Workplace Management - Büro der Zukunft

Grelles Großraumbüro, Adieu!

Die Zeiten sind hoffentlich bald vorbei, in denen Angestellte Tisch an Tisch in weiß gestrichenen Räumen mit grauem Teppich auf schwarzen Stühlen ihrer Arbeit nachgehen. Zumindest in den Unternehmen, die mit der Zeit gehen – und sich Zeit für die Gestaltung einer neuen Arbeitswelt nehmen.

Denn die Arbeitgeber und -nehmer von heute wissen, dass sterile Räume nicht gerade förderlich für kreatives Schaffen und produktives Vorankommen sind. Dass gute Ergebnisse nicht an den einen Schreibtisch gebunden sind. Und dass es guttut, sowohl Arbeitszeit als auch Pausen in Räumen zu verbringen, die offen, funktional und farbenfroh sind. Für viele Unternehmen ist ein 0815-Büro keine Option mehr – und deshalb gehen sie ihre Interieur-Planung anders an.

Mitarbeiterzufriedenheit mit besseren Büros erhöhen

Workplace Management schimpft sich die Disziplin, die sich mit der Veränderung von Arbeitsumgebungen beschäftigt. „Damit stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern die Umfelder zur Verfügung, die sie brauchen, um ihre Leistungen optimal einbringen zu können“, erzählt Marcus Lehmann, Director Letting beim Immobilienberater Colliers International. Per Bedarf- und Potenzialanalyse entwickelt das Colliers-Team an den Bedürfnissen der Mitarbeiter zugeschnittene Bürokonzepte: „Jeder bringt seine individuellen Erwartungen an den Arbeitsplatz mit. Erst, wenn wir uns mit den vielen Anforderungen beschäftigt haben und wissen, wer wie arbeitet und kommuniziert – ob zum Beispiel eher spontane Interaktion, abgeschiedene Konzentration oder ein virtuelles Miteinander wichtig ist – entsteht ein Bild der idealen Immobilie.“


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Die Nutzung von Immobilien sei ein höchst emotionales Thema geworden, so Lehmann. „Weiche Aspekte wie anregende Designs, attraktive Lagen sowie viele andere Wohlfühlfaktoren und Wünsche treffen auf rationale Aspekte wie Kosten, Effizienz oder technische Ausstattung.“ Workplace Management widmet sich diesem Zusammenspiel.

Workplace Management: Was neuartige Büros Unternehmen nützen

Ein modernes Büro sollte vor allem eines sein: offen. Denn eine inspirierende Kommunikationskultur schafft neben Leistungsstärke auch Raum für Wissenstransfer. Der wiederum verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen – und eine solch informelle Art der Kommunikation wird immer essenzieller, um „nebenbei“ innovative Lösungen zu entwickeln.

Neue Arbeitsformen wie Remote Work verlangen Büros neue Charakterzüge ab. „Das Büro wandelt sich immer mehr zu einem Treffpunkt zum Austausch mit Kollegen oder zu einer Fläche für Projektteams, die über einen bestimmten Zeitraum ein Thema bearbeiten“, beobachtet Lehmann. Bessere Konditionen für virtuelle Arbeiter im Hinblick auf ihre Vernetzung mit Kollegen ermöglichen Unternehmen hier schnellere Ergebnisse.

Diese Organisationsflexibilität senkt außerdem Kosten, denn die Raumnutzung kann auf tätigkeitsbasierte Arbeit hin optimiert werden. Ungenutzte Flächen werden somit umgangen.

Wer sein Arbeitsumfeld qualitativ aufwertet, steigert im War for talents zudem seine Attraktivität als Arbeitgeber, und kann dadurch neue Mitarbeiter gewinnen und diese an sich binden. Dadurch werden die Werte eines Unternehmens sowie ihre Marke gestärkt – und das ist nicht unwichtig, wenn man bedenkt, dass Millenials bald die Top-Entscheider stellen und andere Erwartungen an einen Arbeitsplatz hegen als die jetzige Kohorte.


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Roadmap: 4 Visionen für das Büro der Zukunft

Colliers International hat im Zuge dessen vier Trends identifiziert, die das Büro der Zukunft formen werden.

1. Ein IoW (Internet of Workplace) schaffen

Büros werden smarter, reaktiver und mobiler, Technologien und Menschen werden immer stärker miteinander interagieren. Momentane Nice-to-haves mausern sich zu personalisierten Must-haves. Da wären zum Beispiel: Sensoren, die Bewegungen tracken und die Nutzung von Gebäuden optimieren. Echtzeit-Dashboards und Face-Recognition, die Mitarbeitern freie Arbeitsplätze per App anzeigen. Räume, die sich temperieren. Jalousien, die automatisiert hoch- oder runterfahren. Stühle, die die richtige Sitzhöhe einstellen. Oder Kaffeemaschinen, die sich den Lieblingskaffee merken. All diese Vernetzungen sorgen für mehr Effizienz, Produktivität – und natürlich Umsatz.

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2. Arbeitsplätze gesünder gestalten

Arbeit gilt noch immer als der größte Auslöser für Stress. Die Gesundheit der Mitarbeiter sollte somit im Interesse jedes Unternehmens sein. Bereits kleine Maßnahmen können viel Stress reduzieren – und dadurch Krankschreibungen und Kosten minimieren. Unternehmen sollten eine Umgebung schaffen, die sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und damit auf ihre kognitive Leistung auswirkt. Hohe Decken, natürlicher Lichteinfall, ein Ausblick auf Natur, gute Luft, ergonomische Möbel, Ruhezonen, Pflanzen, die richtigen Farbtöne, soziale Treffpunkte oder Wearables, die die Bewegung der Mitarbeiter aufzeichnen: All das sind kleine Arrangements, die eine zukunftsstarke, wellness-oriented Arbeitskultur schaffen.

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3. Coworking-Mentalität durch Flexible Workspaces verinnerlichen

Coworking lebt bereits jetzt vor, was Unternehmen in Zukunft noch stärker leben sollten: das Konzept der Flexible Workspaces. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr nur in das eine Büro (Core Workspace) kommen, sondern je nach Branche oder Bereich in anderen Flügeln, Gebäuden oder sogar Städten arbeiten. Vernetzung, Kreativität, Innovationskraft und Access in neue Märkte sind hier die Kerntreiber. Startups und etablierte Unternehmen können so ihre digitalen Missionen besser vorantreiben und durch die flexible Nutzung dieser „Pop-up-Offices“ Kosten sparen.

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4. Mitarbeiter-Engagement stärken

Zufriedene Mitarbeiter sind laut einer Studie um ein Drittel produktiver und kreativer als unzufriedene Mitarbeiter. Sie haben eine 37 % höhere Sales-Performance. Aber: Wann ist ein Mitarbeiter happy und motiviert? Wie werden Kollaboration und Innovation gewährleistet?

Hier lautet Zauberwort Engagement – oder auch Employee Experience. Wie Kunden eine gute Customer Experience erleben, sollten auch Mitarbeiter eine gute Experience erleben. Einige Coworking-Spaces haben dafür bereits Community Manager eingestellt, die sich um attraktive und innovative Arbeitsumgebungen, Aktivitäten etc. kümmern. Unternehmen könnten hier zum Beispiel mit CXOs (Chief Experience Officer) nachziehen. Und: Da die starre Nine-to-five-Woche stärker aufbricht, müssen Unternehmen zusehen, wie sie ihren Mitarbeitern mit Freizeitangeboten, Concierge-Services wie Reinigung oder Arztterminen, und anderen Dienstleistungen entgegenkommen.

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Artikelbild: Kirsty Lee/eyeem.com