Was ein erfolgreiches Cash Management ausmacht

Wie wichtig das Thema Liquidität für Startups ist

Cash spielt für jedes junge Unternehmen eine wesentliche Rolle. Grundsätzlich benötigen gerade Startups in der Seed-Phase Liquidität, um Ressourcen aufzubauen, den Vertrieb anzukurbeln und ihre Produkte weiter zu entwickeln. Doch vielen jungen Unternehmen geht auf halber Strecke die Liquidität aus, was dazu führt, dass sie Insolvenz wegen Zahlungsunfähigkeit anmelden müssen. Die Ursachen dafür sind vielfältig. Vielleicht ist eine geplante Finanzierungsrunde nicht zu Stande gekommen oder die Aufwendungen für Personal oder Entwicklung waren höher als gedacht und konnten nicht kompensiert werden.

Rechtliche Anforderungen, die Startups kennen sollten

Frei nach dem Motto „Cash is King“, neigen viele Startups dazu, sich mit der eigenen Cash-Burn-Rate zu brüsten – obwohl es nicht entscheidend ist, wie hoch diese Kennzahl ist. Das Management muss jederzeit Transparenz über die Liquiditätslage des Unternehmens haben, was sich bereits aus den Pflichten der Sorgfalt eines Geschäftsmannes ergibt. Zusätzlich muss das Management die Grenze zur Insolvenzeröffnung kennen und die sich daraus ergebenen Pflichten jederzeit beherzigen.

Insbesondere die Beurteilung einer vorliegenden Zahlungsunfähigkeit gemäß § 17 InsO (Insolvenzordnung) stellt klare Anforderungen an die Aufstellung eines Finanzstatus und einer Finanzplanung. Dazu kommt die Rechtsprechung des Bundesgerichtshof, der die Grenzen im Wesentlichen detailliert hat.

Bei Unternehmensgruppen ist zusätzlich immer zu berücksichtigen, dass die Liquidität pro Gesellschaft zu planen und zu steuern ist. Es genügt nicht, die Liquidität in der Holding-Gesellschaft im Auge zu behalten. Die Insolvenzeröffnung und damit auch die Prüfung der Zahlungsunfähigkeit erfolgt auf der Ebene der einzelnen Gesellschaft.

Was ist ein Finanzstatus und wie wird dieser aufgestellt?

Ausgangspunkt der Liquiditätsplanung ist der Finanzstatus. Dabei werden zu einem Stichtag alle unmittelbar verfügbaren liquiden Mittel – meistens Guthaben auf Bankkonten und verfügbare freie Kreditlinien – den zum Stichtag fälligen Verbindlichkeiten gegenüber gestellt. Dazu zählen in der Regel Zahlungsverpflichtungen gegenüber Mitarbeitern, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Vermietern, Dienstleistern, Finanzamt etc., die zum Stichtag fällig sind. Der Stichtag sollte nach Abschluss der unterwöchigen Buchungen aus Gründen der Praktikabilität auf einen Freitagabend oder einen Montagmorgen gelegt werden.

Eine Besonderheit im Rahmen der Berücksichtigung der verfügbaren Mittel stellt Restricted Cash („verfügungsbeschränkte Zahlungsmittel“) dar. Dabei handelt es sich um liquide Mittel, die sich zwar auf Bankkonten der Gesellschaft befinden, aber nicht zur Befriedigung von Verbindlichkeiten zur Verfügung stehen (zum Beispiel weiterzureichende Kundeneinzahlungen). Diese Barmittel sind nicht als verfügbare liquide Mittel in den Status einzubeziehen. Zusätzlich sind Bestimmungen im Rahmen eines bestehenden Cash Pools zu beachten. Je nach Ausgestaltung des Cash Pools kann die Liquidität ebenfalls nicht im Finanzstatus berücksichtigt werden.

Übersteigen die Zahlungsverpflichtungen zum Stichtag die verfügbaren Mittel, besteht ein erhöhtes Haftungsrisiko. Übersteigt die ermittelte Liquiditätslücke die fälligen Zahlungsverpflichtungen zum Stichtag um mehr als 10 %, ist das Management verpflichtet, einen Insolvenzantrag zu stellen. Für den Fall, dass die Liquiditätslücke zum Stichtag nicht mehr als 10 % ausmacht, besteht nicht direkt eine Insolvenzantragspflicht, da es sich gegebenenfalls auch um eine sogenannte Zahlungsstockung handeln könnte und diese Liquiditätslücke in der Folgewoche durch Einzahlungen geschlossen werden kann. In jedem Fall ist ein Finanzplan zu erstellen, um einen Überblick bezüglich der künftigen Liquiditätsentwicklung zu erhalten.

Was ist ein Finanzplan und wie wird dieser erstellt?

Auf dem Finanzstatus aufbauend, erfolgt die direkte Planung der erwarteten Ein- und Auszahlungen für den Zeitraum der nächsten 13 Wochen auf Wochenbasis. Zahlungen sind brutto inklusive Umsatzsteuer, beziehungsweise Vorsteuer zu berücksichtigen. Dabei empfiehlt es sich, die Zahlungsströme in den operativen Cashflow, den Cashflow aus Investitionstätigkeiten und aus Finanzierungstätigkeit zu gliedern.

Alle Zahlungen sind mit den tatsächlichen Zahlungszeitpunkten zu hinterlegen. Ergibt sich also aus der Vergangenheit ein gegenüber der vertraglichen Vereinbarung oder dem Stand der Buchhaltung abweichendes Zahlverhalten, so ist dies in der Planung abzubilden (zum Beispiel ein Zahlversatz bei Kundeneinzahlungen).

1. Einzahlungen

Im operativen Cashflow werden zunächst die bestehenden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit Zahlungszeitpunkten gemäß der Offenen Posten der Debitoren („OP-Listen“) per Stichtag aus der Buchhaltung angesetzt. Wird die Buchhaltung vom Startup selber vorgenommen, können diese direkt aus der Buchhaltungssoftware extrahiert werden, ansonsten stellt der externe Buchhalter (beispielweise ein Steuerberater) die OP-Listen zur Verfügung. Dabei sind nur die Forderungen zu berücksichtigen, bei denen mit einem Zahlungseingang zu rechnen ist. Sollten Erkenntnisse vorliegen, dass sich die Einzahlung verzögert, ist dies entsprechend im Finanzplan abzubilden.

Im zweiten Schritt sind zukünftige Einzahlungen aus dem operativen Geschäft zu planen, die nicht in der Buchhaltung erfasst sind. Mit fortschreitendem Planungszeitpunkt nehmen diese zu, während die Einzahlungen gemäß der OP-Listen abnehmen. Die Planung der Zahlungen aus prognostizierter Geschäftstätigkeit erfolgt anhand von vertraglichen Vereinbarungen, Projektplanungen und der Kenntnis über die Regelmäßigkeit von Aufträgen beziehungsweise Zahlungszielen. Außerdem berücksichtigt sie die Saisonalität des Geschäftsmodells unterjährig und innermonatlich.

Der Cashflow aus Investitionstätigkeiten enthält Einzahlungen aus Desinvestitionen, Einzahlungen aus dem Verkauf von Anlagevermögen. Für den Ansatz der Zahlungen gilt der Grundsatz, diese nach tatsächlichen vereinbarten Zahlungszeitpunkten zu planen und auch nur bei überwiegender Wahrscheinlichkeit zu erfassen.

