Know your limits
Hand aufs Herz: Nicht jeder hat die Skills – oder die verfügbare Arbeitszeit, die eine korrekte Finanzbuchhaltung voraussetzt. Gerade in der Startphase kämpfen 100 andere Baustellen parallel um die volle Aufmerksamkeit des Gründer-Teams. Mit einem neuen Business kommen die meisten Gründer aber nicht umher, eine nachhaltige Lösung für das Dauerthema Buchhaltung zu finden, bevor sich das Finanzamt mit schlechten Nachrichten meldet. Was also tun?
Quick Fix ist auch keine Lösung
Die Rechnungslegung funktioniert meistens noch ohne Buchhalter im Haus, aber wenn nach ein paar Monaten mehr und mehr Buchungen hinzukommen, wird es brenzlig. Die Zeit des Quick Fix ist dann vorbei. Nun gibt es drei Möglichkeiten: engagiertes Selbststudium, Neueinstellung oder Outsourcing.
Realistisch betrachtet ist die Finanzbuchhaltung einer Kapitalgesellschaft auch für einen motivierten Laien eine Herkulesaufgabe. Ein praktisches Beispiel: Allein in den letzten fünf Jahren wurden mehr als 20 Infobroschüren zum Thema Steuer von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) herausgegeben. Diese enthalten jeweils zwischen 20 und 200 Seiten an Änderungen und Aktualisierungen.
Fehlerhafte Buchungen oder sich türmende Belegstapel sind die ersten Vorboten eines großen Problems, das spätestens zum Jahresabschluss offensichtlich wird: Die rückwirkende „Reparatur” der Buchhaltung durch einen Steuerberater wird richtig teuer oder ist schlichtweg unmöglich. Satte Strafen durch die Finanzbehörde sind in diesem Worst-Case-Szenario die wahrscheinlichste Konsequenz.
Zeitfresser Recruiting
Bewerbersuche kostet viele Ressourcen. Dies ist keine neue Erkenntnis für viele Unternehmer, aber das volle Ausmaß wird dennoch oft unterschätzt: Vom Verfassen und Platzieren der Anzeige über das Auswahlverfahren und die Interviewtermine bis hin zur Einarbeitung müssen Gründer konstant Zeit und Geld in neues Personal investieren. Hinzu kommt, dass eine große Nachfrage nach erfahrenen Buchhaltern besteht, die sich direkt auf deren Gehälter auswirkt: Selbst eine Neueinstellung in Teilzeit kostet schnell mehr als Neuzugänge aus anderen Bereichen in Vollzeit.
Egal, ob das Gründer-Team die „Do it yourself”-Methode als Übergangslösung wählt oder auf Mitarbeitersuche geht: Spätestens nach der Startphase wirkt sich ein Vakuum beim Thema Finanzbuchhaltung negativ auf das Kerngeschäft aus. Diese wertvolle Zeit können Startups wesentlich besser in die Unternehmensführung investieren.
Auslagern und flexibel bleiben
Externe Dienstleister für die Finanzbuchhaltung rechnen sich schnell: Gründer sparen Ressourcen für das Bewerbungsverfahren, die Lohnnebenkosten und Software-Lizenzen, die sie in eine neue Stelle investieren müssten. Außerdem ist eine transparente Budgetierung möglich, denn das Startup bezahlt beim Dienstleister nur die Leistung, die es benötigt. Entweder werden die Preise auf Basis der Beleganzahl oder der gebuchten Umsätze kalkuliert. Für Gründer mit wenigen, aber großen Rechnungsbeträgen lohnt sich die erste Variante. Für Unternehmen mit vielen Kleinbetragsrechnungen rentiert sich das zweite Modell.
Kostenkontrolle durch Outsourcing
Kosten für eine Outsourcing-Lösung sind wesentlich einfacher kalkulierbar als Kosten für eine interne Buchführung, denn die meisten Dienstleister bieten Pakete zu einem monatlichen Fixpreis an. Das bedeutet, dass die Gründer für ihre Budgetplanung schon im Vorfeld wissen, wie viel sie für die Buchhaltung im kommenden Jahr als Fixkosten einplanen müssen. Auch als Ergänzung für Umsatzprognosen im Businessplan eigenen sich die Zahlen aus der ausgelagerten Buchhaltung ideal.
Die tatsächlichen Kosten für die hauseigene Buchhaltung hingegen sind schwerer vorherzusagen. Das liegt daran, dass zusätzliche Personalkosten bei Krankheitsausfällen oder für Fortbildungen entstehen können. Auch leidige Anschaffungs- und Reparaturkosten für Software, Hardware und weiteres Büroequipment müssen mitbudgetiert werden.
Zukunftsorientiert planen
Für neue Unternehmen und Startups eignet sich die ausgelagerte Buchhaltung besonders als mittelfristige Lösung. Die Einrichtung geht schnell vonstatten, niemand im Unternehmen muss zusätzlich eingearbeitet werden und die Kosten sind transparent. Wenn die ersten Geschäftsjahre Stabilität und Umsatz bringen, ist in der Regel mehr Kapital für eine eigene Buchhaltung vorhanden. Dann kann ein Wechsel vom externen Dienstleister zum neuen Buchhalter einfach und gut vorbereitet stattfinden. Je nach Geschäftsmodell bleibt Outsourcing aber dauerhaft meist das rentabelste Modell.