Pair-Gründer Christine Kiefer: „Die Branche ist zum Teil sehr alt“

Für säumige Zahler gilt dasselbe wie für Buchhalter: Die Freude über Mahnungen im Briefkasten oder auf dem Schreibtisch hält sich normalerweise in Grenzen. Nun übernehmen auch Startups die Koordination von offenen Forderungen. Sie bleiben den Schuldnern auf den Fersen, erinnern an demnächst fällige Zahlungen und verschicken automatisch Mahnungen. Die neuen Anbieter wollen dabei vor allem eins: die Kunden nicht verschrecken. Denn was nach Inkasso aussieht, macht Angst und schüchtert ein.

Gerade in klein- und mittelständischen Betrieben wird das Mahnwesen häufig noch schriftlich oder telefonisch vollzogen – manuell. In Sachen Digitalisierung hinkt es hinterher: „Laut einer Branchenstudie ist die Hälfte aller Inkasso-Unternehmen vor 1950 gegründet worden, weniger als ein Viertel ist jünger als zehn Jahre“, sagt etwa Christine Kiefer, Gründerin und Geschäftführerin des Mahn-Startups Pair. „Das heißt: Die Branche ist zum Teil sehr alt, und damit auch die IT.“

Auch der Münchner SaaS-Anbieter Bilendo möchte den Unternehmen die Arbeit mit den offenen Rechnungen abnehmen. Bilendo lässt sich über mehrere Schnittstellen an die Buchhaltungssoftware anbinden. Durch eine Verknüpfung mit dem Bankkonto werden alle eingehenden Zahlungen mit den abgelegten Rechnungen verglichen. So erkennt das Programm, welche Forderungen noch ausstehen. Nach einigen Voreinstellungen erfolgt der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch, wobei sich die Ansprache individuell anpassen lässt.

Gegenüber dem Empfänger tritt Bilendo nicht auf, die Forderungen bleiben in der Hand des Unternehmens. „Anders als Factoring- oder Inkasso-Anbieter kaufen wir die Forderungen nicht. Diese eher klassischen Dienstleister haben kein echtes Interesse daran, Mahnungen nett zu formulieren oder Zahlungen gegebenenfalls aufzuschieben. Darunter leidet im Zweifel jede Kundenbeziehung“, sagt Bilendo-Mitgründer Florian Kappert.

Diese Kundenbeziehung will Bilendo aufpolieren, denn während Unternehmen viel Geld in ihren Markenauftritt stecken, sorgen sich die Buchhaltungsabteilungen wenig um die Außenwirkung des Unternehmens – und feuern unfreundliche Mahnungen raus. „Wir sind davon überzeugt, dass der Umgang mit säumigen Kunden ein wichtiger Teil der Kundenkommunikation ist“, so Kappert.

Dialog statt Drohungen

Noch beschränken sich die Kommunikationskanäle von Bilendo auf E-Mail und Post. Zahlungserinnerungen sollen demnächst auch per SMS und WhatsApp versandt werden können – dann aber im Rahmen einer Zusatz-Datenschutzvereinbarung.

Kappert gründete Bilendo zusammen mit Markus Haggenmiller und Jakob Beyer im April 2015 in München. Anfang Mai erhielt das Startup Seed-Kapital von BayernKapital, einer Tochter der LFA Förderbank Bayern, und dem Commerzbank-Inkubator Main Incubator, der die Runde anführte.

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Auch aus der Startup-Schmiede der Otto Group, dem Hamburger Liquid Labs, ist im vergangenen September ein Mahn-Software-Anbieter hervorgegangen. Dass es sich hierbei um eine lernfähige Technologie handelt, steckt schon im Namen: CollectAI („AI“ für künstliche Intelligenz). Gründer Paul Jozefak erklärt das so: „Je länger wir uns bei unseren Kunden aktiv um deren Mahnwesen kümmern, desto schlauer wird unsere Technologie.“ Formulierungen würden so an das Verhalten der Kunden angepasst, gleiches gelte etwa für die Frequenz der Kontaktaufnahmen.

