Der Gesetzgeber hat aufgeräumt
Die bislang geltende Kostenordnung (KostO) ging auf das Jahr 1936 zurück. Ihre Struktur und viele ihrer Regelungen wurden der Realität nicht mehr gerecht. Dies führte dazu, dass sich Notarkosten nicht aus dem Gesetz ablesen ließen, sondern aus einer umfangreichen Rechtsprechung ergaben, die noch dazu von Bundesland zu Bundesland teilweise erheblich abwich. Notarrechnungen waren für Laien kaum überprüfbar. Je nach dem, wo eine Beurkundung durchgeführt wurde, konnten sich die Kosten stark unterscheiden.
Damit räumt das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG), das zum 1. August 2013 die Kostenordnung abgelöst hat, auf. Die Struktur ist logischer; Wertvorschriften und Gebührentatbestände sind präziser gefasst. Die Gebühren sollen auch leistungsgerechter werden. Dies führt in manchen Fällen zu Gebührensteigerungen und in anderen zu -senkungen. Insgesamt werden die Gebühren zum ersten Mal seit 1987 leicht erhöht.
Was kostet eine GmbH-Gründung?
Das nachfolgende Beispiel zeigt, was die Gründung einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro jetzt kostet. Dabei unterscheiden sich die Kosten je nach dem, ob die Gesellschaft einen oder mehrere Gesellschafter hat.
Grundlage für jede Gebührenberechnung ist der Gegenstandswert. Je höher der Gegenstandswert, desto höher die Gebühr, wobei das Verhältnis nicht linear ist, sondern degressiv, das heißt, mit steigendem Gegenstandswert wird der Gebührenzuwachs immer geringer. Aus dem Kostenverzeichnis zum GNotKG ergibt sich, welche Gebührensätze anzuwenden sind.
Gründungsbeschluss
Bei der Gründung einer GmbH richtet sich der Gegenstandswert nach dem Stammkapital, wobei ein Mindestwert von 30.000 Euro und ein Höchstwert von zehn Millionen Euro gilt.
Für die Gründung einer GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro kommt der Mindestwert von 30.000 Euro zum Tragen.
Die Höhe der Gebühr hängt von der Zahl der Gründungsgesellschafter ab. Gründet eine Person die GmbH allein, so wird eine 1,0-fache Gebühr fällig. Bei einem Gegenstandswert von 30.000 Euro sind dies 125 Euro. Gibt es zwei oder mehr Gründungsgesellschafter, so gilt eine 2,0-fache Gebühr, also 250 Euro.
Geschäftsführerbestellung
Bei der Gründung muss auch ein Geschäftsführer bestellt werden. Der Gegenstandswert dieses Beschlusses beträgt ein Prozent des Stammkapitals der Gesellschaft, mindestens jedoch 30.000 Euro und höchstens fünf Millionen Euro; im Beispielsfall also wieder 30.000 Euro.
Für die Beurkundung des Bestellungsbeschlusses fällt bei einer GmbH mit einem Gesellschafter zusätzlich zur Gründungsgebühr eine 2,0-fache Gebühr an, also 250 Euro.
Bei einer GmbH mit mehreren Gesellschaftern fällt keine gesonderte Gebühr an. Stattdessen werden die Gegenstandswerte von Gründung und Geschäftsführerbestellung zusammengerechnet, vorliegend 60.000 Euro. Aus diesem Wert wird eine 2,0-fache Gebühr ermittelt, das sind 384 Euro. Die im vorherigen Abschnitt beschriebene Gebühr von 250 Euro ist darin bereits enthalten und entfällt deshalb.
Gründung und Geschäftsführerbestellung kosten somit bei einer GmbH mit einem Gesellschafter insgesamt 375 Euro, bei mehreren Gesellschaftern 384 Euro.
Ebenfalls bei Gründerszene:
Was kostet die Gründung einer UG?
Der Beschluss zur Bestellung der Geschäftsführer ist in der Regel in der notariellen Gründungsurkunde enthalten. Dies muss aber nicht so sein, da der Beschluss nicht beurkundungsbedürftig ist. Wer Kosten sparen will, entwirft den Beschluss selbst und fasst ihn schriftlich. Wer sich für diesen Weg entscheidet, sollte sich aber seiner Sache sicher sein. Sobald der Notar beauftragt wird, den Entwurf zu überprüfen, fallen Gebühren an.
Gesellschafterliste
Bei der Gründung muss auch eine Liste der Gesellschafter erstellt werden, die beim Handelsregister einzureichen ist. Lässt man den Notar die Liste entwerfen, so fällt hierfür bei einer Gesellschaft mit einem Gesellschafter eine 0,3-fache Gebühr und bei mehreren Gesellschaftern eine 0,5-fache Gebühr an, in jedem Fall jedoch höchstens 250 Euro. Wenn wie in unserem Beispiel die Geschäftsführerbestellung in der Gründungsurkunde enthalten ist, beträgt der Geschäftswert 60.000 Euro.
Daraus folgt bei einem Gesellschafter eine Gebühr von 57,60 Euro und bei mehreren Gesellschaftern von 96 Euro. (An dieser Stelle ist es dem Gesetzgeber nicht gelungen, alle Unklarheiten zu beseitigen. Es wird daher auch vertreten, dass auch bei einer Gesellschaft mit nur einem Gesellschafter die 0,5-fache Gebühr anfalle.) Wer Kosten sparen will, entwirft die Liste selbst.
Handelsregisteranmeldung
Für den Entwurf der Handelsregisteranmeldung und die Beglaubigung der Unterschrift des Geschäftsführers fällt eine 0,5-fache Gebühr aus einem Wert von 30.000 Euro an, also 62,50 Euro. Der Notar muss die Daten der Gesellschaft für das Handelsregister in einem Datensatz in Extensible Markup Language (XML) bereitstellen. Für die Erzeugung dieses Datensatzes wird eine weitere 0,3-fache Gebühr, höchstens jedoch 250 Euro, aus einem Gegenstandswert von 30.000 Euro fällig; das sind vorliegend 37,50 Euro.
Da die Handelsregisteranmeldung nicht beurkundet werden muss, besteht die Möglichkeit, sie selbst zu entwerfen. Anders als beim Geschäftsführerbestellungsbeschluss und der Gesellschafterliste spart dies im vorliegenden Fall jedoch keine Gebühren, sondern führt im Gegenteil zu höheren Kosten. Hintergrund dieser Regelung ist, dass Handelsregisteranmeldungen, die nicht von Notaren entworfen sind, oft fehlerhaft sind und deshalb die Arbeit der Registergerichte behindern. Der Gesetzgeber wollte einen Anreiz schaffen, den Entwurf von Handelsregisteranmeldungen den Notaren zu überlassen. Erst bei Gegenstandswerten über 140.000 Euro lohnt es sich, den Entwurf selbst zu fertigen.
Die Handelsregisteranmeldung darf erst eingereicht werden, wenn das Stammkapital zumindest teilweise in die Gesellschaft eingezahlt ist. Wird der Notar damit beauftragt, dies zu überwachen und die Einreichung erst nach Vorliegen eines Nachweises über die Zahlung vorzunehmen, so löst dies eine weitere 0,5-fache Gebühr aus einem Wert von 30.000 Euro aus, also 62,50 Euro. Da der Geschäftsführer die Einzahlung des Stammkapitals auch selbst überprüfen kann, können diese Kosten gespart werden.
Auslagen
Zu den Gebühren kommen die Auslagen: für Ausdrucke und Kopien 0,15 Euro pro Seite; für elektronische Dokumente 1,50 Euro pro Datei, höchstens fünf Euro für alle an einem Tag überlassenen Dateien.
Außerdem kann der Notar eine Auslagenpauschale für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen in Höhe von 20 Prozent der Gebühren, höchstens 20 Euro geltend machen. Da Gründung und Handelsregisteranmeldung als zwei verschiedene Verfahren gelten, kann die Pauschale zweimal anfallen und somit 40 Euro betragen. Diese Pauschale ist eine der wenigen „Kann“-Bestimmungen im GNotKG. Der Notar kann darauf auch verzichten und statt dessen nur die tatsächlich angefallenen Kosten abrechnen. Dies dürften in der Regel nur die Kosten für ein paar Briefmarken für die Übersendung von Urkundskopien an das Finanzamt und die Gesellschafter sein.
Wer Kosten sparen will, vereinbart vor der Beurkundung mit dem Notar, dass nicht die Kostenpauschale, sondern die tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. Für den Notar bedeutet dies jedoch zusätzlichen Aufwand, da er dann über jede Briefmarke Buch führen muss. Viele Notare werden deshalb nicht bereit sein, auf die pauschale Abrechnung zu verzichten.
Umsatzsteuer
Schließlich fallen auf alle notariellen Kosten 19 Prozent Umsatzsteuer an. Nach dem gesetzlichen Grundsatz tragen die Gründungsgesellschafter die Kosten der Gründung. Wenn diese kein Unternehmen im umsatzsteuerrechtlichen Sinn betreiben, können sie die bezahlte Umsatzsteuer nicht im Wege des Vorsteuerabzugs zurückfordern.
Ein Vorsteuerabzug kann aber dadurch erlangt werden, dass im Gesellschaftsvertrag geregelt wird, dass die Gesellschaft bis zu einem bestimmten Betrag die Kosten ihrer Gründung trägt. Dann wird die Gesellschaft, die in der Regel umsatzsteuerrechtliche Unternehmerin sein wird, selbst Schuldnerin der Kosten und kann sich deshalb die bezahlte Umsatzsteuer im Wege des Vorsteuerabzugs erstatten lassen. Außerdem kann die Gesellschaft die Gründungskosten so auch als Betriebsausgaben geltend machen. Eine Kostentragung durch die Gesellschaft ist deshalb in der Praxis die Regel.
Gerichtskosten
Für die Eintragung in das Handelsregister erhebt das Registergericht nach der Handelsregistergebührenordnung eine Pauschalgebühr von 150 Euro.
Fazit
Durch ungünstige Gestaltung könnten aus den vorstehenden Positionen Gründungskosten von fast 1.000 Euro entstehen. Ein umsichtiger Notar wird folgende Vorschläge machen, um die Kosten zu senken:
- Um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen, wird im Gesellschaftsvertrag geregelt, dass die Gesellschaft die Kosten ihrer Gründung trägt.
- Der Notar wird nicht beauftragt, die Einzahlung des Stammkapitals zu überwachen.
Daraus ergeben sich folgende Kosten:
Die Notarkosten lassen sich durch folgende Maßnahmen weiter reduzieren:
- Der Beschluss zur Bestellung der Geschäftsführer wird nicht in die Gründungsurkunde aufgenommen, sondern selbst entworfen und gesondert unterschrieben. Der Notar wird nicht beauftragt, den Entwurf zu überprüfen.
- Die Gesellschafterliste wird selbst erstellt. Der Notar wird nicht beauftragt, den Entwurf zu überprüfen.
- Mit dem Notar wird vereinbart, dass Post- und Telekommunikationskosten nicht pauschal, sondern konkret abgerechnet werden.
Die Kosten reduzieren sich dadurch wie folgt:
Vor zu viel Ehrgeiz bei der Reduzierung von Notarkosten sei allerdings gewarnt. Gesellschafterbeschlüsse und Gesellschafterlisten, die nicht von Notaren oder Anwälten entworfen worden sind, erfüllen oft nicht die Anforderungen der Registergerichte. In der Folge wird die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister abgelehnt.
Die Korrektur von Fehlern verursacht in der Regel höhere Kosten als der ursprüngliche Entwurf durch den Notar. Außerdem kommt es in jedem Fall zu Verzögerungen. Die Gesellschaft kann ihren Geschäftsbetrieb unter Umständen nicht zum geplanten Termin aufnehmen.