Am Anfang steht eine Idee

Wer von der ersten Minute an professionell arbeiten will, der braucht auch professionelle Werkzeuge. Noch vor ein paar Jahren scheiterte das an zwei Dingen: Eine unternehmenstaugliche IT-Infrastruktur aufzubauen, kostete einerseits Unmengen an Geld und fraß andererseits wichtige Personalressourcen, denn das wollte ja auch alles betreut und verwaltet werden. Ganz abgesehen davon waren die entsprechenden Lösungen gerade für junge Unternehmen selbst in der kleinsten Ausprägung noch gnadenlos überdimensioniert.

Die Zeiten haben sich – zum Glück – geändert. Vieles, wofür man sich früher eigene Hard- und Software kaufen musste, wird heute als Dienst angeboten, und das oft sogar völlig kostenlos. Als Jungunternehmer mit schmalem Budget ist man da schnell geneigt, zuzugreifen. Doch spätestens wenn mit dem Unternehmen auch die Aufgaben und damit auch die Ansprüche wachsen, stoßen die kostenlosen Lösungen schnell an ihre Grenzen.

An dieser Stelle kommt Office 365 von Microsoft ins Spiel. Die Komplettlösung aus Bürosoftware und einer umfangreichen Sammlung von Tools zur Kooperation und Kommunikation bietet vom ersten Tag an die volle Leistungsfähigkeit einer ausgewachsenen Unternehmenslösung, bleibt dabei aber einfach in der Bedienung. Wenn das Unternehmen wächst, wächst Office 365 einfach mit, und kümmern muss man sich fast um nichts. Dafür, dass die eingesetzten Produkte immer auf dem aktuellsten Stand bleiben, sorgt Office 365 praktisch von selbst. Und das alles– man verzeihe mir den bildhaften Vergleich – zum Preis einer Pizza.

Wobei der Vergleich mit der italienischen Leckerei gar nicht so weit her geholt ist, denn genau so flexibel und individuell an den eigenen Geschmack anpassbar ist Office 365 auch. Ob man lieber vollständig online arbeitet oder ob man sich auch mal im stillen Kämmerlein von Internet und Außenwelt abgeschottet auf eine Aufgabe konzentrieren möchte – Office 365 ist dabei. Ihr habt neben Windows-PC, Mac und Notebook noch ein iPad und ein Android-Smartphone? Kein Problem, dank Office 365 stehen alle Informationen jederzeit auf jedem Endgerät und jeder Plattform zur Verfügung. Kein Datenkabel-Salat mehr, keine umständliche Konfiguration von Synchronisierungs-Programmen. Einmal eingerichtet, tut Office 365 zuverlässig seinen Dienst und sorgt dafür, dass auf jedem Endgerät immer die neuesten Informationen zur Verfügung stehen.

Zuverlässigkeit ist dann auch das nächste wichtige Stichwort: Wer auf eine kostenlose Lösung setzt, dem bleibt im Fall einer Störung nur, brav zu warten, bis sie wieder funktioniert. Garantien vor Ausfällen oder gar dem Verlust von Daten gibt es keine. Bei den Office 365 Diensten hingegen bietet Microsoft eine finanziell abgesicherte Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Dass das kein leeres Versprechen ist, zeigen Werte aus der Praxis: Im ersten Quartal 2014 betrug die Verfügbarkeit sogar 99,98 Prozent (um diese Zahl etwas greifbarer zu machen: Das entspricht einer täglichen „Downtime“ von 17 Sekunden – Wartungsarbeiten bereits inklusive).

Und auch die Sicherheit der Daten hat höchste Priorität – die Microsoft-Rechenzentren erfüllen die höchsten nationalen und internationalen Standards, wie die Standardvertragsklauseln der EU und ISO 27001 Zertifizierung, wie man auch im Office 365 Trustcenter nachlesen kann. Sicherheit, Transparenz und Verlässlichkeit sind wichtig und daher auch selbstverständlich – Eure Daten gehören Euch.

