Das sollten CEOs zum Thema Haftung wissen-KPMG

Warum die Wahl der Rechtsform keine Nebensache sein sollte

Der Traum vom eigenen Unternehmen – er möchte gelebt und schnellstmöglich realisiert werden. Schnell ist eine passende Rechtsform für die Gründung gefunden: eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) beziehungsweise eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) als Unterform einer GmbH. Insbesondere bei Letzterer wird mit einem Stammkapital ab einem Euro wenig Eigenkapital für den Gründungsvorgang benötigt.

Mit der Gründung einer Kapitalgesellschaft sehen sich Geschäftsführer rechtlich auf der sicheren Seite – ist doch eine Haftung mit dem Privatvermögen nach Eintragung ins Handelsregister ausgeschlossen. Aber stimmt das wirklich?

Wann haften Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft für ihr Unternehmen?

Pflichten und Haftung eines Geschäftsführers

Eine Kapitalgesellschaft wird grundsätzlich durch ihren Geschäftsführer vertreten – und ist durch diesen auch erst handlungsfähig. Der Geschäftsführer hat dabei nicht nur Rechte, sondern auch Pflichten. So muss er in allen geschäftlichen Angelegenheiten die Sorgfaltspflicht beachten und wie ein ordentlicher Geschäftsmann handeln.

Mit diesen Verpflichtungen sind Haftungsrisiken verbunden. Diese ergeben sich, wenn Geschäftsführer ihre Pflichten schuldhaft (das heißt vorsätzlich oder fahrlässig) verletzen und dadurch einen Schaden verursachen. So entstehen beispielsweise Haftungsrisiken, wenn Geschäftsführer es unterlassen, einen Insolvenzantrag zu stellen oder wenn sie Stammkapital unzulässig auszahlen.

Das gilt in Sachen Steuerrecht für CEOs

Besondere Verpflichtungen – und damit auch Haftungsrisiken – ergeben sich vor allem im Hinblick auf steuerrechtliche Pflichten. Die Steuergesetze bestimmten, dass die Geschäftsführer die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten der Gesellschaft sicherzustellen haben. Sie müssen insbesondere dafür sorgen, dass die Steuererklärungen und -anmeldungen fristgerecht abgegeben werden. Auch müssen sie dafür sorgen, dass die Steuerzahlungen rechtzeitig aus den Gesellschaftsmitteln entrichtet werden. Grundsätzlich heißt das: Geschäftsführer müssen darauf achten, dass sie keine Steuerforderungen auslösen, die die Gesellschaft nicht bedienen kann.

Befindet sich die Gesellschaft in Zahlungsschwierigkeiten und reichen die Geldmittel nicht aus, um sämtliche Steuerschulden und (Liefer-)Verbindlichkeiten zu bedienen, muss der Geschäftsführer die Steuerschulden mit den bestehenden Geldmitteln anteilig tilgen. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt bei der Lohnsteuer. Hier muss der Geschäftsführer die Lohnsteuerverbindlichkeit vollständig abführen. Stehen ihm entsprechende Mittel nicht zur Verfügung, muss er die Löhne soweit kürzen, dass er die Zahlung bewerkstelligen kann.

Wann müssen Geschäftsführer persönlich haften?

Verletzt der Geschäftsführer diese Pflichten schuldhaft, haftet er persönlich für die betreffende Steuerschuld. Zwar wird das Finanzamt regelmäßig zunächst versuchen, die Steuerschuld bei der Gesellschaft einzutreiben. Gelingt dies allerdings nicht, erfolgt dann in der Regel die persönliche Inanspruchnahme des Geschäftsführers.

Die persönliche Haftung des Geschäftsführers aufgrund der Verletzung von steuerlichen Erklärungs- und Zahlungspflichten verdeutlicht eine aktuelle Entscheidung des Finanzgerichts Koblenz. Dieser Entscheidung lag der Fall zugrunde, dass eine Geschäftsführerin es versäumt hatte, fristgerecht Steuererklärungen für „ihre“ GmbH einzureichen. In der Folge erließ das Finanzamt einen Schätzungsbescheid – und setzt eine Steuerschuld fest. Die Steuerschuld konnte bei der GmbH nicht mehr beigetrieben werden, da die Gesellschaft anschließend insolvent geworden ist.