Im Cashflow für Finanzierungstätigkeiten sind Einzahlungen aus Kapitalzuführung aus zusätzlichen Eigen- oder Fremdkapital zu planen. Dazu zählen zum Beispiel Einzahlungen aus der Aufnahme eines Kredites oder Erhöhungen des Eigenkapitals im Zusammenhang mit einer Investorenrunde. Zahlungen sind auch hier nach tatsächlichen Zahlungszeitpunkten zu planen – liegt beispielsweise keine belastbare schriftliche Zusage über die Einzahlung eines Investors vor, ist die Zahlung nicht in die Planung aufzunehmen. Ein professionell aufgesetztes Liquiditätsplanungsmodell bietet zudem die Möglichkeit, Szenarien abzubilden, so dass das Management einschätzen kann, was passiert, wenn sich die eine oder andere Einzahlung nicht wie erwartet realisiert.

2. Auszahlungen

Operative Auszahlungen werden analog zu dem Vorgehen bei Einzahlungen berücksichtigt. Zunächst werden die bestehenden Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen mit Zahlungszeitpunkten gemäß OP-Listen der Kreditoren angesetzt und danach zukünftige Auszahlungen aus dem geplanten operativen Geschäft geplant.

Weiterhin sind operative Auszahlungen, die sich nicht direkt aus den OP-Listen ableiten lassen, darzustellen. Exemplarisch sind hier Personalkosten (mit Aufteilung in Löhne/ Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern mit jeweils unterschiedlichen Zahlungszeitpunkten) und die Umsatzsteuerzahllast unter Berücksichtigung einer möglichen Dauerfristverlängerung zu nennen.

In den Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit sind Leasing- und Finanzierungskosten inklusive Zinsen, Gebühren und Rückführungen von Krediten oder Kreditlinien mit den vertraglich vereinbarten Zahlungszeitpunkten (zum Beispiel monatlich, vierteljährlich oder jährlich) zu erfassen. In den Auszahlungen für Investitionen sind insbesondere Anschaffungen von Anlagevermögen zu berücksichtigen.

3. Rollierende Fortschreibung

Es ist die Pflicht des Managements, jederzeit einen Überblick über die Liquiditätsentwicklung zu haben und Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Daher ist es empfehlenswert, in regelmäßigen Abständen die rollierende Liquiditätsplanung zu erstellen und in das Management-Reporting aufzunehmen. Die Planung ist jede Woche zu aktualisieren – je nach Liquiditätsausstattung kann der Zyklus auch erweitert werden – dabei sind insbesondere die Liquiditätsentwicklung und deren Abweichungen zur letzten Planung zu betrachten beziehungsweise zu analysieren und vor allem die gesetzlichen Vorschriften der Insolvenzordnung und die damit verbundenen Pflichten für die Geschäftsführung zu beachten. Durch diesen Prozess steigt die Planungssicherheit stetig, die Transparenz für alle Beteiligten wird erhöht und die Haftung für das Management wird bei pflichtbewussten Handeln minimiert. Auch für potenzielle Geldgeber steigt das Vertrauen in ein Unternehmen, welches ihre Liquidität jederzeit vollständig im Griff hat und auskunftsbereit ist.

So unterstützt KPMG bei der Liquiditätsplanung

KPMG Deal Advisory unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Liquiditätsplanungen in unterschiedlichen „Lebensphasen“ des Unternehmens. Im Rahmen von KPMG Smart Start bietet KPMG Deal Advisory Jungunternehmen einen Quick-Cash Monitoring nach Maßgaben des geltenden Rechts und unter Berücksichtigung der insolvenzauslösenden Tatbeständen an. Dafür erfassen Unternehmen den aktuellen Finanzstatus und erstellen die Finanzplanung in kürzester Zeit, so dass belastbare Ergebnisse zeitnah vorliegen und langfristig die nötige Handlungssicherheit hergestellt wird.

Bei Fragen rund um die Liquiditätsplanung könnt ihr euch gerne an die Ansprechpartner von KPMG Deal Advisory wenden!

Peter Retzlaff, Manager
pretzlaff@kpmg.com

Andreas Tschöpel, Partner
atschoepel@kpmg.com

Florian Bauer, Manager
florianbauer@kpmg.com

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