Doch kommen wir zurück zur täglichen Arbeit – diese hat sich in den letzten Jahren radikal verändert. Aus dem Arbeitsplatz ist in vielen Branchen ein Platz zum Arbeiten geworden. Mein Büro ist da, wo ich gerade bin – ob am Schreibtisch, auf der Couch, im Auto, im Zug, im Restaurant, im Park oder wo auch immer – heute arbeiten wir quasi überall, und darum brauchen wir eine Infrastruktur, der es egal ist, wo wir uns gerade aufhalten. Dazu kommt ein kultureller Wandel: Die asynchrone Kommunikation wie die klassische Email wird zum Beispiel mehr und mehr ersetzt. Heute kommuniziert man im Alltag meist in Echtzeit – zum Beispiel via WhatsApp, Skype oder Facebook. Diese neue Philosophie überträgt sich zunehmend in die Arbeitswelt. Den Kunden auf eine Antwort warten zu lassen, kann man sich heute nirgends mehr erlauben.

Doch nicht nur die externe, auch die interne Kommunikation muss sich den neuen Gegebenheiten anpassen. Wo offen und schnell miteinander gesprochen werden kann, passt man sich rasch neuen Erfordernissen an. Früher entsprach die Organisationshierarchie eines Unternehmens in aller Regel auch der Kommunikationshierarchie. Das ist nicht mehr zeitgemäß. Moderne Kommunikationswerkzeuge wie Lync helfen diese Hierarchien zu verflachen und sorgen dafür, dass gute Ideen auch beim richtigen Ansprechpartner landen und nicht in den Köpfen der Mitarbeiter verkümmern.

Eine moderne Bürolösung muss daher so viel mehr bieten als nur gemeinsam genutzte Dateiablagen und Kalender. Und genau das tut Office 365. Neben den bewährten Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook, die sich wie gewohnt lokal und stationär nutzen lassen, aber auch als Office Online im Browser zur Verfügung stehen, gibt es mit SharePoint Online und OneDrive for Business eine professionelle Dateizentrale, die nicht nur gemeinsamen Zugriff, sondern echte Kooperationsfeatures wie das gleichzeitige Arbeiten am selben Dokument bietet. Das geht natürlich gesichert auch mit Kunden und Partnern. Exchange bringt die professionelle E-Mail-Lösung mit, damit Ihr auch bei Investoren wie Vollprofis mit eigener URL auftreten könnt. Und mit Lync kommuniziert Ihr schnell und effektiv wie ein Netzwerk, haltet Videokonferenzen auch in HD und Online-Präsentationen auf jedem Endgerät an jedem Ort der Welt und bleibt so immer in Kontakt – sowohl mit Kollegen als auch mit Kunden, denn via Lync könnt Ihr Euch z.B. auch mit Skype-Nutzern austauschen.

Diese Vorteile wissen gerade Startups zu schätzen. „Der Produktivitätsgewinn durch Office 365 gegenüber der Ausgangssituation, aber auch gegenüber den kostenlosen Anbietern steht in keiner Relation und macht die Kosten um ein Vielfaches wieder wett“, sagt zum Beispiel Daniel Krauss von FlixBus – einem jungen Münchner Fernbusunternehmen, welches voll auf Office 365 setzt.

Welche Möglichkeiten Office 365 speziell für Startups bietet, werden wir an dieser Stelle in den kommenden Wochen noch sehr detailliert vorstellen. Wer jetzt schon neugierig geworden ist und es am liebsten gleich ausprobieren möchte, der kann das tun: Unter http://sofort-test.office365.de/ kann man ohne Anmeldung zu einer 30minütigen, geführten „Probefahrt“ starten und die Funktionen direkt erkunden.

Ebenfalls vormerken solltet Ihr Euch den 22. Mai – an diesem Tag findet ein Webcast zu Office 365 statt, bei dem Ihr alle Fragen direkt mit den Experten im Chat besprechen könnt.