Daraufhin nahm das Finanzamt die Geschäftsführerin persönlich auf Zahlung der Steuer in Anspruch. Die Geschäftsführerin wandte hiergegen ein, dass die Steuerschätzung stark überhöht war und dass in Wahrheit keine Gewinne angefallen sind. Das Finanzgericht bestätigte allerdings hier eine Pflichtverletzung und damit auch eine Haftung der Geschäftsführerin. Den Einwand der überhöhten Steuerschätzung ließ das Gericht nicht gelten, da sich die Geschäftsführerin nicht ordnungsgemäß gegen die Steuerfestsetzung gewandt hat.

Dieses Urteil verdeutlicht einmal mehr die große Bedeutung der Wahrung steuerlicher Pflichten.

Wer trägt die Verantwortung für delegierte Aufgaben?

Der Steuerbereich ist tückisch – daher überlassen viele Geschäftsführer diesen Aufgabenbereich Profis wie Steuerberatern oder intern fachlich kompetenten Mitarbeitern. Dies betrifft beispielsweise die Erstellung von Steuererklärungen, die Rechnungstellung und die laufende (Lohn-)Buchhaltung. Dabei wird oft angenommen, dass sich Geschäftsführer dadurch von jeglicher Haftung befreien können – ein gefährlicher Trugschluss.

Denn in diesen Fällen sind Geschäftsführer dazu verpflichtet, die ausgewählten (Hilfs-)Personen sorgfältig auszuwählen und zu überwachen, um eventuelles Fehlverhalten rechtzeitig zu erkennen.

Nimmt ein Mitarbeiter beispielsweise Lizenzzahlungen ins Ausland vor ohne die entsprechende Quellensteuer abzuführen, entsteht eine Steuerforderung. Sollte die Gesellschaft zum Beispiel aufgrund von Insolvenz diese nicht mehr zahlen können, können auch in diesem Fall die Geschäftsführer gegebenenfalls haftbar gemacht werden, wenn sie den Fehler ihres Mitarbeiters fahrlässig nicht rechtzeitig erkannt haben.

Die Wichtigkeit eines Compliance Management Systems

Wie können sich Geschäftsführer also dagegen schützen, für die Fehler anderer haftbar gemacht zu werden? Ein angemessenes und wirksames „innerbetriebliches Kontrollsystem“ („Compliance Management System“ zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten kann nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich ein Anhaltspunkt dafür sein, dass kein Verschulden der Geschäftsführer vorliegt – somit entfiele dann auch die Haftung. Das gilt allerdings nicht pauschal. Umgekehrt könnte es allerdings im Einzelfall schwierig werden, das Verschulden des Geschäftsführers ohne ein solches innerbetriebliches Kontrollsystem zu widerlegen. Die Unterhaltung eines solchen internen Systems zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten dürfte daher grundsätzlich für jedes Unternehmen eine unverzichtbare Notwendigkeit sein.

Die konkrete Ausgestaltung unterscheidet sich je nach Unternehmen – ein generell wichtiges Kernelement stellen die Ermittlung und Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie Funktionen dar (Wer ist zum Beispiel im Rahmen der Rechnungserstellung für die Ermittlung der konkreten Umsatzsteuersätze verantwortlich?).

Dieses Kontrollsystem ist je nach Größe und Organisationsstruktur der Gesellschaft unterschiedlich aufzubauen. Sofern ein derartiges Kontrollsystem noch nicht vorhanden ist, sollten daher entsprechend feste Prozessabläufe etabliert werden.

So können Gründer ihre Haftungsrisiken minimieren

Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft sehen sich im Alltagsgeschäft ihrer Gesellschaft mit der Einhaltung vieler Rechte und Pflichten konfrontiert.

Besonders bei der Verletzung von steuerrechtlichen Verpflichtungen können Geschäftsführer auch persönlich haftbar gemacht werden. Daran ändert auch die gewählte Form der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) nur wenig. Deswegen sollte bei Aufteilung der steuerlichen Pflichten im Unternehmen unbedingt ein internes Kontrollsystem zur Minimierung von Haftungsrisiken eingerichtet werden.

 

Bei Fragen zur Minimierung von Haftungsrisiken oder der Errichtung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems helfen Lukas Kawka und Denise Grüne Gründern gerne weiter!

 

Lukas Kawka (Rechtsanwalt, Steuerberater)
Manager, Tax
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Klingelhöferstraße 18
10785 Berlin
lkawka@kpmg.com

Denise Grüne
Senior Associate, Tax
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Klingelhöferstraße 18
10785 Berlin
dgruene@kpmg.com

 

Artikelbild: stocksnap.io