Der Schuldner soll auch hier möglichst freundlich angesprochen werden, man versteht sich als Kundendienst, nicht als aggressives Inkasso-Unternehmen: „Mit der Kundenansprache wollen wir einen Dialog anregen. Wir wollen niemandem drohen, sondern etwa fragen: ‚Waren Sie mit dem Produkt nicht zufrieden? Dann lassen Sie es uns wissen!‘ Wir glauben, dass der Schuldner immer die Chance haben sollte, sich mit dem Unternehmen in Verbindung zu setzen“, sagt Jozefak. Ziel sei es, so viele Kunden wie möglich noch vor dem teuren Inkasso-Prozess zur Zahlung zu bewegen. „Wir wollen nicht die Keule rausholen.“

Trotzdem, meint Jozefak, ließe sich der Inkasso-Weg in einigen Fällen nicht vermeiden, weshalb auch CollectAI eine Inkasso-Lizenz erwerben werde, um die Arbeit nicht mehr an einen externen Dienstleister abgeben zu müssen.

Ungeliebte To-do am Freitagnachmittag

Im Mahnwesen mischt seit Kurzem auch Ex-Kreditech-Chef Sebastian Diemer mit. Er war einer der Angel-Investoren, die Ende 2015 insgesamt drei Millionen Euro Seed-Investment in das Finleap-Startup Pair steckten. Pair geht etwas anders vor als die Konkurrenz: „Wir versuchen, die Schuldner durch gezielten Versand von SMS oder E-Mails auf unsere Payment-Page zu leiten. Diese bietet unterschiedlichste Möglichkeiten, die Schuld zu begleichen, wie zum Beispiel die Sofort-Überweisung“, erklärt Christine Kiefer, Gründerin und Geschäftsführerin von Pair. Von der Aufmachung her ähnelt die Bezahl-Page PayPal.

Bilendo-Gründer Florian Kappert

Nicht immer bleibt Pair dabei im Hintergrund: Für einige Unternehmen werden Nachrichten verschickt, in denen „Pair Kundenservice“ im Absender steht. Über eine Whitelabel-Lösung können Unternehmen gegenüber dem Schuldner aber auch unabhängig vom Startup auftreten. Dabei kommuniziert Pair zum Beispiel auch über den Facebook Messenger.

Zielgruppe von Pair sind Digitalunternehmen. Denn hier sieht die Gründerin den größten Bruch: „Personalisierung gibt es in der digitalen Welt ja inzwischen überall. Nur nicht in der Kommunikation nach dem Kauf. Da heißt es erst: ‚Hallo Christine, schau Dir doch mal unsere neue Sommermode an.‘ Und später, sobald eine Rechnung offen bleibt: ‚Sehr geehrte Frau Kiefer, Sie haben ihre Rechnung noch nicht bezahlt.‘ Wir dagegen wollen alle Parameter nutzen, die uns zur Verfügung stehen, zum Beispiel Alter oder Wohnort, um die Ansprache individueller zu gestalten.“

Dokumentenverarbeitung, Bezahlsysteme, Cloud-Infrastruktur – all diese Technologien sind längst Standard in vielen Unternehmen, selbst in mittelständischen Betrieben. Wieso dauerte es so lange, bis das Mahnwesen nachzog? Der Bereich werde hier oft wie eine Nebenbeschäftigung behandelt, meint Bilendo-Gründer Kappert. „So wird das Schreiben von Mahnungen die unbeliebte letzte To-do am Freitagnachmittag, nach dem Motto ‚Mist, die Mahnungen müssen noch raus.‘ Dabei ist professionelles Mahnwesen erfolgskritisch.“

Und bei Startups selbst, etwa aus dem E-Commerce? Da liege der Hauptfokus auf der Gewinnung von Neukunden und der Erweiterung des Produktportfolios, meint Christine Kiefer. „Alles ist auf Wachstum ausgerichtet. Da bleiben die nachgelagerten Prozesse, zu denen auch das Mahnwesen zählt, häufig einfach auf der Strecke.“

Bilder: Laura Jost; Florian Kappert