Das moderne Office – Sozialleistungen inklusive

Rückblick: Wir schreiben das Jahr 1989 und der Schreiber dieser Zeilen hat seinen ersten „richtigen Arbeitsplatz“ angetreten. Er arbeitet in einem großen Unternehmen, indem man gerade eine Revolution feiert: Über ein neues elektronisches System können sich Mitarbeiter Nachrichten schreiben, die in Sekundenschnelle zugestellt werden. Dieses neue System basiert auf einem IBM Mainframe und dass es täglich für ein bis zwei Stunden nicht zur Verfügung steht, wird mit absoluter Selbstverständlichkeit hingenommen. Wenn es schnell gehen muss, kann man ja eine Rohrpost verschicken, die ist zu dieser Zeit nämlich noch immer in Betrieb. Und natürlich gibt es auch Leute, welche die Rohr- oder Hauspost dem neuen elektronischen System vorziehen, denn das sind sie einfach gewohnt und wer weiß schon, ob man der Technik überhaupt trauen kann.

Ein paar Jahre später wird die E-Mail Einzug halten. Wer eine eigene Adresse haben möchte, muss schriftlich begründen, warum das für seine Arbeit notwendig ist, und natürlich müssen der direkte Vorgesetzte und dessen Chef den Antrag genehmigen.

Vom Gestern ins Heute: Auslaufmodell E-Mail?

Wir haben diesen kleinen Ausflug in die Geschichte gemacht, weil sich der letzte Absatz tatsächlich schon bald wiederholen könnte, wenn auch in etwas anderer Form. Wer eine E-Mail Adresse anlegen möchte, wird vielleicht gefragt: „Wofür brauchst Du die denn noch?“

Ok, das mag überspitzt klingen, aber es gibt tatsächlich Firmen, in denen die “gute alte E-Mail“ zumindest bei der internen Kommunikation immer mehr in den Hintergrund gedrängt wird, weil sie den modernen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Der technische Wandel hat die Kommunikation fulminant beschleunigt. Heute muss praktisch alles in Echtzeit ablaufen.

Der Druck kommt von außen

Durch Medien wie Facebook, Twitter oder neue Kommunikationstools wie WhatsApp haben sich die Menschen daran gewöhnt, quasi in Echtzeit zu kommunizieren. Wenn man nicht binnen einer Minute auf eine Chat-Nachricht antwortet, heißt es schon „hey hallo, bist Du da?“. Das genau ist auch die Erwartungshaltung der Kunden, wenn sie mit Unternehmen sprechen. Je schneller die Antwort kommt, umso besser.

Für moderne und junge Unternehmen sowie speziell für Startups mag dieser Umstand bereits gelebte Normalität sein, dennoch ist es wichtig, dass man sich dessen bewusst ist. Denn es gibt eine Menge Unternehmen, die sich auf diese neue Situation erst einstellen müssen und denen das je nach Größe und Tradition mehr oder weniger schwer fällt.

Wer aber weiß, wie seine Kunden heute ticken, kann daraus einen wichtigen Wettbewerbsvorteil ziehen. Vorausgesetzt, er verwendet die richtigen Werkzeuge, um schnell und flexibel agieren zu können.

Die Kraft kommt von innen

Startups stehen für flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, aber auch für kleine Teams, die oft in alle Winde verstreut und viel unterwegs sind. In Egal wohin Du gehst, Dein Büro ist schon da haben wir beleuchtet, wie einfach es mit Office 365 für jeden Einzelnen ist, von unterwegs zu arbeiten und alle wichtigen Informationen jederzeit auf jedem Endgerät griffbereit zu haben.

Das ist aber nur die halbe Miete, denn schließlich besteht Dein Unternehmen ja nicht aus isolierten Einzelkämpfern. Effektiv ist diese neue Arbeitsform erst dann, wenn aus vielen mobilen Büros quasi jederzeit ein gemeinsames gemacht werden kann. Sei es, um sich mal eben mit einem Kollegen per Chat auszutauschen oder auch mal eine virtuelle Betriebsversammlung per Videokonferenz einzuberufen. In beiden Fällen ist Lync das ideale Werkzeug und dank der jederzeit aktuellen Statusanzeige kannst Du auch immer sehen, wer gerade verfügbar ist und wer nicht. Fast schon überflüssig zu erwähnen, dass Lync auf jedem gängigen Endgerät verfügbar ist.

Da ist aber natürlich noch mehr: Wenn gemeinsam an einem Dokument gearbeitet werden muss, dann muss man heute nicht warten, bis der Kollege wieder raus gegangen ist. Heute bearbeitet man ein Dokument gemeinsam in Echtzeit und sieht immer, in welchem Abschnitt die Kollegin bzw. der Kollege gerade am Werk ist. Wenn es etwas zu Diskutieren gibt, dann erledigt man das im Dokument selbst über die Kommentarfunktion, die als Unterhaltung dargestellt wird. So können auch die anderen Kollegen die Entstehung später noch nachvollziehen.

Outlook dockt ans Social Web an

Outlook war schon immer viel mehr als nur ein Mailprogramm. Für viele tausend Nutzer ist es seit Jahren ihre Kommunikationszentrale. Da ist es nur konsequent, dass sich auch soziale Netzwerke wie LinkedIn, Xing oder Facebook in Outlook integrieren lassen, so dass man die gesamte Kommunikation mit Kollegen und Geschäftspartnern ständig im Blick hat.

Mit Yammer zum echten Netzwerk werden

Bislang haben wir in diesem Artikel über Tools gesprochen, die man grundsätzlich schon kennt und die um neue Zusammenarbeitsfeatures erweitert wurden. So richtig zum Leben erwacht das „Arbeiten als Netzwerk“ mit Yammer (ab dem Plan E1 in Office 365 enthalten), welches gerne als „Facebook für Unternehmen“ bezeichnet wird. Das trifft den Punkt ziemlich genau, wobei man jetzt aber bitte nicht an bunte Bilder von zweifelhafter Komik denken darf.

Mit Yammer lassen sich innerhalb des Unternehmens Informationen und Links teilen, Diskussionen führen, Umfragen erstellen, Tipps veröffentlichen, Fragen stellen – ganz so, wie man das von einem typischen sozialen Netzwerk kennt. Selbstverständlich sicher abgeschottet von der Öffentlichkeit, die Mitarbeiter können auch nicht aus Versehen Informationen öffentlich machen, die außerhalb des Unternehmens niemanden etwas angehen.

Man kann sich nur ausmalen, wie viele Mails und Telefonate man sich sparen kann, wenn derart offen kommuniziert und Informationen geteilt werden können. Und wer nicht live dabei war, kann später alles nachlesen und muss nicht von den Kollegen zeitraubend „aufgeschlaut“ werden.

Das waren nun ein paar Beispiele, wie die interne Kommunikation vereinfacht und beschleunigt werden kann – egal, wo sich wer gerade aufhält und mit welchem Endgerät er oder sie unterwegs ist. Man könnte an dieser Stelle noch lange weiter schreiben, aber um wirklich ein Gefühl zu bekommen, wie viel leichter und effektiver es sich damit arbeiten lässt, muss man es erlebt haben. Auch Yammer hat als Startup angefangen und ist rasant gewachsen. Lerne Yammer kennen: