Papierloses Büro? Klingt interessant. So interessant, dass Christian Häfner die Otto Group verließ, um sich mit dem Essener Startup FastBill (www.fastbill.com) dieser Idee anzunehmen. Das Startup selbst geht nun auf deutschlandweite Startup-Tour. Was es mit diesem Roadtrip auf sich hat, wie und für wen das Produkt FastBill funktioniert und wie die Zukunft des papierlosen Büros einzuschätzen ist, verrät FastBill-Geschäftsführer Christian Häfner im Interview.
Hallo Christian, stell dich doch bitte einmal kurz vor.
Hallo, ich bin Christian Häfner und Geschäftsführer bei FastBill. Seit Anfang 2011 kümmere ich mich um alle Vertriebsaufgaben wie PR, SEO und Kooperationen bei FastBill. Bereits im Studium habe ich mich intensiv mit dem Thema Finanzen für Unternehmen auseinander gesetzt. Als Gründer aus Leidenschaft haben mich bei FastBill sowohl das Team, als auch das wirklich sinnvolle Produkt überzeugt meinen guten Arbeitsplatz bei der Otto Group in Hamburg letztlich hinter mir zu lassen. Wir bieten eine äußerst einfache und intuitive Lösung für die alltäglichen Aufgaben im Abrechnungs- und Buchhaltungsalltag an, die einem Großteil unserer Zielgruppe viele Nerven rauben.
Was bietet FastBill jungen Unternehmen?
FastBill ist eine webbasierte Komplettlösung für die Abrechnung und Buchhaltung kleiner Unternehmen, Freelancer und Startups. Alle typischen Aufgaben im Büroalltag wie zum Beispiel Kundenverwaltung, eine saubere Zeiterfassung, Projektverwaltung oder auch die korrekte Erstellung und der Versand von Rechnungen, lassen sich einfach abbilden und erledigen. Lästiger Papierkram wird damit zu Nebensache.
Die Idee zu FastBill entstand aus dem Bedürfnis heraus, unnötige Zeit für lästige Aufgaben möglichst zu reduzieren, sodass mehr Zeit für Freizeit oder das eigentlich Kerngeschäft bleibt. Die deutsche Bürokratie macht es da – gerade für kleine Unternehmen und Gründer – nicht immer leicht.
Es gibt einen Grund warum viele Unternehmer das Thema „Abrechnung“ mit Wörtern wie „lästig“ und „nervig“ bezeichnen. Angefangen beim professionellen Layout bis hin zu gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung und Archivierung. Trotz des kürzlich beschlossenen Wegfalls der elektronischen Signatur ist das Fehlerpotential groß. Das frustriert und kostet Zeit.
Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu. Wie wollt ihr euch gegen die Konkurrenz durchsetzen?
Unser neues Produkt FastBill Plus ist die erste Cloud-Lösung in Deutschland, mit der das papierlose Büro auch realistisch gelebt werden kann, auch als kleines Unternehmen.
FastBill lässt sich spielend leicht in den Alltag, beziehungsweise bestehende Prozesse integrieren und bietet deutlich mehr als die Bausteine, die auch beim Wettbewerb angeboten werden. Dazu gehört neben der einfachen und korrekten Rechnungserstellung zum Beispiel auch eine Dokumentenarchivierung nach gesetzlichen Vorschriften.
Dieses Beispiel soll zeigen, wie viel mehr FastBill mittlerweile kann: Ein Freelancer erhält eine Rechnung zum Beispiel für eine Zugfahrt per Mail unterwegs auf sein Smartphone. Diese leitet er einfach als E-Mail an seine persönliche FastBill Inbox weiter und erfasst die Rechnung sofort oder später online. Das Dokument ist damit erst mal aus dem Sinn. Bei Papierrechnungen funktioniert das übrigens auch als Foto-Scan per App. Genau genommen kann die Papierrechnung anschließend sogar vernichtet werden.
