Wie ein Reh im Scheinwerferlicht: Gründer und Buchhaltung
Gründer sind mutig – immerhin ziehen sie eine ungewisse Zukunft mit hohem finanziellen Risiko einer sicheren Festanstellung vor. Alleine den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, zeugt von einer gewissen Furchtlosigkeit.
Und trotzdem gibt es etwas, das selbst die mutigsten Gründer erschreckt: Buchhaltung. Die Masse an gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen und Änderungen macht die Materie so komplex, dass sie viele Gründer überfordert und häufig sogar reale Konsequenzen hat. Warum? Wer beispielsweise nicht alle Pflichtangaben auf einer Rechnung nennt, kann den Vorsteuerabzug verlieren. Oder die komplette Rechnung wird nicht als Betriebsausgabe vom Finanzamt anerkannt. Ein teurer Fehler.
Digital Natives? Nicht in Sachen Buchhaltung
Erschwerend hinzu kommt, dass die Arbeitsweise bei Buchhaltung, Rechnungswesen, Steuern & Co. trotz fortschreitender Digitalisierung bei vielen Startups stark an das 20. Jahrhundert erinnert. Noch immer ist es nicht Usus, diese zentralen Business-Bereiche digital abzuwickeln. Statt einheitlicher Ordnung herrscht in vielen Startup-Büros eine unübersichtliche Zettelwirtschaft, eine Mischung aus digitalen und analogen Unterlagen, die Gründer ungeordnet an ihre Steuerberater weiterleiten. Ein Prozess, der neben Zeit und Nerven auch jede Menge Geld kostet.
So gelingt der Übergang zur digitalen Buchhaltung
Die Digitalisierung der Buchhaltung sollte also so weit oben wie möglich auf der Gründer-Agenda stehen. Nicht nur, um hohen Strafen zu entgehen, sondern auch, um interne Abläufe kosteneffizienter zu halten. Und so gestalten Gründer diesen Übergang geschickt:
1. Gewohnte Verhaltensmuster durchbrechen
Alles ist eine Frage der Gewohnheit – das gilt auch bei der Buchhaltung. Die größte Herausforderung bei der Digitalisierung dieses Kernbereichs liegt darin, Prozesse zu verändern. Dafür müssen Gründer klare Strukturen im Umgang mit wichtigen Dokumenten schaffen, die die Umstellung vereinfachen.
2. Ein Risikomanagement-System etablieren
Seit 2014 sind diese innerbetrieblichen Kontrollverfahren Pflicht. Wie Gründer dieser nachkommen, ist ihnen überlassen – solange der Mechanismus einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Das bedeutet, dass Gründer es dem Gesetzgeber ermöglichen, ihre Prozesse zu überprüfen. Startups müssen beispielsweise belegen, dass eine auf einer Rechnung ausgewiesene Leistung tatsächlich erbracht wurde und dadurch ein Zahlungsanspruch entsteht.
3. Die Abstimmung mit dem Steuerberater
Wer den Schritt hin zur digitalen Buchhaltung machen will, sollte dies unbedingt mit seinem Steuerberater absprechen. Denn wenn es um Fristen, Verarbeitungen und Pflichten in puncto Aufbewahrung geht, sollten Gründer nicht darauf verzichten, Experten einzuschalten. Mit ihren ungewöhnlichen Business-Modellen haben Startups jedoch oft einen ganz anderen Bedarf in Sachen Beratung als etablierte Unternehmen – und fühlen sich selten bei „herkömmlichen“ Steuerberatungen gut aufgehoben.
Ihr würdet das Thema Buchhaltung am liebsten ignorieren? Geht leider nicht – aber diese Experten erledigen das für euch!
Unterstützung und Beratung, die speziell auf Gründer zugeschnitten ist, bietet die Steuerberatungsgesellschaft Startup und Tax.
Startup und Tax als Anlaufstelle für Gründer
Samuel Ju, CEO und Gründer von Repetico, entschied sich vor einiger Zeit, die Buchhaltung zu digitalisieren – und landete bei Startup und Tax. „Die Kommunikation mit unseren Steuerberatern war schwerfällig und die Abrechnung erfolgte zu Preisen, die startupunfreundlich waren. Selbst einfache Fragen konnte man nur ‚gegen Rechnung’ stellen.“ Das Startup bietet ein digitales Lernsystem und dazu qualitätsgeprüfte Lerninhalte von Fachverlagen an und berät Verlage, Akademien und Schulen im Bereich der Digitalisierung beim Lernen. „Alle Prozesse lassen sich nun digital erledigen. Wir wickeln mittlerweile neben unserer monatlichen Buchhaltung auch die Lohnabrechnung über Startup und Tax ab, genau wie alle steuerlichen Angelegenheiten für unsere Beteiligungsgesellschaften sowie private Steuererklärungen.“
Startup und Tax weiß, was Gründer in Sachen Steuern umtreibt
Viele Gründer haben großen Respekt vor diesem Thema und seiner Komplexität. Hier setzen die Geschäftsführer Eugen Müller und Timo Blum, die sich auf die Beratung von Startups spezialisiert haben, an. Auch Repetico lässt sich von Startup und Tax rund um Steuern, Buchhaltung und Rechnungswesen beraten. „Wir suchen stets nach Möglichkeiten, um die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandanten zu verbessern und haben dazu nicht nur unser eigenes Upload-Center entwickelt, sondern wurden auch in die Entwicklung des neuen Tools Worklean eingebunden“, erzählt Gründer und CEO Eugen Müller.
Helfen Gründern, ihre Buchhaltung zu digitalisieren: Startup und Tax-Geschäftsführer Eugen Müller und Timo Blum (v.l.n.r.).
Vom Steuerberater zum Sparringspartner
Um die Zusammenarbeit zu optimieren, nutzt Startup und Tax modernste Technologie und bietet Kunden einen persönlichen Berater, der das Unternehmen kennenlernt und individuell betreut, was Repetico-Gründer Ju besonders schätzt. „Die Kommunikation ist serviceorientiert, freundlich und reaktionsschnell – Eugen und Timo haben eine richtige Hands-on Mentalität.“
Durch die Automatisierung kann Startup und Tax die Fehlerhäufigkeit in der Unternehmensbuchhaltung reduzieren und sie durch intelligente Algorithmen schneller verarbeiten. Das lässt Gründer Entscheidungen kurzfristiger treffen. Durch die einfache und digitale Übermittlung der Unterlagen können sie zudem Zeit, sowie Druck- und Versandkosten sparen.
Zeit sparen und die Buchhaltung in sicheren Händen wissen? Mehr Informationen rund um die Digitalisierung der Buchhaltung und die Dienstleistungen von Startup und Tax finden Gründer hier!
Diese Services machen Gründer fit an der Steuerfront
Mit einem breiten Angebot an Dienstleistungen wollen sie Gründern die Furcht vor den Zahlen nehmen:
Finanzbuchhaltung
Über das Uplocad-Center können Gründer ihre Unterlagen elektronisch hochladen – dank Schnittstellen zu verschiedenen Systemen ein einfacher Schritt. Mit neuester Technologie wie OCR-Erkennung und Machine Learning erstellt das Startup und Tax-Team die laufende Buchhaltung, inklusive der Umsatzsteuer-Voranmeldung an die Finanzbehörden. Kunden erhalten regelmäßige Auswertungen über die Unternehmensentwicklung.
Jahresabschluss
Neben dem Jahresabschluss erstellt Startup und Tax auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und übermittelt die E-Bilanz an das Finanzamt. Außerdem kümmern sie sich um die Offenlegung des Jahresabschlusses beim elektronischen Bundesanzeiger. Startups erhalten einen Jahresabschlussbericht mit Kennzahlenübersicht.
Steuererklärungen
Hierzu zählen Körperschaftsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuererklärung und gegebenenfalls Feststellungserklärung. Dabei prüft Startup und Tax alle betrieblichen Steuerbescheide, übermittelt die Erklärungen elektronisch an das Finanzamt und legt bei Bedarf Einspruch ein.
Lohnbuchhaltung
Nachdem Kunden die Mitarbeiterdaten elektronisch über das Upload-Center übermittelt haben, kümmert sich das Team von Startup und Tax um sämtliche Meldungen und Bescheinigungen und erstellt die monatlichen Lohnabrechnungen.