Buchhaltung für Startups - lexoffice

Muss ich eigentlich Bücher führen?

Diese Frage stellt sich gerade bei jungen Startups. Die Antwort: Jeder Kaufmann hat nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und kraft Gesetzes Bücher zu führen (§ 238 HGB). Die Belege hierfür sind zehn Jahre aufzuheben.

Eine ordentliche Buchführung verhindert unnötige Voraus- und Nachzahlungen

Verstoßen junge Unternehmer gegen dieses Gebot, sind einerseits vom Finanzamt steuerliche Schätzungen zu befürchten, die meist zu überhöhten Gewinnschätzungen führen – und für die dementsprechend überhöhte Steuer(nach)zahlungen für bis zu zehn Jahren rückwirkend zu leisten sind.

Gerade in der Anfangszeit ist die Buchhaltung zeitnah und – wenn möglich – monatlich zu erstellen. Denn werden bei der Gründung gegenüber dem Finanzamt unrealistische und/oder überhöhte Gewinnschätzungen angegeben, wird das Finanzamt aufgrund des erwarteten Gewinns Einkommensteuervorauszahlungen verlangen.


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Lohn- und Finanzbuchhaltung – für viele Gründer neues Terrain

Ein weiteres, und gerade für junge Gründer komplett neues Feld, ist die Lohn- und Finanzbuchhaltung.

Bei der Lohnbuchhaltung geht es nicht nur um die konkrete Berechnung von Gehältern, sondern primär um die damit verbundenen Pflichten zur rechtzeitigen Meldung zwecks Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen. Dies betrifft auch die sofortige Anmeldung der einzelnen Mitarbeiter. Je nach Branche kann es hier bei verspäteter Meldung, die zum Beispiel bei Kontrollen durch den Zoll festgestellt wird, zu teils sehr hohen Strafen kommen. Die hierfür auszufüllenden Formulare sind gerade für Gründer, die mit dem Bereich noch nicht vertraut sind, undurchsichtig und schwer verständlich.


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In der Praxis kommen hier häufig eklatante Fehler bei der richtigen Rechnungsstellung durch junge Unternehmer vor, was wiederum zu Liquiditätsengpässen führen kann. Denn: Jede Rechnung muss alle notwendigen Bestandteile enthalten (sogenannte Rechnungspflichtangaben). Es kommt immer wieder vor, dass der Rechnungsempfänger trotz erbrachter Leistung die Zahlung erst einmal verweigert, bis seine Rechnung korrekt ausgestellt wurde. Die größten Schwierigkeiten ergeben sich hier oft bei dem korrekten Ausweis der Umsatzsteuer.

Die Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung

Als Unternehmer unterliegen Gründer jedoch nicht immer der Pflicht zu Ausweis und Abführung der Umsatzsteuer. Erwähnenswert in diesem Zusammenhang ist die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§19 UStG). Denn als Kleinunternehmer, was gerade in der Startup-Phase häufig genutzt werden kann, müssen Gründer keine Umsatzsteuer erheben und haben somit auch keinen Vorsteuerabzug bei ihren Eingangsrechnungen.

Doch für wen greift die Kleinunternehmerregelung eigentlich?

Einzuordnen als Kleinunternehmer sind Gründer unter steuerlichen Gesichtspunkten, etwa wenn sie Einzelunternehmer beziehungsweise Freiberufler sind. Auch als Gesellschafter in der Rechtsform einer GbR oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), die im Jahr der Gründung einen Gesamtumsatz von maximal 17.500 Euro erwirtschaften, darf ein Gründer die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Als Kleinunternehmer ist für die Folgejahre zu beachten, dass der Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres 17.500 Euro nicht übersteigt und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Aufgrund der doch recht komplexen Materie empfiehlt sich hier unbedingt eine Beratung der Vor- und Nachteile durch einen Steuerberater!

Überschreitet man ungewollt die Grenzen des § 19 UStG und erhebt man keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen, ist man gesetzlich dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer aus dem Rechnungsbetrag abzuführen. Folglich hat man für seine Leistungen 100 Euro berechnet und muss hieraus 19 % Umsatzsteuer (19 Euro) abführen. Es verbleiben in diesem Fall dann nur noch 81 Euro.

