Feedback Kultur

Die hohe Kunst des Feedbacks

In einer dreiteiligen Serie gibt oDesk-CEO Gary Swart seine Erfahrungen zur Feedbackkultur weiter. In Teil 2 geht es um das richtige Kommunizieren des Feedbacks.

Vor einer Woche habe ich über Feedback-Gespräche geschrieben, die zeitnah erfolgen und das Gespräch von allen Seiten beleuchten. Diese Art des Mitarbeitergespräches nenne ich „Sofort“-Feedback-Gespräch. Aber Feedback alleine bringt noch keine positiven Veränderungen mit sich, egal, wann es erteilt wird. Wichtig ist, wie Teammitglieder die Inhalte des Feedback-Gespräches aufnehmen und was sie daraus machen. Vermutlich haben Sie oder jemand, den Sie kennen, schon mal ein Feedback erteilt, das schlecht kommuniziert und folglich missverständlich aufgenommen wurde.

Ein wirkungsvolles Feedback zu erteilen ist eine Kunst. Während das „Sofort“-Feedback-Gespräch lediglich ein Mittel ist, entscheiden die eingesetzten Taktiken, ob das Feedback auf taube Ohren stößt oder effektiv umgesetzt wird.

Im Folgenden gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie wirkungsvolle Feedback-Gespräche führen können:

Nr. 1: Finden Sie heraus wie Teammitglieder Feedback erhalten möchten.

Am einfachsten finden Sie das heraus, indem Sie fragen: „Wie möchten Sie das Feedback erhalten?“ Manche Menschen bevorzugen ein persönliches Gespräch, das Raum für einen Dialog bietet, andere wiederrum können besser mit Schriftverkehr umgehen, weil Sie über die Mitteilung nachdenken und sie verarbeiten können, bevor sie Maßnahmen ergreifen. Indem Sie darauf eingehen, wie Teammitglieder das Feedback übermittelt bekommen möchten, zeigen Sie, dass Sie sich für Ihre Mitarbeiter interessieren und Ihre Individualität respektieren.

Nr. 2: Dokumentieren Sie Mitarbeitergespräche schriftlich.

Diese Strategie habe ich mir schon relativ früh zunutze gemacht, als ich Schwierigkeiten mit einem meiner Vorgesetzten hatte. Eines Abends saßen wir uns in einem persönlichen Gespräch gegenüber. Ich dachte ich hätte die Unterredung mit Bravour gemeistert, weil ich hart, aber konstruktiv argumentiert hatte. Um meine Inhalte zusätzlich zu unterstreichen, schrieb ich im Anschluss eine E-Mail, versendete sie und plante am folgenden Morgen meinen Vorgesetzten darauf anzusprechen. Doch es dauerte nur wenige Sekunden, bis mein Telefon klingelte. Es war mein Vorgesetzter, mit dem ich zuvor das Gespräch geführt hatte. Nachdem er meine E-Mail gelesen hatte, wurde ihm klar, dass die einzelnen Punkte unseres Gespräches doch schwerwiegender waren, als er gedacht hatte. Am nächsten Morgen verabredeten wir uns zum Frühstück, um alle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

Diese Erfahrung zeigte mir, dass wir beide das Gespräch völlig unterschiedlich wahrgenommen hatten. Mein Vorgesetzter hatte mich erst richtig verstanden, nachdem ich ihm meine Gedankengänge schriftlich übermittelt hatte. Jetzt habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, bei besonderen oder schwierigen Feedback-Gesprächen, die Inhalte schriftlich zu fixieren, auch dann, wenn sie innerhalb eines Meetings oder telefonisch stattfinden.

Nr. 3: Legen Sie den Rahmen für Ihr Feedback klar fest.

Die Verantwortungsbereiche der einzelnen Teammitglieder und Ihre Erwartungen an die Mitarbeiter müssen absolut eindeutig sein. Sprechen Sie mit Ihnen. Coachen Sie sie. Beantworten Sie ihre Fragen. Die Jobbeschreibung der einzelnen Mitarbeiter sollte ganz klar und umrissen sein. Wenn dem nicht so ist, sollten Sie sich fragen „Wo habe ich den Rahmen nicht eindeutig genug abgesteckt?“

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Auch diese Vorgehensweise habe ich von Patty McCord, der ehemaligen Chief Talent-Managerin bei Netflix gelernt. Patty McCord empfiehlt, bei Feedback oder Mentoring, für das Gespräch einen klar umrissenen Rahmen festzulegen. Dieser Rahmen bietet Ihnen eine Orientierungshilfe, was Sie von dem Mitarbeiter erwarten dürfen und was nicht. Mit anderen Worten: Wenn Mitarbeiter Feedback erhalten, sollte ihnen auch erklärt werden, warum das Feedback, konstruktiv, lobend usw. ist.

Nr. 4: Schaffen Sie Bedingungen, die notwendig sind, um systemrelevante Probleme zu erkennen und zu lösen.

Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung hatten in unserer Umfrage zur Teamkultur eine schlechte Bewertung abgegeben, was mich dazu bewogen hat, darüber zu berichten. In dieser Umfrage werden wichtige Informationen zur Arbeitsleistung einer ganzen Abteilung hinterlegt. Dabei wird das gesamte Konstrukt einer Abteilung bzw. eines Systems beleuchtet. Es werden keine einzelnen Mitarbeiter herausgepickt, die unfairerweise als Alleinschuldige für ein Problem herhalten müssen. Dank dieser Herangehensweise rückt das Team enger zusammen und die Arbeitsleistung wird verbessert. Wenn Sie die notwendigen Bedingungen schaffen, um teamübergreifend breiter angelegte Probleme zu lösen, gibt es weniger Bedarf für einzelne Mitarbeitergespräche.

Nr. 5: Nehmen Sie sich Zeit für ausführliches Feedback: Es erleichtert Ihren Job.

Ich höre von vielen Managern immer wieder, dass tiefgründige Feedback-Gespräche zu zeitraubend sind. Glauben Sie mir: Ihr Feedback zahlt sich aus. Ihre Hauptaufgabe als Vorgesetzter ist es, die richtigen Leute im richtigen Umfeld das Richtige tun zu lassen. Wenn Sie nicht für Feedback sorgen, schaffen sie nicht das richtige, produktive Umfeld, das Sie für gute Arbeitsergebnisse brauchen und sorgen dafür, dass sich Probleme festsetzen. Menschen ändern sich nicht, wenn sie nicht wissen, dass sich etwas ändern muss.

Ohne Feedback können sich Teams und Unternehmen nicht verbessern. Transparenz und ehrliches, zeitnahes Feedback ist die einzige Lösung. Mit den fünf genannten Taktiken gelingt Ihnen ganz sicher wirkungsvolles Feedback.

Im dritten Teil der Serie zur Feedback-Kultur, die demnächst auf Gründerszene erscheint:

In dem dritten Teil meiner Feedback-Reihe, werde ich auf wichtige Strategien zum Feedback für „distributed“ Teams eingehen, um sicherzustellen, dass Teammitglieder unabhängig von welchem Ort aus sie arbeiten, ihren Aufgabenbereich verstehen und ausführen können.

Bild: © panthermedia.net Marek Uliasz