Viele der Bewerber kennen die jungen Unternehmen noch nicht und wollen trotzdem (oder gerade deswegen) besonders gut betreut werden. Für Startups ist ein effizientes Arbeiten – besonders auch im HR-Bereich – notwendig, und gute Mitarbeiter bilden dafür die Basis. Adiba Salloum, HR-Managerin beim Berliner Startup Sofatutor (www.sofatutor.com) gibt Tipps für ein effizientes Bewerbermanagement – auch ohne große Kosten für externe Tools.
Bewerbermanagement: Die Ausgangssituation
Es ist immer dasselbe: Ist einmal die Stellenausschreibung inseriert, geht die Bewerberflut los. Zahlreiche Leute bewerben sich auf unterschiedlichste Stellen im Unternehmen. Solchem Andrang sind Startups – gerade in ihrer Anfangsphase – meist nicht gewachsen. Bewerbungen treffen zum einen per Mail oder auf dem Postweg ein, zum anderen rufen Bewerber an und erkundigen sich nach dem Stand ihrer Bewerbung.
Diese unkontrollierte Bewerberflut kann schnell dazu führen, dass der Prozess des Auswahlverfahrens unkoordiniert wird und man nur noch reagiert, statt zu agieren. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass die besonders guten Bewerber bei langen Auswahlverfahren schon längst in anderen Jobs untergekommen sind. Außerdem geben sich die meisten Kandidaten große Mühe bei ihren Bewerbungen und erwarten im Gegenzug zumindest eine Auskunft, ob die Bewerbung angekommen ist und eben auch gelesen wird. Bewerbermanagement ist wichtig.
Um also den besten Kandidaten in kürzester Zeit zu finden und keine Bewerbung unbeantwortet zu lassen, braucht man ein stabiles System, um den Prozess zu managen. Dafür gibt es natürlich eine Vielzahl an kostenpflichtiger Software. In Zeiten knapper Ressourcen geht es am Anfang aber auch ohne solche Tools.
Bewerbermanagement: Workflow der HR-Abteilung
Um den Recruitingprozess nicht in einem Chaos enden zu lassen, sollte es in einer HR-Abteilung genauso strukturiert ablaufen wie beim Rest des Teams. Einen besseren Überblick über notwendige Arbeitsschritte bekommt man beispielsweise, indem man sie zunächst einmal schriftlich festlegt. So können alle Bewerbungsprozesse lückenlos nachvollzogen und dabei gleichzeitig Zeiträume für die einzelnen Schritte festgelegt werden. Das schafft Struktur und gewährleistet, dass alle Bewerbungen zeitnah bearbeitet werden.
Wichtig dabei ist, Feedbackschleifen einzubauen: Denn meist ist mehr als eine Person an der Auswahl der Bewerber beteiligt, sodass die Bewerbungssichtung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Diese Phase muss im Workflow berücksichtigt werden, damit die Bewerber eine realistische Zeitangabe über die voraussichtliche Wartezeit bekommen.
Effiziente Umsetzung beim Bewerbermanagement
Um viel Zeit in der Bewerberkommunikation zu sparen, ist es im nächsten Schritt wichtig, Formulierungsvorlagen zu erstellen − und zwar für jede Stufe des Bewerbungsprozesses. Natürlich hat jede Bewerbermanagement-Software diese Funktion, doch auch mit einfachen Mailprogrammen kann man sich Formatvorlagen erstellen. Es kann hierbei hilfreich sein, die Formulierungen rechtlich prüfen zu lassen, da sich die Arbeitsrechtsgesetze immer mal wieder ändern.
Zudem ist es hilfreich, den Bewerberprozess wochenweise zu strukturieren. Eine einfache Tabelle hilft, Übersichtlichkeit herzustellen. So kann die HR-Abteilung auf einen Blick erkennen, welcher Bewerber auf welcher Stufe des Prozesses steht. Einfache Erinnerungen im Mail- oder Kalenderprogramm helfen, dabei, wochenweise den Bewerbern Feedback geben zu können. Das Ziel sollte sein, die Bewerber so kurz wie möglich auf eine Antwort warten zu lassen. Vor allem, wenn die HR-Abteilung selbst Termine kommuniziert, müssen diese auch eingehalten werden. Das wird schließlich auch von den Bewerbern erwartet.
Bewerbermanagement braucht Struktur
Durch eine übersichtliche Tabelle, Erinnerungen im Kalender und das regelmäßige Pflegen beider Tools wird der Bewerbungsprozess so strukturiert, dass die HR-Abteilung zu jeder Zeit einen guten Überblick über den Stand der Bewerbungen hat. Gleichzeitig hilft es, allen Kandidaten eine zügige Rückmeldung auf ihre Bewerbungen zu geben und am Ende den gesamten Prozess auf dieser Basis auswerten zu können.
Letztendlich ist das Recruiting ein wichtiger Kommunikationskanal der gesamten Firma. Das bedeutet, dass ein gutes Bewerbermanagement auch ein effektives Mittel zur Stärkung der Arbeitgebermarke ist. Deshalb lohnt es sich, ein System einzuführen, welches sicherstellt, dass alle Bewerber zeitnah Feedback zu ihren Unterlagen bekommen und der Prozess so agil wie möglich bleibt.
Beispiel für einen Recruitingprozess
