Wenn einer eine Reise tut, entstehen Kosten, die er steuerlich geltend machen kann, wenn es sich dabei um eine geschäftliche Reise handelt. Aber was gibt es beim Reisekostenrecht eigentlich genau zu beachten?

Wann liegt eine Geschäftsreise vor?

Eine Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn zum Arbeiten ein von der üblichen Arbeitsstätte abweichender Ort aufgesucht wird. Für Unternehmer bedeutet das Folgendes: Reisekosten können bei den Gewinneinkünften immer dann angesetzt werden, wenn das Ziel der Reise nicht die erste Betriebsstätte ist. Als erste Betriebsstätte gilt die von der Wohnung getrennte, dauerhafte Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen. Hat der Unternehmer keine Betriebsstätte oder betreibt er sein Unternehmen von zu Hause aus, liegt immer eine Geschäftsreise vor.

Welche Kosten fallen unter Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Was ist zu beachten bei…

…Fahrtkosten?

Auf einer Geschäftsreise können sämtliche Fahrtkosten angesetzt werden, die im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Fahrten, die während einer Geschäftsreise zum Privatvergnügen unternommen werden, sind davon natürlich ausgenommen.

…Übernachtungskosten?

Die für Übernachtungen anfallenden Kosten können im Normalfall in voller Höhe angesetzt werden. Jedoch ist dabei zu beachten, dass Verpflegungskosten nicht zu den Übernachtungskosten zählen. Ist in der Hotelrechnung beispielsweise ein Frühstück inbegriffen, muss die Rechnung entsprechend gekürzt werden.

…Verpflegungsmehraufwand?

Im Gegensatz zu Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten können für die Verpflegung keine Einzelbelege angesetzt werden. Stattdessen gelten Pauschalen. Die Höhe dieser Pauschalen richtet sich nach der Abwesenheitsdauer am jeweiligen Tag. Bei 24 Stunden beträgt die Pauschale 24 EUR, bei mehr als 8 und weniger als 24 Stunden liegt sie bei 12 EUR. Bei weniger als 8 Stunden gibt es nichts.

…Reisenebenkosten?

Als Reisenebenkosten gelten alle anderen Kosten, die im Zusammenhang mit der Arbeit auf einer Geschäftsreise anfallen. Dazu gehören beispielsweise Eintrittsgelder zu beruflichen Veranstaltungen, Parktickets, Mautgebühren oder geschäftliche Telefongespräche. Nachgewiesen werden solche Kosten idealerweise über die entsprechenden Belege. Sollte es keinen Beleg geben, ist auch die Anfertigung eines Eigenbelegs ausreichend. Dieser muss Ort, Tag sowie Art und Betrag der Aufwendung enthalten.