigsten Kernprozesse abdeckt. Bevor Gründer sich für eine Software entscheiden, sollten sie herausfinden, in welchen Bereichen sie am meisten Zeit vergeuden – und wo sie viel Bares sparen können.
Fünf Stunden pro Woche sparen mit Teamleader
Durchschnittlich fünf Stunden pro Woche sparen die aktuell 4.000 Unternehmen aus dem Startup- und KMU-Bereich, die die Teamleader-Software nutzen. Das Online-Tool befreit Mitarbeiter entweder von zeitintensiven Aufgaben oder hilft ihnen dabei, sie effektiv zu managen. Folgende Funktionen werden von Teamleader abgedeckt:
- CRM
- Projekte
- Verkauf
- Rechnungen
- Zeiterfassung
- Statistik
- Kalender
- Telefonverkehr (VoIP)
Startups können Teamleader ohne großes Budget, Implementieraufwand oder Schulungen verwenden. Zusammenhängende Aufgaben werden von allen Mitarbeitern in einer Software erledigt, und das Team muss sich nicht an den Umgang mit verschiedenen Tools gewöhnen. Jeder Kollege kann direkt sehen, wer gerade an einem Kundenprojekt beteiligt ist, wie viel Zeit er dafür benötigt und an welchen Stellen es eventuell Probleme gibt. Projektzeiten lassen sich so transparent erfassen und jederzeit auswerten.
Neben der CRM-Funktion ist Teamleader aber auch ein Projekteplaner mit integrierter Rechnungs-Software. Diese ermöglicht es nicht nur Angebote, sondern Rechnungen an Kunden und Lieferanten direkt im Tool zu erstellen.
Du willst effizienter arbeiten? Mehr Informationen zu Teamleader gibt es hier!