Parallel wird online die Arbeitszeit (zum Beispiel auch die Zugfahrt) erfasst und anschließend minutengenau in eine Rechnung umgewandelt, beziehungsweise direkt an den Kunden zugestellt. Der Kunde sieht die Rechnung, stellt gegebenenfalls eine kurze Rückfrage über den integrierten Messenger und entscheidet sich die Rechnung sofort per PayPal zu bezahlen. Der ganze Prozess dauert üblicherweise Wochen und kann mit FastBill in Minuten erledigt werden.
Gleichzeitig achten wir darauf, dass wichtige Vorschriften eingehalten werden. So stellen wir beispielsweise die Originalität der Dokumente sicherstellen. Die Dokumente werden auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert, alle zehn Minuten wird ein Dokumentenbackup erstellt. Der Steuerberater erhält idealerweise noch einen eigenen (eingeschränkten) Zugang zum Account, fertig.
Mit FastBill Plus bietet ihr ein neues Produkt an. Was steckt dahinter und welche weiteren Trends siehst du für die Zukunft des papierlosen Büros auf uns zukommen?
Ich sehe erstens einen ganz klaren Trend in Richtung (mobiler) online Buchhaltung. Dafür sprechen zum Beispiel ganz aktuell auch die gesetzlichen Vereinfachungen bei Steuererklärungen und elektronischer Buchhaltung.
Ein zweiter ganz klarer Trend ist die Wichtigkeit der Beziehung zwischen Kunde und Dienstleister. Es war nie einfacher als heute FastBill einen Designer, einen Entwickler oder Texter zu finden, beziehungsweise den bestehenden Dienstleister auszutauschen. Umso wichtiger ist es, dass die Schnittstelle (Angebote, Rechnungen, Zahlungen) möglichst reibungslos, professionell und mit wenig Aufwand für beide Seiten funktioniert.
Mit FastBill Plus haben wir ein Set an neuen Features auf den Markt gebracht, das beiden Trends gerecht wird. Es handelt sich dabei um Funktionen, die es so noch nicht in Deutschland gegeben hat. Beispielsweise ist die Rechnung künftig mehr als nur ein PDF-Dokument, das abgespeichert wird. Es ist vielmehr die Grundlage für Transparenz und Austausch mit dem Kunden. Belege werden nicht mehr in Schuhkartons gelagert, sondern von unterwegs erfasst. Rechnungen werden online bezahlt. Auch Kunden werden mobiler und fangen an, Rechnungen ebenfalls online zu archivieren.
Anfang November begebt ihr euch auf Deutschland Tour. Was steckt dahinter, wie wird das ganze ablaufen und was erhofft ihr euch davon?
Die Idee in Kürze: 30 Startups, zehn Tage, acht Städte, fünf Workshops, zwei Kameras, viel PR, neue Kontakte und eine Menge Spaß.
Die Idee begann mit dem Wunsch unsere Kooperationspartner und Kunden in ganz Deutschland zu besuchen und in Workshops besser kennenzulernen. Nach ein paar Telefonaten entstand daraus recht schnell ein ausgewachsener Roadtrip durch die deutsche Startup-Szene.
Nun begeben wir uns vom 1.11. bis zum 10.11. unter dem Motto „Startup Tour 2011“ auf die Straße und werden spannende Video-Interviews, Einblicke, Erkenntnisse und Stories auf unserem Tour-Blog (startuptour.fastbill.com) teilen. Abends veranstalten wir mit Kunden und Interessenten offene und kostenlose Workshops in Coworking-Spaces wie zum Beispiel dem betahaus. Ein paar wenige freie Plätze haben wir noch zu vergeben.
Welche weiteren Schritte geht ihr nach eurem Deutschlandtrip? Was kann man von FastBill in den nächsten Jahren erwarten?
Sobald alle Videos geschnitten, Fotos bearbeitet und die Nachberichterstattung abgeschlossen ist, freuen wir uns auf die nächsten Schritte bei FastBill.
Das bedeutet wir wollen unsere gute Position in DACH ausbauen und FastBill funktional weiter in Richtung eines „Helfers“ im Business-Alltag entwickeln. Darüber hinaus konzentrieren wir uns Anfang 2012 auf den Ausbau unserer internationalen Aktivitäten.
Christian, vielen Dank für das Gespräch!
Vielen Dank!