Feedback (Teil 3): So gelingt gutes Feedback aus der Ferne

In einer dreiteiligen Serie gibt oDesk-CEO Gary Swart seine Erfahrungen zur Feedbackkultur weiter. In Teil 3 geht es um die richtige Kommunikation in standortverteilten Teams.

Ich bin hier! So stellen Sie sicher, dass abwesende Teammitglieder nicht außen vor bleiben

In der heutigen High-tech-Welt müssen wir nicht nur wissen, wie man in Echtzeit effektives Feedback gibt, sondern auch, wie man Kontakt zu Teammitgliedern hält, die im Büro nicht physisch präsent sind.
In diesem Beitrag möchte ich auf drei spezifische Fragen eingehen, die sich damit beschäftigen, wie man mit Teammitgliedern an anderen Standorten eine offene Kommunikation pflegen und ihnen Feedback zukommen lassen kann:

• Wie stellt man sicher, dass die allgemeinen Erwartungen klar und deutlich vermittelt werden?
• Wie stellt man sicher, dass Mitglieder standortverteilter Teams Tag für Tag auf dem Laufenden sind und auf dem gleichen Stand wie Teammitglieder vor Ort?
• Wie stellt man sicher, dass Teammitglieder außer Haus an Meetings teilhaben können?

Ich werde auf diese Fragen eingehen, indem ich Ihnen ein paar Taktiken vorstelle, die dafür sorgen, dass Sie mit verteilten Teams klar und effizient kommunizieren:

Frage: Wie stellt man sicher, dass die allgemeinen Erwartungen klar und deutlich vermittelt werden?

Wenn Sie mit verteilten Teams arbeiten, sollten Sie eine strukturierte Methode wählen, um Ihre Erwartungen zu kommunizieren und Feedback zu geben. Und diese Methode sollten Sie beibehalten.

Ich verwende eine Methode, die ich IVA nenne – das steht für Identifizieren, Verdeutlichen und Ausweiten.

• Identifizieren: Sobald ich mit abwesenden Teammitgliedern zu tun habe, definiere ich, was das Ziel des Gesprächs sein wird, und bitte sie, mir meine Erwartungen in ihren eigenen Worten wiederzugeben.
• Verdeutlichen: Teammitglieder haben deutlich mehr von einem Meeting oder einer Feedback-Sitzung, wenn sie verstehen, warum das, was besprochen werden soll, wichtig für sie ist. Erklären Sie es deshalb klar und deutlich und stellen Sie sicher, dass alle es verstehen.
• Ausweiten: Fragen Sie nach, ob Ihre Teammitglieder Fragen haben oder Klarheit benötigen.

Neben der IVA-Methode verwende ich diverse Technologien, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder effektiv miteinander kommunizieren.

• Videotechnik verwenden. Ich möchte aus einem Beitrag in der Huffington Post zitieren, in dem Jaleh Bisharat, Senior Vice President der Marketingabteilung von oDesk, darüber schrieb, wie wichtig Videos bei der Arbeit mit verteilten Teams sind: „Die Kommunikation mit Ihrem Team funktioniert besser, wenn Sie die einzelnen Mitglieder sehen können – ihre Gesichtsausdrücke, ihre non-verbalen Hinweise und ihre Reaktionen. Viele großartige Technologien für Videokonferenzen wie Skype und Google Hangouts sind kostenfrei. Investieren Sie in die dazugehörige Hardware, einschließlich Computer, Webcams und große Bildschirme. Es lohnt sich wirklich.“
• Bewahren Sie alle Ihre Notizen an einem Ort auf: Ich verwende oft freigegebene Google-Docs für meine Notizen und Kommentare – dieses Konzept ist der Schlüssel dazu, von Woche zu Woche die Übersicht zu behalten. Auf diese Weise habe ich meine Notizen immer zur Hand – und meine Teammitglieder auch.
• Stellen Sie sicher, dass eine einheitliche Technologie verwendet wird: Wenn zum Beispiel ein Teammitglied anders als der Rest des Teams nicht mit Google Docs arbeitet, hat er oder sie es unter Umständen schwer, Notizen zu erstellen oder mit anderen zu teilen.