Sich unter Preis verkaufen? Die Folgen einer falschen Preiskalkulation

Einer der fatalsten betriebswirtschaftlichen Fehler ist es, eine mangelhafte Buchhaltung und eine damit einhergehende falsche Preiskalkulation seiner Leistung zugrunde zu legen. Hieran scheitern selbst die ambitioniertesten jungen Unternehmen. Denn selbst mit innovativsten Produkten oder Dienstleistungen kann ein Unternehmen keinen Erfolg haben, wenn es sich unter Preis verkauft.

Nur mit einer präzisen Buchhaltung ergeben sich die realen Kosten eines Produkts (Herstellkosten) aus Einzel- und Gemeinkosten, die ein Startup seiner Kalkulation zugrunde legen kann (Kostenträgerrechnung).


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Fatale Anfängerfehler bei der Bilanzierung

Zum guten Schluss die Bilanzierung: Sollte man dazu verpflichtet sein, eine Bilanz zu erstellen, wird aus dieser der Gewinn abgeleitet. Gerade Absolventen der verschiedenen Wirtschaftszweige trauen sich oft zu, eine Bilanz ohne Steuerberater zu erstellen – mit der Konsequenz, dass bei den Abschlussbuchungen folgenschwere Fehler entstehen, die zu Steuernachzahlungen führten, da:

1. Die Bewertungen der Fertig- und Halbfertigerzeugnisse zu niedrig angesetzt wurden, was bei Erhöhungen zu höherem Gewinn und höheren Steuern führt.

2. Die Afa zu hoch angesetzt wird, weil man die Lebensdauer zu niedrig ansetzt und eine Reduzierung der Afa zu höherem Gewinn führt. Gleiches gilt, wenn die Anschaffungskosten eines Anlagegutes in voller Höhe als Kosten abgesetzt werden, ohne darauf zu achten, dass dies dem Unternehmen längerfristig zur Verfügung steht und somit auf die Nutzungsdauer nur die Abschreibung als Kosten absetzbar sind.

3. Man sich bei der Inventur verzählt oder die Lagerbestände wertmäßig zu niedrig angesetzt sind, was bei einer nachträglichen Aufwertung wiederum zu Erhöhung des Gewinns und dadurch der Steuerlast führt.

Unwissenheit schützt Gründer vor Strafe nicht

Wie man sehen kann, sind Fehler schnell gemacht, die zu ernsten Konsequenzen führen können – insbesondere gegenüber dem Finanzamt und den Sozialkassen. Diese Fehler werden auch „Neulingen“ nicht verziehen, einen Welpenschutz beim Finanzamt gibt es nicht.

Bei Lohnanmeldungen und falschen Abgaben ist neben den Sozialkassen auch der Zoll zuständig und wird neben Verspätungs- und Säumniszuschlägen nicht vor Bußgeldern und Strafzahlungen zurückschrecken. Manchmal rutschen Unternehmen so ungewollt in die Insolvenz. Ohne zeitnahe Buchhaltung kann dies auch eine strafrechtlich relevante Insolvenzverschleppung für die Geschäftsleitung mit sich bringen.

lexoffice erleichtert Gründern die Buchhaltung

Startups, die auf der Suche nach passender Software für ihre Buchhaltung sind, sind bei lexoffice in guten Händen. Jedes Startup, das nicht älter als zwei Jahre alt ist, kann die Cloud-Software zwölf Monate kostenlos nutzen – und jederzeit wieder kündigen. lexoffice nimmt Gründern dabei Rechnungsstellungen, Auftragsabwicklungen & Co. ab, damit sie sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Startup des Monats – vier Wochen Power-Programm für Gründer

Doch das ist nicht alles. lexoffice bietet Gründern seit 2016 mit der Initiative Startup des Monats vier Wochen lang intensives Coaching, Event-Hopping und Vernetzung mit wichtigen Branchenplayern. Startup-Manager Florian Schmitt steht dem Team dabei mit maßgeschneiderter Unterstützung zur Seite und hilft ihm bei Themen wie Marketing und Vertrieb. Auch nimmt er die Geschäftsidee genauer unter die Lupe, um Entwicklungsstrategien zu schärfen. „Neben diesem Mentoring steht bei uns aber auch ganz klar das Networking im Vordergrund“, sagt er. Denn neue Business-Kontakte sind einfach Gold wert. Startups wie Ampero oder Kreatize konnten ihr Business durch das Programm bereits ein Stück weiter nach vorne bringen.

 

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Dieser Artikel entstand in Kooperation mit lexoffice, Degev und Invois.

 

Artikelbild: Tor Piyapalakorn/eyeem.com