ERP-Systeme: Worauf es bei Auswahl und Einführung ankommt - KPMG

Die meisten Startups aus dem E-Commerce-Bereich beginnen mit einem Online-System (zum Beispiel Webshop), verschiedenen Excel-Tabellen und einer Datenbank. Das ist gut so und perfekt, um zu starten. Doch mit wachsendem Erfolg, Kundenzahlen, Umsatz und Produktpaletten tauchen plötzlich Probleme auf: Die Excel-Tabelle wird immer unhandlicher, die Erstellung von Reports für Geschäftsführung und Marketing verursachen einen riesen Aufwand, ad-hoc Berichte von Finanzzahlen sind fast unmöglich und es wird ein steter Kampf gegen inkonsistente Daten geführt. Kommt euch bekannt vor? Dann solltet ihr hier weiterlesen.

Hauptproblem des beschriebenen Setups ist, dass die einzelnen Komponenten nicht integriert sind, das heißt, es sind lose Dateien oder Systeme, die durch manuellen Aufwand immer wieder synchronisiert werden müssen und nicht durchgehend ausgewertet werden können. An diesem Punkt sollten Startups über die Einführung von ERP-Systemen nachdenken.

Ein ERP-System ist eine Datenquelle, in der die wesentlichen Prozesse aufeinander abgestimmt ablaufen. Und genau das ist die Stärke dieses Systems. Es wird zwar weiterhin Schnittstellen geben (zum Beispiel Webshop, Zulieferer und BI-Tool) – aber diese sind in den meisten Fällen automatisierbar und somit synchron mit dem ERP-System.

Daher ist die Nutzung eines ERP-Systems die richtige Lösung, um euch mehr von euren Daten profitieren zu lassen und euren Aufwand dorthin zu schieben, wo er hingehört: auf das Kerngeschäft. Eine manuelle Datenverwaltung sollte der Vergangenheit angehören.

Oftmals hört man jedoch Kollegen stöhnen, wenn es um die Einführung von ERP-Systemen geht. Sehr teuer, hoher Aufwand, lange Implementierung… Aber das muss alles nicht sein – wenn es richtig angestellt wird.

Für welchen ERP-System solltet ihr euch entscheiden?

Auf dem Markt tummelt sich neben den üblichen Verdächtigen (wie zum Beispiel SAP, Microsoft oder Oracle) eine Vielzahl weiterer Anbieter, besonders im Bereich von ERP für kleinere Unternehmen. Wie findet ihr also heraus, welches ERP-Produkt das Richtige für euch ist?

Am Anfang steht die Anforderung. Hier sollte nicht an Sorgfalt gespart werden. Nehmt euch Zeit, eure aktuell laufenden Prozesse sauber aufzunehmen und daraus Anforderungen abzuleiten. Welche Schritte passieren beispielsweise im Einkauf oder in der Buchhaltung? Und was bedeutet das für ein zukünftiges System?

Als nächstes folgt ein Auswahlprozess, in dessen Verlauf ihr mit Anbietern in Kontakt tretet, die auf Basis eurer Rahmenbedingungen und Anforderungen in Frage kommen (die sogenannte short-list). Von denen lasst ihr euch die Software vorstellen, Preise nennen und die Frage beantworten, wie eure Anforderungen durch die Lösung erfüllt werden. Dieser Vorgang wird in Fachsprache meist Request for Information (RFI) oder Request for Proposal (RFO) genannt. Anhand von euch festgelegten Kriterien trefft ihr dann die Auswahlentscheidung. Typischerweise erfolgt dies aus einer strategischen, einer funktionalen, einer wirtschaftlichen und einer technischen Perspektive. Habt ihr euch für ein Produkt entschieden, schließt ihr einen Vertrag über Lizenzkauf und eine entsprechende Unterstützung bei der Implementierung.

Wie läuft eine Einführung ab und was ist zu beachten?

Zeit ist Geld – das gilt besonders für Startups, die schnell wachsen und das Geschäftsmodell entfalten müssen. Daher bleibt keine Zeit für langwierige Implementierungsprojekte. Natürlich funktioniert die Einführung eines ERP-Systems nicht von heute auf morgen. Aber durch sorgfältige Planung lassen sich böse Überraschungen vermeiden.

Die Einführung folgt den drei klassischen Phasen eines Software-Projekts: Design – Build – Implement. Das Design beginnt auch hier mit Anforderungen. Auf Geschäftsprozessebene habt ihr diese bereits definiert. Natürlich muss nun gemeinsam mit dem Implementierungspartner ein deutlich höherer Detailgrad erreicht werden, bis hin zu technisch umsetzbaren Prozessbeschreibungen. Auch hier gilt: Die Designphase ist das Fundament – falsch oder unvollständig aufgenommene Anforderungen werden später Probleme verursachen.

Die Build-Phase ist unter anderem geprägt durch die Konfiguration eines Testsystems, Prototyping und Testing. In verschiedenen iterativen Schleifen wird der Implementierungspartner das Zielsystem anpassen und testen. Neben Funktions- und Integrationstest kommt insbesondere dem User Acceptance Test (UAT) eine zentrale Bedeutung zu. Hier wird das Systemverhalten gegen definierte Anwendungsfälle geprüft. Achtet darauf, dass der Projektplan die gemeinsame Definition von UAT-Testfällen enthält.

Sind die Tests positiv, kann der Go-Live durchgeführt werden (Implement-Phase). Die Umstellung an sich ist in einem Szenario ohne Vor-System nicht so kritisch, höhere Aufmerksamkeit solltet ihr auf die erste Zeit mit dem neuen System legen. Das ist die sogenannte Stabilisierungsphase. Hier wird es zu erhöhtem Bedarf nach Support oder der Re-Konfiguration von Hardware und System kommen, wenn es dann im Live-Betrieb ist. Achtet darauf, dass der Implementierungspartner hier Zeit einplant und ein schlüssiges Konzept vorlegt.

Als Daumenwert sollte eine Small-ERP Implementierung zwischen vier bis acht Monate dauern, je nach Umfang der eingebundenen Funktionen oder genutzten Module. Wenn sie diese Zeit deutlich über- oder unterschreitet, solltet ihr dies genau hinterfragen.

Noch Fragen?

Das sind die wesentlichen Aspekte, wenn es um die Auswahl und Einführung von ERP-Systemen geht. Ruft uns bei Fragen einfach an oder schreibt eine Mail. Wir unterstützen Startups dabei, die richtige ERP-Software auszuwählen und sicher und schnell einzuführen.

Kontakt:

Jan Richter, JanRichter@kpmg.com, M +49 (0) 174-341 79 94

Benedikt Muschong, BMuschong@kpmg.com, M +49 (0) 170-450 16 83

 

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