Frage: Wie stellt man sicher, dass Mitglieder standortverteilter Teams Tag für Tag auf dem Laufenden sind und den gleichen Stand haben wie Teammitglieder vor Ort?

Halten Sie täglich kurze Besprechungen ab, die so strukturiert sind, dass sie auch produktiv sind.

Genau wie die IVA-Methode sicherstellt, dass Feedback klar und deutlich vermittelt wird, gewährleistet die „4P“-Methode (Progress – Fortschritt, Plans – Pläne, Priorities – Prioritäten, Problems – Probleme), dass Teams, die mit Mitgliedern an verschiedenen Standorten arbeiten, immer auf dem aktuellen Stand sind.

Zum Produkt- und Engineering-Team bei oDesk gehören zwölf Produktmanager, 20 Produktarchitekten, 100 Entwickler und 30 Prüfingenieure – und alle arbeiten an verschiedenen Standorten rund um die Welt, in der Ukraine, in Russland, Brasilien, Griechenland und den USA, um nur ein paar Länder zu nennen. Aufgrund der agilen Prozessgestaltung und der Notwendigkeit für ständiges Feedback, Kommunikation und Anpassung empfiehlt unser Senior Vice President der Produktabteilung, Stephane Kasriel, für dieses Team täglich 15-minütige Sitzungen, die der 4P-Methode folgen:

• Über die Fortschritte von Entwicklungen im vorherigen Zeitabschnitt (Tag, Woche oder Monat) reden
• Pläne für den folgenden Zeitabschnitt (Tag, Woche oder Monat) schmieden
• Prioritäten setzen – welches sind die wichtigsten Aufgaben für diesen Zeitraum?
• Bestehende Probleme besprechen (alles, was dem Fortschritt im Weg steht)

Da die Sitzungen immer derselben Struktur folgen, wissen alle Teammitglieder – auch die, die in aller Welt verteilt sind – ganz genau, was sie erwartet.

Frage: Wie stellt man sicher, dass Teammitglieder außer Haus an Meetings teilhaben können?

Erstellen Sie ein Umfeld, in dem abwesende Teammitglieder gerne bereit sind, Fragen zu stellen.

Es kann sein, dass es Teammitgliedern, die an einem Meeting teilnehmen – ob unter vier Augen oder in der Gruppe –, schwerfällt, sich zu beteiligen. Da immer mehr Teams nach außerhalb verlagert werden, gehört die mangelnde Beteiligung zu den häufigsten Anfangsschwierigkeiten. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie abwesende Teammitgliedern dabei helfen können, sich zu engagieren:

• Stellen Sie klar, dass Sie von Teammitgliedern an anderen Standorten erwarten, dass sie bei allen Gesprächen Fragen oder Kommentare beisteuern.
• Beginnen Sie ein Gespräch immer mit Fragen, so stellen Sie sicher, dass diese gleich am Anfang angesprochen werden. Sagen Sie einfach etwas wie: „Bevor wir loslegen – welche Fragen haben Sie?“
• Schaffen Sie auch im Laufe des Gesprächs die Gelegenheit für standortverteilte Teammitglieder, etwas beizusteuern, indem Sie wiederholt Pausen einlegen und haken Sie nach: „Welche Fragen haben Sie?“ Andernfalls kann es sein, dass sie zögern, ins Gespräch einzugreifen.
• Wenn Sie die standortverteilten Teammitglieder fragen, ob sie ihrerseits Fragen haben, sollten Sie kurz innehalten und abwarten. Denn wenn Sie diese Frage stellen, meldet sich meistens nicht sofort jemand. Und Stille ermuntert viele Menschen, Fragen zu stellen.

Welche Methoden funktionieren für Sie persönlich, wenn Sie mit abwesenden Teammitgliedern kommunizieren? Lassen Sie es mich wissen, in den Kommentaren.

Bild: AntonioGuillem / PantherMedia